Gestionale per tatuatori e piercer: ZeroDisdette per le sedute fissate mesi prima, con i limiti scritti chiari

Chi cerca un gestionale per tatuatori di solito ha già l'agenda piena fino alla primavera, con le date sparse tra direct di Instagram, chat e un quaderno. Questa pagina dice cosa serve a uno studio di tatuaggi e piercing in Italia, cosa fa ZeroDisdette, un gestionale con promemoria WhatsApp per chi lavora su appuntamento, e cosa non fa. I limiti vengono prima, perché sono le prime domande che un tatuatore fa a un'app.

Cosa deve fare un gestionale per tatuatori?

Deve tenere sedute lunghe fissate settimane o mesi prima, farle ricordare al cliente dal numero dello studio e farlo arrivare pronto.

Il mestiere è cresciuto in fretta. Secondo l'analisi di Unioncamere-InfoCamere sul Registro delle imprese, riportata da AGI, a giugno 2026 le imprese di tatuaggi e piercing erano 9.614, contro 3.695 nel 2017: il 160% in più (AGI). Dall'altra parte del lettino, l'indagine dell'Istituto Superiore di Sanità conclusa nel 2015 stimava 6,9 milioni di italiani tatuati, il 12,8% dai 12 anni in su (ISS, EpiCentro).

Cosa rende diverso questo lavoro da un'agenda qualunque:

• La data è lontana. Il cliente prenota a febbraio una seduta di maggio, in un direct sepolto da cento altri messaggi.
• La seduta è lunga. Se salta un pezzo grande, salta mezza giornata, con la bozza già disegnata.
• Il cliente deve arrivare pronto. Le linee guida del Friuli Venezia Giulia dicono di non tatuare chi è sotto l'effetto di alcol o droghe, su pelle non integra o irritata, su un'area tatuata da meno di sei settimane (Regione FVG, linee guida). Chi arriva dopo una notte fuori fa saltare la seduta pur essendo lì.
• Serve un documento. Il modulo di consenso della Lombardia chiede tipo, numero e data del documento d'identità del cliente (DGR Lombardia XI/5796, allegato 6).

Nella stessa indagine ISS solo il 41,7% dei tatuati risultava adeguatamente informato sulle controindicazioni: dire le cose giuste prima della seduta è parte del lavoro.

Cosa non fa ZeroDisdette per uno studio di tatuaggi?

Non incassa acconti, non legge Instagram, non fa firmare il consenso, non manda messaggi dopo la seduta e non ripete le sedute da sola.

Sull'acconto ci torniamo in un articolo a parte: come mettere per iscritto l'acconto preso in chat, insieme al giorno e all'ora.

Cosa fa, allora, per tatuatori e piercer?

Tiene l'agenda di ogni artista, manda la conferma appena salvi la seduta e poi i promemoria che scrivi tu, dal numero WhatsApp Business dello studio. Tiene anche il conto di chi ha pagato cosa.

Finché non colleghi WhatsApp Business i promemoria partono come SMS; dopo, dal tuo numero. Con il numero collegato, a chi non ha WhatsApp il messaggio non arriva e non passa all'SMS da solo: per quel cliente spegni il consenso WhatsApp nella scheda prima di salvare la seduta, così parte l'SMS.

Come si ricorda una seduta fissata tre mesi prima?

Con un flusso da quattro messaggi: conferma subito, una settimana prima, il giorno prima con le indicazioni, la mattina con il documento. Li scrivi tu e li scegli per ogni seduta lunga.

Quattro testi da adattare. Le parole tra parentesi quadre le sostituisci nell'app con le variabili di nome, data, ora, artista, studio e indirizzo.

Conferma, alla prenotazione:

Ciao [Nome], la tua seduta con [artista] è fissata giorno [data] alle [ora]. Quelle ore sono tenute solo per te, ci vediamo in studio per il tuo pezzo.

Copia

Sette giorni prima, alle 10:

Ciao [Nome], manca una settimana alla seduta di giorno [data] alle [ora]. Tieniti libere diverse ore e in questi giorni non prendere sole sulla zona. A presto da [studio], ti aspettiamo.

Copia

Ventiquattro ore prima:

Ciao [Nome], domani alle [ora] c'è la tua seduta. Stasera riposa e niente alcol, domani mangia prima di venire e metti vestiti comodi che lascino libera la zona. Ti aspettiamo da [studio] domani.

