ZeroDisdette per avvocati: promemoria WhatsApp per i colloqui con i clienti, e cosa non fa per uno studio legale

Se cerchi un sistema di promemoria appuntamenti per lo studio legale, ti interessano due cose: che il cliente arrivi al colloquio, con le carte, e che lo strumento non pretenda di fare il lavoro dello scadenzario. Questa pagina è per gli avvocati in Italia e spiega cosa fa ZeroDisdette, un gestionale con promemoria WhatsApp per chi lavora su appuntamento. I limiti vengono prima della presentazione.

Per chi è questa pagina?

Per l'avvocato che lavora da solo, per lo studio associato con colleghi e collaboratori, e per la segreteria che tiene l'agenda dei colloqui. Tutti ricevono clienti su appuntamento, in studio o in videochiamata.

Il mestiere è grande. Secondo il comunicato Censis sul IX Rapporto sull'Avvocatura, nel 2024 erano iscritti alla Cassa Forense poco più di 124.000 avvocati e 109.300 avvocate, circa 233.300 in tutto, l'1,6% in meno dell'anno prima.

Cosa non fa ZeroDisdette per uno studio legale?

Ricorda gli appuntamenti con i clienti, e basta. Per un avvocato «gestionale» vuol dire pratiche, termini e parcelle: ZeroDisdette non tocca niente di tutto questo, ed è meglio saperlo subito.

Il confine tra scadenze e colloqui vale anche quando un termine sta per scadere: il colloquio urgente si ricorda con un messaggio, il termine lo tieni tu. Un esempio pratico è in primo colloquio quando il termine sta per scadere.

Perché il colloquio fissato a voce va confermato per iscritto?

Perché al telefono il cliente dice «sì, giovedì alle cinque» e non gli resta niente in mano. Se il primo messaggio scritto arriva dallo studio, con giorno e ora, il cliente capisce che quell'ora è stata tenuta per lui.

Prendiamo un avvocato che la mattina è in tribunale e vede i clienti dalle 15. Il colloquio di giovedì lo ha fissato lunedì, tra un'udienza e l'altra. Per ricordarlo dovrebbe scrivere la sera prima, a mano, a ogni cliente del giorno dopo. Le sere in cui non lo fa sono proprio quelle con l'agenda più piena.

C'è poi il cliente che arriva senza carte. Senza il contratto, la lettera ricevuta o l'atto notificato, il colloquio serve a poco e se ne fissa un altro. Con un cliente nuovo serve anche il documento: secondo l'art. 23, comma 2, del codice deontologico forense, l'avvocato prima di assumere l'incarico deve accertare l'identità di chi lo conferisce e della parte assistita. Il messaggio del giorno prima è il posto giusto per chiederli.

Come funzionano i promemoria appuntamenti nello studio legale?

Salvi il colloquio e la conferma al cliente parte entro circa mezzo minuto. Poi partono i promemoria che hai scelto, all'ora prevista, mandati dal server anche con l'app chiusa e anche mentre sei in aula.

I messaggi partono dal numero WhatsApp Business dello studio, una volta collegato con la guida. Finché non è collegato parte un SMS, a cui il cliente non può rispondere. Ogni testo nuovo per WhatsApp lo approva Meta, di solito in pochi minuti; intanto quel passo parte come SMS.

Ogni flusso ha un nome e lo scegli quando salvi l'appuntamento. Tre esempi per uno studio legale:

Per la mediazione l'incontro non è in studio. Se l'organismo è sempre lo stesso, il suo indirizzo lo scrivi nel testo del flusso. Il perché del messaggio a sette giorni è spiegato più sotto e in primo incontro di mediazione e promemoria al cliente.

Nello studio associato ogni avvocato ha la sua colonna nella vista Giorno, e il nome della colonna entra nel messaggio. Se a fissare è la segreteria, il messaggio può dire anche chi ha fissato. Il flusso del primo colloquio, passo per passo, è in il flusso di promemoria per il primo colloquio; come si crea nell'app è nella guida come si crea un flusso di promemoria.

Due messaggi d'esempio da copiare

Nell'app le parole tra parentesi quadre diventano le variabili: nome del cliente, data, ora, avvocato. Tutti e due col Lei e senza una parola sulla pratica.

Primo colloquio, alla prenotazione:

Gentile [Nome], le confermo il colloquio con [avvocato]: [data], alle [ora], in studio. Quell'ora è riservata a lei. A presto.

Copia

Primo colloquio, il giorno prima alle 18:

Gentile [Nome], domani alle [ora] la aspettiamo in studio per il colloquio. Porti un documento d'identità e le carte di cui abbiamo parlato al telefono, anche in copia. Grazie.

