Gestionale per nutrizionisti: cosa fa ZeroDisdette per lo studio di nutrizione e cosa non fa, dal Report degli incassi alle fatture

Chi cerca un gestionale per nutrizionisti di solito ha già un programma per le fatture, un foglio per i pagamenti e una chat di WhatsApp piena di «ci vediamo fra un mese». Questa pagina dice cosa serve a uno studio di nutrizione in Italia, cosa fa ZeroDisdette, un gestionale con promemoria WhatsApp per chi lavora su appuntamento, e cosa non fa. Il punto su cui si fa più confusione: il Report degli incassi e le fatture sono due cose diverse.

Cosa deve fare un gestionale per nutrizionisti?

Deve tenere tre tipi di appuntamento, ricordarli al paziente dal numero dello studio e mostrarti chi ha pagato e chi no. Fatture e cartella, di solito, stanno in altri programmi.

Secondo le stime di Cronoshare, la prima visita dura 45-60 minuti e costa 70-150 €, il controllo dura 20-40 minuti e costa 30-60 €, e la consegna della dieta, quando è un appuntamento a parte, costa 40-80 € (Cronoshare). Lo stesso sito scrive che in molti casi prima e seconda consulenza si vendono in un pacchetto, e che i controlli li stabilisce lo specialista.

Sono tre appuntamenti con pesi diversi: la prima visita lunga, la consegna del piano preparato nei giorni prima, il controllo breve e spesso lontano. Se il controllo cade fra un mese, nessun sintomo ricorda al paziente quel giorno: questa è una nostra lettura, non un dato. Per questo il giorno lo ricorda lo studio. Il paziente sa che giorno ha il controllo, e sa che quell'ora è tenuta per lui.

Cosa fa e cosa non fa ZeroDisdette per uno studio di nutrizione?

Fa agenda, promemoria automatici, conti dei pazienti e Report. Non fa fatture, Sistema TS, cartella nutrizionale, prenotazione online né appuntamenti ricorrenti.

Report degli incassi e fatture: che differenza c'è per un nutrizionista?

Il Report è un conto per te: quanto hai incassato e chi ti deve ancora qualcosa. La fattura è il documento fiscale che dai al paziente, e ZeroDisdette non la emette.

Il Report ha tre numeri. Incassato nel periodo somma i pagamenti segnati come ricevuti e i debiti saldati, su 7 giorni, 2 o 3 settimane, il mese o date tue. Da ricevere è il saldo aperto di oggi, con i pazienti dal debito più alto. Presenze nel periodo confronta gli appuntamenti svolti con quelli saltati o annullati: i passati diventano «Completato» da soli, quindi la percentuale è vera solo se segni a mano chi non si è presentato.

Le fatture seguono un'altra strada. La pagina del Sistema Tessera Sanitaria sui professionisti sanitari nomina, tra chi invia i dati delle spese, gli iscritti all'Albo nazionale dei Biologi e gli iscritti agli albi delle professioni sanitarie del DM 13 agosto 2018 (Sistema TS, professionisti sanitari). Il Fascicolo Sanitario Elettronico è un altro tema: la FNOB ha scritto il 28 marzo 2026 che oggi nessuna direttiva obbliga il libero professionista a inviarci i dati delle prestazioni, e che il regime alimentare non è un referto (FNOB, Fascicolo Sanitario). ZeroDisdette non fa nessuna delle due cose.

Per l'art. 24 del codice deontologico dei biologi, il biologo fissa prima e per iscritto il compenso, può pattuire acconti e deve rendere conto degli acconti ricevuti con una nota dettagliata (Codice deontologico FNOB). In ZeroDisdette puoi annotare quanto hai ricevuto e quanto manca. La nota degli acconti e la fattura restano documenti tuoi.

Un esempio con un percorso

Prendiamo una nutrizionista che vende prima visita e consegna insieme a 160 € (100 più 60, dentro i range di Cronoshare), poi controlli a 45 €.

1. Prima visita. Il paziente paga 100 €. Nella scheda segni «Ricevuto» 100 € e una voce «Da ricevere» di 60 € con la nota «consegna piano». La fattura la fai nel tuo programma.
2. Consegna del piano. Incassi i 60 € e segni saldata la voce aperta. Un incasso nuovo non chiude da solo un debito vecchio.
3. Controlli. Ogni controllo pagato è un «Ricevuto» da 45 €. Quanti ne ha fatti lo vedi nello storico degli appuntamenti.
4. Fine mese. Il Report ti dice l'incassato e chi deve ancora pagare. Il commercialista lavora sulle fatture.

