Messaggio di conferma appuntamento dell'avvocato: testi pronti per primo colloquio, consulenza online, firma e mediazione

Il colloquio si fissa al telefono, spesso dalla segreteria, e il cliente chiude la chiamata con un orario in testa e nient'altro. Il messaggio di conferma dell'appuntamento con l'avvocato è la prima cosa scritta che riceve dallo studio: se arriva subito, gli dice che quell'ora è stata tenuta per lui.

Qui trovi dieci testi pronti per gli studi legali in Italia, divisi in quattro tipi di incontro: primo colloquio, consulenza in videochiamata, firma dell'incarico, primo incontro di mediazione. Sono tutti col Lei, nessuno nomina la materia della pratica, nessuno chiede al cliente di confermare. Per ognuno c'è il momento in cui mandarlo e quanto costa se parte come SMS.

Cosa scrivere nel messaggio di conferma di un appuntamento con l'avvocato?

Giorno, ora, luogo e cosa portare. Tutto il resto, a partire dalla materia, resta fuori.

L'art. 13 del codice deontologico forense chiede all'avvocato la rigorosa osservanza del segreto e il «massimo riserbo su fatti e circostanze in qualsiasi modo apprese». L'art. 28, comma 2, aggiunge che il segreto va osservato anche quando il mandato è «non accettato»: vale quindi anche per chi viene al primo colloquio e poi non ti dà l'incarico.

Il promemoria lo leggono spesso anche altri, nell'anteprima a schermo bloccato o sul telefono lasciato sul tavolo di casa. Separazione, decreto, pignoramento, il nome della controparte: in un'anteprima dicono già troppo. L'elenco completo è nell'articolo su segreto professionale e WhatsApp.

Prima di copiarli: le regole dei testi

Valgono per tutti e dieci, e per quelli che scriverai tu.

1. Sempre il Lei. Anche con chi conosci da anni: il messaggio parte dallo studio. Le altre scelte di tono sono nella guida su tu o Lei nei promemoria.
2. Mai iniziare o finire con un segnaposto. Dopo l'ultimo dato variabile servono sempre altre parole: Meta ha rifiutato anche testi che finivano con il nome seguito solo da un punto.
3. [avvocato] è il nome della tua colonna in agenda. Se la chiami «Avv. Rossi», nel testo non scrivere «l'avvocato» davanti, altrimenti il titolo esce due volte.
4. La data esce come «16 novembre», senza il giorno della settimana. Per il messaggio del giorno prima si scrive «domani».
5. Apostrofo dritto, niente emoji. In SMS un solo carattere fuori dall'alfabeto degli SMS fa scendere il messaggio da 160 a 70 caratteri; il simbolo dell'euro conta per due.

Primo colloquio: conferma, sera prima, mattina stessa

Tre messaggi: uno appena fissi, uno la sera prima con documento e carte, uno la mattina con l'indirizzo. Su WhatsApp costano 3 crediti in tutto.

Alla prenotazione:

Gentile [Nome], come detto al telefono, il colloquio con [avvocato] è il [data] alle [ora], in studio. Quell'ora è riservata a lei. A presto.

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Il giorno prima, alle 18:

Buonasera [Nome], domani alle [ora] la aspettiamo per il colloquio. Porti un documento d'identità e le carte di cui abbiamo parlato, anche in fotocopia. A domani.

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La mattina stessa, alle 8:

Buongiorno [Nome], oggi alle [ora] la aspettiamo in [luogo]. Sul citofono trova il nome dello studio. A più tardi.

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Il documento d'identità ha un motivo scritto: secondo l'art. 23, comma 2, del codice deontologico, l'avvocato «prima di assumere l'incarico, deve accertare l'identità della persona che lo conferisce e della parte assistita». Le carte invece non si elencano nel messaggio: l'elenco lo dai a voce mentre fissi, o per email. Perché proprio le 18 e come si tara il flusso è spiegato nell'articolo sul primo colloquio fissato al telefono.

Consulenza online: il messaggio con il link

Due messaggi: la conferma che annuncia il link, e il link un'ora prima.

Alla prenotazione:

Gentile [Nome], la consulenza con [avvocato] sarà in videochiamata il [data] alle [ora]. Il link glielo mandiamo un'ora prima. A presto.

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Un'ora prima:

Gentile [Nome], tra un'ora ci colleghiamo: [link] Tenga pronto il documento d'identità da mostrare in camera e scelga una stanza dove parlare in tranquillità. A tra poco.

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In videochiamata il riserbo dipende anche da chi sta accanto al cliente: per questo la frase sulla stanza. Dopo il link c'è altro testo, come chiede Meta.

Firma dell'incarico: cosa chiedere di portare

Due messaggi: la conferma con l'annuncio del testo da leggere prima, e il promemoria della sera prima con i documenti.