Copia

Le carte non si elencano: l'elenco lo dici al telefono quando fissi, o lo mandi per mail. Le 18 lasciano al cliente la sera per cercarle.

Cosa dice il codice deontologico che riguarda il promemoria?

Nessuna norma parla dei promemoria. Tre regole del codice deontologico forense, però, portano allo stesso testo: giorno, ora, luogo, documento, e niente sulla materia.

• Segreto e riserbo. L'art. 13 chiede la rigorosa osservanza del segreto professionale e il «massimo riserbo» su fatti e circostanze appresi nell'attività, anche di consulenza. L'art. 28 lo estende a tutte le informazioni avute dal cliente, e il comma 2 dice che l'obbligo resta anche quando il mandato non è stato accettato. Un messaggio si legge in anteprima a telefono bloccato: «separazione», «decreto», «pignoramento», «denuncia» restano fuori. Cosa togliere, parola per parola, è in segreto professionale e WhatsApp.
• Chi lavora con te. Secondo l'art. 28, comma 3, l'avvocato deve adoperarsi perché il riserbo sia rispettato anche da dipendenti, praticanti, consulenti e collaboratori. Se la segreteria fissa e scrive i flussi, vale anche per lei.
• Nessuna proposta dentro il promemoria. L'art. 37, comma 5, vieta di offrire, senza esserne richiesti, una prestazione personalizzata a una persona determinata per uno specifico affare. ZeroDisdette scrive solo a chi ha un appuntamento in agenda e non manda messaggi dopo l'incontro: tieni il testo sull'appuntamento, senza altri servizi.

Per la mediazione c'è una legge. Secondo l'art. 8 del D.Lgs. 28/2010, il primo incontro si tiene tra venti e quaranta giorni dal deposito della domanda, salvo diverso accordo delle parti, e le parti partecipano personalmente, salvo delega per giustificati motivi. L'art. 12-bis dice che, se una parte non partecipa al primo incontro senza giustificato motivo, il giudice può ricavarne argomenti di prova; e quando la mediazione è condizione di procedibilità, la parte costituita assente senza giustificato motivo viene condannata a versare il doppio del contributo unificato. Qui il promemoria protegge prima di tutto il cliente.

Il codice è quello del Consiglio Nazionale Forense, nel testo aggiornato al 2026. Sono regole lette e riassunte qui, non un parere: per il tuo caso chiedi al tuo Consiglio dell'Ordine o a un collega esperto di deontologia.

Quanti crediti servono a un avvocato da solo e a uno studio di tre?

Un avvocato da solo con un ritmo normale sta nel Professionista PRO, 29 € + IVA al mese con 200 crediti, se collega WhatsApp. Uno studio di tre avvocati ha bisogno di Studio Pieno o Studio Strapieno.

Un WhatsApp costa 1 credito a qualsiasi lunghezza; un SMS almeno 3, e 6 se supera i 160 caratteri. I crediti inclusi si azzerano al rinnovo; quelli ricaricati, a 0,145 € + IVA l'uno, non scadono e si usano dopo gli inclusi.

Gli esempi qui sotto usano 3 clienti al giorno per 20 giorni, un flusso da 3 messaggi e SMS entro i 160 caratteri. Sono esempi, non medie del mestiere.

Con gli SMS il conto non regge in nessun piano senza ricariche: per questo conviene collegare WhatsApp Business prima di accendere i flussi.

Il primo mese gratuito vale solo per il Professionista PRO, cioè per una persona. Nel mese gratuito nessun collega entra col codice studio e il piano non si cambia fino al primo addebito: uno studio associato parte da Studio Pieno o Strapieno, a prezzo pieno.

Da dove si comincia?

Cinque passi. I promemoria partono già come SMS prima di collegare WhatsApp Business.

1. Scrivi la Firma attività con il nome che il cliente conosce. Sceglila pensando all'anteprima: «Studio Rossi» dice meno di «Studio Legale Rossi». Se resta vuota, i passi che la usano partono come SMS.
2. Aggiungi una colonna per ogni avvocato che riceve, con il nome come vuoi che compaia nel messaggio, per esempio «Avv. Rossi». Se lavori anche tu, aggiungi la tua.
3. Scrivi i nomi della segreteria nell'elenco degli operatori, se qualcuno fissa per te.
4. Crea un flusso per tipo di incontro: primo colloquio, videochiamata, mediazione. Ognuno col suo testo, senza parole sulla pratica.
5. Collega WhatsApp Business con la guida. Lo fa il titolare, con un account Facebook personale che serve solo a farsi riconoscere da Meta. Per il cliente che non usa WhatsApp, spegni il consenso nella sua scheda prima di salvare: gli parte l'SMS.