Agenda personal trainer con promemoria WhatsApp: prima quello che ZeroDisdette non fa

Chi cerca un'agenda personal trainer di solito ha i clienti fissi in testa, i pacchetti su un foglio e la sera passata a scrivere a ognuno a che ora ci si vede domani. Questa pagina parte da cosa ZeroDisdette, gestionale con promemoria WhatsApp per chi lavora su appuntamento in Italia, non fa per un personal trainer. Poi cosa fa in sala, a domicilio e online, quanti crediti servono e quanto costa.

Agenda personal trainer: cosa non fa ZeroDisdette?

Non ripete da sola gli allenamenti del cliente fisso, non conta le lezioni del pacchetto, non costruisce schede di allenamento e non fa prenotare il cliente da solo. Se cerchi un'app proprio per una di queste cose, è meglio saperlo adesso.

Nessuna promessa su quanti allenamenti in meno salteranno. Non abbiamo dati sui personal trainer, e una percentuale sarebbe inventata.

Il cliente viene due volte a settimana: come si mette in agenda?

Uno per uno, perché le ricorrenze non ci sono. Il momento giusto è la fine della lezione, quando il cliente è ancora lì.

Prendiamo un cliente del lunedì e giovedì alle 7. A fine allenamento fissate le prossime quattro date, e tu salvi quattro appuntamenti, ognuno col suo flusso: la sequenza di messaggi scelta per quell'appuntamento. Se il flusso ha la conferma «alla prenotazione», partono quattro conferme di fila. Per i clienti fissi conviene un flusso a un solo passo, la sera prima.

Occhio all'allenamento fissato all'ultimo: un passo il cui momento è passato da più di 5 minuti si salta. Col solo passo della sera prima, a chi prenoti per stasera non arriva niente, quindi lì usa il flusso con la conferma, che parte entro circa mezzo minuto. Come si costruisce un flusso passo per passo lo trovi nella guida Come si crea un flusso di promemoria.

Il cliente delle 7: a che ora deve arrivargli il messaggio?

La sera prima. Il momento «la mattina stessa» parte di base alle 8, quando il cliente delle 7 è già in sala da un'ora.

Per chi fa questo mestiere l'alba non è un caso raro. Un personal trainer di Milano, intervistato da Vice Italia nel 2018, raccontava una giornata con sveglia alle 5.45 e primo cliente in palestra alle 7.

Nel flusso l'ora di «giorni prima», di base le 10, si cambia a mano: con «1 giorno prima» alle 19 il messaggio arriva quando il cliente prepara la borsa. «Ore prima» invece è esatto, e 12 ore prima di un allenamento alle 18 vuol dire le 6 del mattino. Per questo conviene un flusso apposta, «Prima ora», solo per gli allenamenti dell'alba. Tutte le combinazioni di orario sono in promemoria allenamento la mattina presto.

Quali promemoria manda un personal trainer, in sala, a domicilio e online?

Quelli che scrivi tu, col tu che usi con i clienti. I momenti possibili sono quattro: alla prenotazione, qualche giorno prima, qualche ora prima, la mattina stessa.

Cinque testi da copiare. Le parole tra parentesi quadre nell'app diventano variabili: [professionista] è il nome della tua colonna, [luogo] l'indirizzo della sede, [link] quello della videochiamata.

Cliente nuovo, alla prenotazione:

Ciao [Nome], la tua prima valutazione con [professionista] è fissata giorno [data] alle [ora], qui: [luogo]. Servono scarpe da ginnastica pulite, un asciugamano e la borraccia, quell'ora è riservata a te.

Copia

Cliente fisso, la sera prima:

Ciao [Nome], domani alle [ora] hai il tuo allenamento con [professionista]. La sala è prenotata per noi due, a domani.

Copia

Allenamento dell'alba, la sera prima alle 19:

Ciao [Nome], domani alle [ora] ci alleniamo. Lascia la borsa pronta vicino alla porta stasera, così domattina esci senza pensarci.

Copia

A domicilio, la sera prima:

Ciao [Nome], domani alle [ora] arrivo da te per l'allenamento. Metti da parte il tavolino del soggiorno, al resto penso io con gli attrezzi.

Copia

Online, un'ora prima:

Ciao [Nome], tra un'ora, alle [ora], ci alleniamo online. Per entrare usa questo link: [link] Indossa già la tuta, partiamo appena ti colleghi.

Copia

Altri dieci testi, divisi per situazione, sono in messaggi promemoria per personal trainer pronti da copiare.

