Cliente nuovo e antiriciclaggio: perché il documento d'identità va chiesto nella conferma dell'appuntamento

Il primo incontro con un cliente nuovo comincia spesso così: si parla mezz'ora della società o della partita IVA, poi il commercialista chiede il documento d'identità e il cliente non ce l'ha dietro, oppure è scaduto. L'incarico non si può avviare e si fissa un altro appuntamento. La causa è quasi sempre la stessa: nessuno gliel'aveva detto prima.

Questo articolo è per dottori commercialisti, esperti contabili e consulenti del lavoro in Italia. Spiega in parole semplici cosa dice la legge sull'adeguata verifica del cliente al commercialista, cosa chiedere a una persona e cosa a una società, e dà tre messaggi di conferma pronti da copiare.

Perché il commercialista deve identificare il cliente nuovo?

Perché è tra i professionisti obbligati all'antiriciclaggio. L'art. 3, comma 4, lettera a, del D.Lgs. 231/2007 mette tra i soggetti obbligati gli iscritti all'albo dei dottori commercialisti e degli esperti contabili e all'albo dei consulenti del lavoro.

Secondo l'art. 17, l'adeguata verifica si fa, tra l'altro, quando si instaura un rapporto continuativo o quando viene conferito l'incarico per una prestazione professionale. Le Regole tecniche del Consiglio nazionale dei commercialisti (gennaio 2025) aggiungono che va fatta anche quando il valore della prestazione non è chiaro.

Adeguata verifica del cliente: cosa deve fare il commercialista al primo incontro?

Deve identificare il cliente e verificarne l'identità prima che l'incarico parta. L'art. 18, comma 2, dice che identificazione e verifica di cliente, esecutore e titolare effettivo vanno fatte prima del conferimento dell'incarico.

L'art. 18, comma 1, elenca cosa comprende l'adeguata verifica: identificare il cliente e verificarne l'identità, e per chi agisce per lui verificare anche i poteri di rappresentanza; identificare il titolare effettivo; raccogliere informazioni sullo scopo e sulla natura della prestazione.

Il modo lo indica l'art. 19, comma 1, lettera a: l'identificazione si fa in presenza del cliente, previa esibizione di un documento d'identità in corso di validità, di cui si acquisisce copia cartacea o elettronica. Il cliente fornisce, sotto la propria responsabilità, le informazioni per identificare il titolare effettivo. L'art. 22 aggiunge che il cliente dà per iscritto le informazioni necessarie e aggiornate.

E se l'identificazione non si riesce a fare? L'art. 42, comma 1, chiede al professionista che si trova nell'impossibilità oggettiva di fare l'adeguata verifica di astenersi dall'avviare la prestazione. Per questo un documento dimenticato pesa più di quanto sembri.

Cosa chiedere a una persona, a una società, a chi è già cliente?

Dipende da chi è il cliente e da come si fa l'incontro. La tabella riassume le regole lette nel decreto e nelle Regole tecniche del CNDCEC.

Due dettagli delle Regole tecniche che evitano richieste inutili. Il professionista non è tenuto ad acquisire la fotocopia del documento del titolare effettivo: i suoi dati (nome e cognome, luogo e data di nascita, residenza, codice fiscale) si chiedono al cliente con qualsiasi mezzo idoneo, anche email o PEC. E anche nelle misure semplificate, per i clienti a basso rischio, la copia del documento del cliente resta necessaria.

Per l'incontro a distanza c'è un articolo a parte sulla consulenza dal commercialista in videochiamata.

Chi in studio può occuparsene?

Anche la segreteria, per la parte pratica. L'art. 19 prevede che l'identificazione in presenza possa avvenire anche attraverso dipendenti o collaboratori. Le Regole tecniche, per studi associati e società tra professionisti, dicono che gli adempimenti amministrativi dell'identificazione si possono delegare a dipendenti e collaboratori, ma il responsabile resta il professionista incaricato della prestazione.