Copia

Mattina stessa, alle 8:

Buongiorno [Nome], oggi alle [ora] ti aspettiamo in [indirizzo]. Porta un documento d'identità per il modulo del consenso, a dopo.

Copia

La data esce come «12 maggio», senza giorno della settimana: «domani» e «oggi» si scrivono a mano. Ogni testo finisce con parole, perché Meta rifiuta i WhatsApp che chiudono con una variabile, e ogni testo nuovo lo approva Meta, di solito in pochi minuti; intanto parte come SMS. Per una seduta prima delle 8 usa un passo «ore prima» al posto di quello della mattina.

Nessun testo chiede di confermare: il cliente sa che giorno ha la seduta, e sa che quelle ore sono tenute per lui. Il passo per passo è nella guida come si crea un flusso di promemoria; il flusso della seduta lunga, con i costi, è in seduta di cinque ore fissata tre mesi prima. Perché inseguire chi non risponde toglie peso allo studio: rincorrere i clienti toglie autorità.

Perché il promemoria non sostituisce il foglio delle istruzioni di cura?

Perché le regole lette chiedono un'informativa scritta consegnata al cliente, e ZeroDisdette non manda messaggi dopo la seduta.

Il volantino dell'ISS chiede che il tatuatore rilasci per iscritto le indicazioni di after-care da seguire durante la cicatrizzazione, e che il piercer dia per iscritto le indicazioni per la cura del foro (ISS, volantino). Nel modulo della Lombardia il cliente dichiara di aver ricevuto la «relativa informativa scritta» sulle precauzioni dopo il tatuaggio. Le linee guida del FVG ne danno un modello, che tra l'altro dice di evitare piscine, mare, spiaggia e sole finché la pelle non è guarita.

Il promemoria lavora prima: una riga sul sole nel messaggio di sette giorni prima evita una spalla scottata il giorno della seduta. E se fissi il ritocco prima che il cliente esca, la conferma può ricordargli di seguire il foglio. Le regole cambiano da Regione a Regione: per il tuo caso chiedi all'ASL o al tuo consulente.

Cosa non scrivere nel promemoria di un tatuaggio?

Zona del corpo, soggetto, nome da coprire e qualunque informazione sulla salute. Il messaggio dice giorno, ora, studio e cosa portare.

Un promemoria si legge anche a telefono bloccato, magari sotto gli occhi di qualcun altro: «domani copriamo il nome sul polso» racconta più di quanto il cliente vorrebbe. Allergie, farmaci o gravidanza, che escono nel colloquio e nel modulo, restano fuori: il Garante ricorda che i dati relativi alla salute rientrano tra i dati «particolari» (Garante privacy). In ZeroDisdette il tipo di seduta esce nel messaggio solo se lo scrivi tu nel testo, quindi basta non scriverlo.

Quanti crediti consuma un tatuatore, e quanti un piercer?

Un WhatsApp costa 1 credito, un SMS almeno 3. Il piano Professionista PRO include 200 crediti al mese, che si azzerano al rinnovo.

Il tatuatore fa poche sedute lunghe, il piercer tanti appuntamenti brevi. Gli esempi qui sotto contano 22 giorni di lavoro e non sono medie del mestiere.

Per il piercer, il PRO più una ricarica da 200 crediti (29 € + IVA) costerebbe più di Studio Pieno a 49 € + IVA. I crediti ricaricati non scadono. Se in studio lavorano più artisti, ognuno con la sua colonna, serve comunque Studio Pieno o Studio Strapieno (98 € + IVA al mese, 800 crediti). Altri conti sono nelle guide.

Da dove si comincia con ZeroDisdette?

Ti iscrivi, scrivi i flussi e colleghi WhatsApp Business. Nel frattempo i promemoria partono già, come SMS.

1. Iscriviti dalla pagina del mese gratuito del piano Professionista PRO, con la carta e un cellulare italiano confermato. Vale per una persona: uno studio con più artisti parte da Studio Pieno.
2. Scrivi la Firma attività e le sedi con l'indirizzo.
3. Crea i flussi: seduta lunga, consulenza, ritocco, piercing.
4. Collega WhatsApp Business con la guida. Lo fa il titolare, con un account Facebook personale che serve solo a farsi riconoscere da Meta.
5. Inserisci le sedute già fissate, con il telefono di ogni cliente.