Prima di incollarli:

1. Il nome. [Nome] scrive il cliente come l'hai salvato. «Ciao Marco Rossi» suona strano a chi si allena con te da due anni: salva solo «Marco».
2. La data. Esce come «16 novembre», senza giorno della settimana: per questo la sera prima si scrive «domani».
3. La fine. Ogni testo chiude con parole, perché Meta rifiuta i WhatsApp che finiscono con una variabile.
4. L'approvazione. Ogni testo nuovo lo approva Meta, di solito in pochi minuti. Intanto parte come SMS.

Quanti crediti consuma un personal trainer al mese?

Un WhatsApp costa 1 credito, un SMS almeno 3. Il piano Professionista PRO include 200 crediti al mese, che si azzerano al rinnovo.

Come esempio, tre agende da 80, 100 e 120 allenamenti al mese. Rifai il conto con la tua.

Con i fissi su un flusso a un passo, i 200 crediti del PRO coprono 200 allenamenti su WhatsApp; con due messaggi, 100. L'SMS da 3 crediti vale fino a 160 caratteri senza emoji: oltre ne costa almeno 6.

Se non bastano, ricarichi (100 crediti a 14,50 € + IVA, che non scadono) o passi a Studio Pieno, 49 € + IVA al mese con 400 crediti.

Quanto costa un allenamento che salta?

Quanto la tua tariffa, più l'ora che avevi tenuto libera per quel cliente. A domicilio pesa di più, perché perdi anche la strada.

Secondo QuiFinanza, un personal trainer libero professionista in palestra prende intorno ai 25 o 30 euro l'ora, e a domicilio in media tra 40 e 60 euro l'ora. Prendiamo un allenamento a domicilio da 50 €, dentro quella forbice, con 20 minuti di strada per andare e 20 per tornare. Se il cliente non c'è, hai bruciato un'ora e quaranta minuti per una lezione che non hai fatto.

Per confronto, il Professionista PRO costa 29 € + IVA al mese, 35,38 € IVA inclusa: meno di un'ora a domicilio ai prezzi citati.

Poi c'è il costo che non sta in tabella. Scrivere a ognuno la sera e telefonare a chi non risponde ti mette nella parte di chi chiede un favore. Lo spieghiamo in perché rincorrere i clienti toglie autorità al tuo studio.

Cosa non scrivere nei messaggi ai clienti?

Niente che riguardi la salute del cliente: infortuni, dolori, gravidanza, peso, farmaci. Il promemoria porta giorno, ora e posto.

Il Garante della privacy mette i dati relativi alla salute tra le categorie particolari di dati personali (Garante, cosa intendiamo per dati personali). Un WhatsApp si legge anche a schermo bloccato: «allenamento per la spalla» resta nella tua testa.

Sul consenso, la policy di WhatsApp per le aziende dice che puoi scrivere a una persona solo se ti ha dato il numero e il permesso di ricevere i tuoi messaggi, e che come raccogli quel permesso è responsabilità tua. Conviene farlo scrivere nel modulo che il cliente compila al primo incontro. Per il tuo caso chiedi al tuo consulente.

Da dove si comincia con ZeroDisdette?

Ti iscrivi, crei la tua colonna e i primi flussi, poi colleghi WhatsApp Business.

1. Iscriviti dalla pagina del mese gratuito del piano Professionista PRO. Servono la carta e un cellulare italiano, che confermi con un codice.
2. Scrivi la Firma attività, cioè il nome con cui i clienti ti conoscono, e salva le sedi con l'indirizzo: la palestra dove lavori, la sala che affitti, il parco del sabato.
3. Aggiungi la tua colonna. Chi crea lo studio non ha una colonna sua: se alleni tu, la aggiungi col tuo nome, ed è quel nome che esce in [professionista].
4. Crea i flussi: «Cliente nuovo» con conferma e sera prima, «Fissi» con un passo, «Prima ora» alle 19, più domicilio e online.
5. Collega WhatsApp Business seguendo la guida. Serve un account Facebook personale, solo per farti riconoscere da Meta. Finché non lo colleghi partono SMS, a cui il cliente non può rispondere.
6. A fine allenamento fissa le prossime date. Il messaggio parte dal server anche con l'app chiusa e il telefono nell'armadietto.

Nella scheda del cliente annoti quanto ha pagato e quanto deve. Il Report mostra l'incassato del periodo e chi ti deve ancora qualcosa oggi; la quota di presenze è giusta solo se segni a mano chi non si è presentato. Come tenere il conto dei pacchetti comprati in mesi diversi lo spieghiamo in pacchetto lezioni da personal trainer.