In pratica, chi fissa l'appuntamento al telefono è la persona giusta per dirlo per prima: «Porti un documento valido, lo chiediamo a tutti i nuovi clienti». Poi la conferma scritta lo ripete.

I messaggi di conferma pronti per il cliente nuovo

Il cliente legge il messaggio sul telefono, spesso con l'anteprima visibile. Per questo nei testi qui sotto non c'è la parola «antiriciclaggio», che a chi sbircia può suonare come un problema: basta dire che il documento si chiede a tutti i nuovi clienti. Le parti tra doppie graffe le compila l'app; il resto è un esempio da adattare.

Persona fisica, alla prenotazione:

Buongiorno {{cliente}}, il primo incontro con {{professionista}} è fissato il {{data}} alle {{ora}}. Porti per favore un documento d'identità in corso di validità: lo chiediamo a ogni nuovo cliente dello studio prima di avviare l'incarico. Grazie, a presto.

Copia

Società, alla prenotazione:

Buongiorno {{cliente}}, le confermo l'incontro per la sua società il {{data}} alle {{ora}} con {{professionista}}. Porti il documento d'identità valido di chi firmerà l'incarico per la società e un documento con i suoi poteri, per esempio la visura. Grazie, a presto.

Copia

Il giorno prima, per tutti e due:

Buongiorno {{cliente}}, domani alle {{ora}} la aspettiamo in studio con {{professionista}}. Ricordi il documento d'identità: ci serve per aprire la pratica. A domani.

Copia

Nell'app {{data}} scrive «16 novembre», senza il giorno della settimana: per questo il terzo messaggio dice «domani». Se il primo incontro è per una nuova partita IVA, il testo si allunga con le altre cose da portare, come spiega l'articolo sul primo appuntamento per aprire la partita IVA. Per chi arriva da un altro studio c'è la guida sul cliente che cambia commercialista.

Come si imposta con ZeroDisdette, e cosa resta allo studio?

Si crea un flusso «primo incontro» con due passi, alla prenotazione e un giorno prima, e lo si sceglie quando si salva l'appuntamento del cliente nuovo. ZeroDisdette è il gestionale con promemoria WhatsApp per chi lavora su appuntamento: la conferma parte entro circa mezzo minuto dal salvataggio, anche con l'app chiusa. I passi per creare il flusso sono nella guida come si crea un flusso di promemoria.

Quello che l'app non fa, detto prima di tutto il resto:

• Non fa l'adeguata verifica. Ricorda l'appuntamento e cosa portare. Identificazione, valutazione del rischio e fascicolo restano allo studio.
• Non conserva il fascicolo antiriciclaggio. Nella scheda del cliente si possono allegare foto e file (8 MB a foto, 10 MB a file, nell'account dello studio), ma non è il fascicolo antiriciclaggio di cui parlano le Regole tecniche del CNDCEC sulla conservazione.
• Non legge le risposte. Se il cliente risponde su WhatsApp, la risposta arriva nella chat di WhatsApp Business dello studio, sul telefono. A un SMS non si può rispondere.
• Il cliente senza WhatsApp: con WhatsApp collegato, se il cliente non lo usa il messaggio non gli arriva e non passa all'SMS da solo. Per lui si spegne il consenso WhatsApp nella scheda prima di salvare, e parte l'SMS.

Ogni testo nuovo lo approva Meta, di solito in pochi minuti; intanto quel passo parte come SMS. Su WhatsApp i due passi costano 2 crediti. In SMS, con nomi brevi, la conferma per la persona fisica è lunga circa 253 caratteri (2 segmenti, 6 crediti) e il messaggio del giorno prima circa 159 (1 segmento, 3 crediti). Il piano Professionista PRO include 200 crediti al mese.

Le norme citate sono lette nei testi originali su Normattiva e nelle Regole tecniche pubblicate dal CNDCEC. Il consulente del lavoro, obbligato dallo stesso art. 3, verifichi anche le indicazioni del proprio Ordine. Per il tuo caso chiedi al tuo consulente o al tuo Ordine. Altri articoli per lo studio sono nella pagina per commercialisti e consulenti del lavoro.