Alla prenotazione:

Gentile [Nome], l'appuntamento per firmare l'incarico è il [data] alle [ora] con [avvocato]. Prima di quel giorno le mandiamo per email il testo da leggere con calma. A presto.

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Il giorno prima, alle 18:

Buonasera [Nome], domani alle [ora] la aspettiamo in studio per la firma. Porti un documento d'identità valido e il codice fiscale. Eventuali dubbi sul testo li vediamo insieme prima di firmare.

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L'art. 13, comma 2, della legge 247/2012 dice che il compenso «è pattuito di regola per iscritto all'atto del conferimento dell'incarico». Il messaggio non sostituisce quel documento: lo annuncia, e dà al cliente il tempo di leggerlo a casa invece che davanti a te.

Mediazione: il primo incontro all'organismo

Tre messaggi: la conferma appena ricevi la data, uno a sette giorni, uno la sera prima. Qui la data non la scegli tu, e il cliente deve esserci.

Secondo l'art. 8 del D.Lgs. 28/2010, l'organismo fissa il primo incontro «non prima di venti e non oltre quaranta giorni dal deposito della domanda» (comma 1), e «le parti partecipano personalmente alla procedura di mediazione» (comma 4), salvo giustificati motivi.

Quando inserisci la data:

Gentile [Nome], il primo incontro presso l'organismo è fissato il [data] alle [ora], in [luogo]. Serve la sua presenza di persona. Prima di quel giorno ci vediamo in studio. Grazie.

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Sette giorni prima, alle 10:

Gentile [Nome], tra sette giorni, il [data] alle [ora], c'è l'incontro presso l'organismo. Si organizzi da ora con il lavoro e con la famiglia, perché si partecipa di persona. Grazie.

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Il giorno prima, alle 18:

Buonasera [Nome], domani alle [ora] ci troviamo in [luogo] per l'incontro. Ci vediamo all'ingresso dieci minuti prima. Porti un documento d'identità. A domani.

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I testi dicono «incontro presso l'organismo» e non «mediazione», che in un'anteprima racconta già una lite. Se il cliente preferisce la parola esatta, decidilo con lui. L'incontro non è nel tuo studio: salva l'organismo come sede, con nome e indirizzo, e sceglilo per quell'appuntamento; in alternativa scrivi l'indirizzo dentro il testo.

Quanto costa ogni messaggio?

Su WhatsApp 1 credito a messaggio, di qualsiasi lunghezza. In SMS 3 crediti ogni 160 caratteri, e oltre i 160 il conto si fa a blocchi da 153.

Caratteri contati con nomi, indirizzo e link d'esempio: con quelli veri cambiano.

Prendiamo, come esempio, un avvocato da solo con 60 appuntamenti al mese, tutti col flusso del primo colloquio. Su WhatsApp sono 180 crediti, dentro i 200 del piano Professionista PRO (29 € + IVA al mese). Gli stessi messaggi in SMS costerebbero 12 crediti ad appuntamento, 720 in tutto: servirebbe una ricarica o un piano più grande.

Come si mettono in ZeroDisdette?

Ogni gruppo di messaggi diventa un flusso con un nome («Primo colloquio», «Consulenza online», «Firma», «Mediazione») che scegli quando crei l'appuntamento. ZeroDisdette è un gestionale con promemoria WhatsApp per chi lavora su appuntamento: per uno studio legale serve ai colloqui con i clienti.

Nei testi i segnaposto diventano variabili: [Nome] è {{cliente}}, [data] è {{data}}, [ora] è {{ora}}, [avvocato] è {{professionista}}, [luogo] è {{luogo}} (l'indirizzo della sede scelta), [link] è {{link}} (solo negli appuntamenti online con il link salvato). Se il colloquio lo fissa la segreteria, {{operatore}} scrive il nome di chi l'ha fissato. Il flusso passo per passo è in come si crea un flusso di promemoria.

La conferma parte entro circa mezzo minuto da quando salvi, e gli altri passi li manda il server anche con l'app chiusa, mentre sei in udienza. I messaggi partono dal numero WhatsApp Business dello studio una volta collegato; prima partono come SMS, a cui non si può rispondere. Ogni testo nuovo per WhatsApp lo approva Meta, di solito in pochi minuti, e intanto quel passo parte come SMS. Con il numero collegato, se il cliente non ha WhatsApp il messaggio non gli arriva e non passa all'SMS da solo: spegni il consenso WhatsApp nella sua scheda prima di salvare l'appuntamento.

Cosa non fa per uno studio legale: non è uno scadenzario, non fa firmare documenti (nella scheda «Firmata» è un'etichetta che cambi a mano), non fa parcelle né incassa acconti. Tutti i limiti sono nella pagina per avvocati.

Le norme citate sono state lette il 13 novembre 2026 sul codice deontologico pubblicato dal Consiglio Nazionale Forense e su Normattiva. Non è un parere: per il tuo caso chiedi al tuo consulente o al tuo Ordine.