Gestionale appuntamenti CAF e patronati: i promemoria allo sportello, cosa fa ZeroDisdette e cosa no

Chi cerca un gestionale appuntamenti per CAF o patronato ha in testa una scena precisa: il cliente del 730 arriva senza la CU o senza la delega, e serve un secondo appuntamento. Oppure a maggio non si presenta, con l'agenda piena fino a luglio. Questa pagina è per gli sportelli fiscali e i patronati in Italia con uno o pochi operatori, e spiega cosa fa ZeroDisdette, un gestionale con promemoria WhatsApp per chi lavora su appuntamento. I limiti vengono prima.

A quale sportello serve questa pagina?

Allo sportello che prende gli appuntamenti al telefono, al banco o su WhatsApp e li ricorda a mano. Se la tua rete manda già i suoi promemoria, un secondo messaggio non serve.

Secondo un comunicato della Consulta nazionale dei Caf riportato da QuiFinanza, nei CAF lavorano «oltre 50.000 addetti» (QuiFinanza, 12 maggio 2026), e i patronati costituiti sono 24 (Ministero del Lavoro).

Sportello CAF e sportello patronato: perché il promemoria cambia?

Perché le due attività hanno regole diverse e chi perde, se l'appuntamento salta, non è lo stesso.

Un esempio di termine: la domanda di NASpI va presentata entro 68 giorni dalla cessazione del rapporto di lavoro, a pena di decadenza (art. 6, comma 1, del D.Lgs. 22/2015). Qui il promemoria serve al cliente prima che all'agenda.

Per il 730 cosa portare lo dice l'Agenzia delle Entrate: per il 730/2026, da presentare entro il 30 settembre 2026, al CAF si dà la delega per accedere alla precompilata e la scheda dell'8, del 5 e del 2 per mille in busta chiusa, anche senza nessuna scelta; per il congiunto le buste sono due (Agenzia delle Entrate). Cosa mettere nel messaggio e cosa lasciare alla lista data in sede: i documenti del 730 nel promemoria.

Cosa non fa ZeroDisdette allo sportello?

Non prende prenotazioni dal cliente, non scrive a tutti insieme e non richiama da sola chi è venuto l'anno scorso. Sono le tre cose che uno sportello chiede per prime, quindi vanno dette subito.

Come funziona il gestionale appuntamenti CAF di ZeroDisdette?

Salvi l'appuntamento e la conferma parte entro circa mezzo minuto, mentre il cliente è ancora al telefono. Poi partono i promemoria scelti, anche con l'app chiusa.

I promemoria partono dal WhatsApp Business dello sportello, una volta collegato. Prima parte un SMS, a cui il cliente non può rispondere. Ogni testo nuovo per WhatsApp lo approva Meta, di solito in pochi minuti; intanto parte come SMS. Il passo per passo è nella guida come si crea un flusso di promemoria.

Tre messaggi pronti per lo sportello

Da copiare e adattare, con il Lei. Nell'app le parole tra parentesi quadre diventano le variabili: nome del cliente, data, ora e sede.

730, alla prenotazione:

Buongiorno [Nome], le confermo l'appuntamento per il 730: [data], alle [ora], in [sede]. Porti un documento d'identità, la tessera sanitaria e la CU. Quell'ora è riservata a lei.

Copia

730, 3 giorni prima alle 10:

Buongiorno [Nome], ci vediamo il giorno [data] alle [ora] per il 730. Metta la scheda dell'8, del 5 e del 2 per mille in una busta chiusa, anche se non fa nessuna scelta, e porti le ricevute delle spese da detrarre. Grazie, a presto.

Copia

Patronato, il giorno prima:

Buongiorno [Nome], le ricordiamo l'appuntamento di domani alle [ora] allo sportello del patronato, in [sede]. Porti un documento e i fogli che le abbiamo chiesto al telefono. Grazie e a domani.