Per un percorso di mesi pagato a rate, il passo per passo è in dove segnare i controlli fatti e quelli ancora da pagare.

Quali promemoria manda uno studio di nutrizione, e quando?

Quelli che scrivi tu. La sequenza dei messaggi, il flusso, si sceglie per ogni appuntamento: alla prenotazione, qualche giorno prima (alle 10), qualche ora prima, la mattina stessa (alle 8).

Per un controllo a un mese conta il messaggio di tre giorni prima, perché la conferma è lontana. Per la consegna del piano bastano conferma e 24 ore prima. Il passo per passo è nella guida Come si crea un flusso di promemoria.

Tre testi da adattare. Le parole tra parentesi quadre nell'app diventano le variabili di nome, data, ora, professionista e sede.

Prima visita, alla prenotazione:

Gentile [Nome], la sua prima visita è fissata per giorno [data] alle [ora], in [indirizzo]. Se ha analisi recenti, le porti con sé. Quell'ora è riservata a lei.

Copia

Consegna del piano, 24 ore prima:

Gentile [Nome], domani alle [ora] le consegno il piano che ho preparato per lei. La aspetto in studio, a domani.

Copia

Controllo, tre giorni prima alle 10:

Gentile [Nome], giorno [data] alle [ora] ha il controllo con [professionista]. Se in questi giorni ha preso appunti sui pasti, li porti. A presto dallo studio.

Copia

La data esce come «16 novembre», senza giorno della settimana: «domani» va scritto nel testo. Ogni testo finisce con parole, perché Meta rifiuta i WhatsApp che chiudono con una variabile. Ogni testo nuovo lo approva Meta, di solito in pochi minuti, e intanto parte come SMS. Le analisi si chiedono solo «se le ha»: il messaggio non dice quali esami fare. Altri testi pronti sono in sei messaggi per lo studio di nutrizione.

Se il paziente non risponde, non serve scrivergli tre volte: perché inseguirlo toglie peso allo studio lo spieghiamo in rincorrere i clienti toglie autorità allo studio.

Quanti crediti consuma uno studio di nutrizione al mese?

Un WhatsApp costa 1 credito, un SMS almeno 3. Il piano Professionista PRO include 200 crediti al mese, che si azzerano al rinnovo.

Prendiamo uno studio con 60 appuntamenti al mese tra prime visite, consegne e controlli. È un esempio, non una media.

Se non bastano puoi ricaricare (100 crediti a 14,50 € + IVA, e i ricaricati non scadono) o passare a Studio Pieno, 49 € + IVA al mese con 400 crediti.

Cosa resta fuori dall'agenda di un nutrizionista?

La cartella nutrizionale, i piani, le misure e qualunque dettaglio sulla salute dentro i messaggi. L'agenda tiene giorno, ora, sede e pagamenti.

Un promemoria si legge anche a telefono bloccato, magari sul telefono di casa: lascia fuori dieta, peso, chili, obiettivi e patologie (le parole da evitare sono in privacy e WhatsApp per il nutrizionista). Il Garante della privacy, nei chiarimenti del 7 marzo 2019, ha indicato che il professionista sanitario non chiede il consenso per i trattamenti necessari alla cura, mentre per quelli collegati alla cura solo in senso lato, come fidelizzazione o promozione, serve un'altra base giuridica, per esempio il consenso (Garante, dati relativi alla salute). In quel testo i promemoria non sono citati.

L'art. 36 del codice dei biologi esclude dalle comunicazioni del biologo gli elementi attrattivi, comprese offerte, sconti e promozioni che possano portare a un ricorso improprio ai trattamenti sanitari. Il promemoria dice il giorno e l'ora, senza prezzi speciali. Per privacy, fatture e pubblicità nel tuo caso chiedi al tuo consulente o al tuo Ordine.

Da dove si comincia con ZeroDisdette?

Ti iscrivi, scrivi i flussi e colleghi WhatsApp Business. Nel frattempo i promemoria partono già, come SMS.

1. Iscriviti dalla pagina del mese gratuito del piano Professionista PRO, con la carta e un cellulare italiano confermato con un codice.
2. Scrivi la Firma attività e le sedi in cui ricevi.
3. Crea tre flussi: prima visita, consegna del piano, controllo.
4. Collega WhatsApp Business con la guida. Lo fa il titolare, con un account Facebook personale che serve solo a farsi riconoscere da Meta.
5. Inserisci gli appuntamenti. La conferma parte entro circa mezzo minuto, mentre il paziente è ancora in studio.