Copia

Il terzo non dice di che pratica si tratta: il motivo è più sotto. Altri testi, per ISEE, ritiro, recapito nei comuni e segreteria, sono in messaggi promemoria pronti per CAF e patronato.

Quanti crediti servono nella campagna 730?

A maggio, con due WhatsApp ad appuntamento, uno sportello con un solo operatore supera i 200 crediti del Professionista PRO. Si copre con una ricarica, che non scade, o con un piano più grande.

Un WhatsApp costa 1 credito, di qualsiasi lunghezza. Un SMS costa 3 crediti a segmento, e un segmento è di 160 caratteri, 153 quando i segmenti sono più di uno: i tre messaggi qui sopra, con un nome e un indirizzo veri, superano i 160 caratteri, quindi come SMS costano 6 crediti l'uno. Oltre 459 caratteri l'SMS non parte. I conti qui sotto sono esempi con 21 giorni di lavoro a maggio, non medie del mestiere.

I piani: Professionista PRO a 29 € + IVA al mese con 200 crediti, per una persona; Studio Pieno a 49 € + IVA con 400 crediti; Studio Strapieno a 98 € + IVA con 800 crediti, entrambi per tutto lo studio. Le ricariche costano 0,145 € + IVA a credito, in pacchetti da 100, 200, 400 e 800: nel primo esempio bastano 200 crediti in più, cioè 29 € + IVA.

I crediti inclusi si azzerano a ogni rinnovo, quelli ricaricati no: conviene ricaricare ad aprile. Senza WhatsApp collegato, con questi testi, lo stesso lavoro costa sei volte tanto. Come distribuire gli appuntamenti mese per mese: la campagna 730 da aprile al 30 settembre.

Il primo mese gratuito vale solo per il Professionista PRO, cioè per una persona. Nel mese gratuito nessun collaboratore entra col codice studio e il piano non si cambia fino al primo addebito. Uno sportello dove più persone entrano nell'app parte da Studio Pieno, a prezzo pieno.

Quali dati lasciare fuori dal promemoria?

Il tipo di pratica, quando dice qualcosa sulla salute o sulla situazione della persona. Il messaggio lo legge chiunque abbia in mano il telefono del cliente.

Nel provvedimento n. 316 del 18 luglio 2023 il Garante privacy ha esaminato, tra l'altro, le convocazioni di una commissione per l'invalidità civile arrivate a una persona diversa dal destinatario, e ha considerato dati relativi alla salute anche quelli legati alla convocazione (Garante, doc. web 9935484). Il caso riguarda un'azienda sanitaria, non un patronato. La regola pratica per lo sportello: il promemoria dice «appuntamento al patronato», mai invalidità, accompagnamento, 104 o disoccupazione, e il numero salvato nella scheda deve essere quello giusto. Le parole da togliere sono in cosa non scrivere nel promemoria del patronato.

Lo stesso vale per i file: la scheda cliente accetta foto e documenti, cifrati nell'account dello studio, ma il consiglio prudente è non caricarci CU, spese sanitarie, verbali e documenti d'identità. La pratica resta nel software del CAF o del patronato. Per il tuo caso chiedi al tuo CAF di riferimento o al tuo consulente privacy.

Da dove comincia uno sportello?

Da cinque passi, nell'ordine. I promemoria partono già come SMS prima di collegare WhatsApp Business.

1. Scrivi la Firma attività con il nome che il cliente legge sull'insegna. Se resta vuota, i passi che la usano partono come SMS. Se sei affiliato a una rete, chiedi prima quale nome puoi usare.
2. Aggiungi le sedi, anche la saletta del comune dove sei un giorno a settimana, con un nome che il cliente riconosce.
3. Crea un flusso per pratica: «730», «Ritiro», «ISEE», «Patronato». La lista dei documenti va nel testo di ognuno.
4. Inserisci gli operatori, se al telefono risponde una segreteria.
5. Collega WhatsApp Business con la guida. Lo fa il titolare, con un account Facebook personale che serve solo a farsi riconoscere da Meta.