Gestionale appuntamenti per il consulente finanziario: promemoria, cosa fa ZeroDisdette e cosa no

Chi cerca un gestionale appuntamenti per consulente finanziario di solito ha due domande: i miei clienti arriveranno all'incontro, e posso mettere i loro nomi in un'app? Questa pagina risponde per i consulenti finanziari in Italia e spiega cosa fa ZeroDisdette, un gestionale con promemoria WhatsApp per chi lavora su appuntamento. I limiti vengono prima della presentazione.

Per quale consulente finanziario è pensata questa pagina?

Per due lettori diversi: chi lavora con un mandato per una banca, una SIM o una SGR, e chi fa consulenza da autonomo o in una società, pagato a parcella dal cliente. Per i secondi lo strumento è più semplice da adottare.

I numeri vengono dalla Relazione annuale 2025 dell'OCF, l'organismo che tiene l'albo. Al 31 dicembre 2025 gli iscritti alla sezione dell'offerta fuori sede erano 54.783, e 38.267 di loro avevano un mandato attivo. Gli autonomi erano 851: 370 lavorano in proprio, 467 per conto di una società, 7 in entrambi i modi. Le società di consulenza finanziaria erano 103 (OCF, Relazione annuale 2025).

Hai un mandato con una rete o una banca: cosa devi chiedere prima?

Se l'app per gli appuntamenti è consentita dalla tua mandante. Prima di salvare nomi e cellulari dei clienti in un'agenda esterna serve il suo sì.

Secondo l'art. 158, comma 1, del Regolamento Intermediari Consob, il consulente abilitato all'offerta fuori sede deve «rispettare le procedure del soggetto abilitato che ha loro conferito l'incarico». Le domande da portare alla compliance sono poche: posso mandare promemoria dal mio numero WhatsApp Business? Posso tenere nome e cellulare dei clienti in un'agenda esterna? Cosa può contenere il messaggio? Se la risposta è no, ZeroDisdette non fa per te finché la rete non lo permette. Le domande sono tutte in cosa chiedere alla mandante prima di usare un'app.

C'è anche un limite pratico. L'art. 159, comma 6, vieta al consulente con mandato di ricevere dal cliente «alcuna forma di compenso». La parte dell'app che segna pagamenti e saldi aperti, quindi, a te non serve.

Cosa non fa ZeroDisdette per un consulente finanziario?

Non fa prenotazioni online, revisioni che si ripetono da sole, fatture, messaggi dopo l'incontro né l'archivio che il Regolamento chiede. Conviene saperlo prima di cominciare.

Come funziona il gestionale appuntamenti per il consulente finanziario?

Salvi l'incontro e la conferma al cliente parte entro circa mezzo minuto, poi partono i promemoria che hai scelto. Li manda il server, anche con l'app chiusa.

I promemoria partono dal numero WhatsApp Business dello studio, una volta collegato con la guida. Finché non è collegato parte un SMS, a cui il cliente non può rispondere. Ogni testo nuovo per WhatsApp lo approva Meta, di solito in pochi minuti; intanto quel passo parte come SMS.

Due messaggi d'esempio per il primo incontro

Da copiare e adattare. Nell'app le parole tra parentesi quadre diventano le variabili: nome del cliente, data, ora, consulente, sede e nome dello studio.

Alla prenotazione:

Buongiorno [Nome], sono [consulente] di [studio]. Le confermo il nostro primo incontro: [data], alle [ora], presso [sede]. Le chiedo di portare un documento d'identità valido. Quell'ora è riservata a lei, a presto.

Copia

Il giorno prima, alle 10:

Buongiorno [Nome], domani alle [ora] la aspetto presso [sede] per il nostro incontro. Se ha estratti o documenti recenti, li porti pure con sé. A domani.

Copia

Il documento non è un dettaglio. Autonomi e società sono tra i soggetti obbligati della legge antiriciclaggio (art. 3, comma 2, lettera v, del D.Lgs. 231/2007), e l'art. 19 dice che l'identificazione si fa di regola in presenza del cliente, mostrando un documento d'identità valido di cui si tiene copia. Se il cliente arriva senza, quell'identificazione di regola si rimanda.

Nei testi non c'è nessun importo, prodotto o «portafoglio»: il promemoria lo legge anche chi prende in mano il telefono del cliente. Altri testi, per la revisione, la videochiamata e l'incontro a casa, sono in messaggi promemoria per consulenti finanziari; il passo per passo nell'app è nella guida come si crea un flusso di promemoria.

Quali regole toccano il promemoria del consulente finanziario?

Riservatezza, contratto, correttezza delle comunicazioni e policy di WhatsApp. Nessuna parla dei promemoria in modo diretto, ma insieme portano a un messaggio corto: giorno, ora, luogo, chi.

• Riservatezza. Gli artt. 158, comma 2, e 162, comma 2, del Regolamento Intermediari chiedono la riservatezza sulle informazioni avute «dai clienti o dai potenziali clienti». Vale anche per chi non ha ancora firmato. Cosa lasciare fuori dal testo è in cosa non scrivere mai in un promemoria.
• Il contratto degli autonomi. Secondo l'art. 166, comma 1, lettera m, il contratto indica i metodi di comunicazione con il cliente, «compresa l'indicazione se sia consentito l'utilizzo di comunicazioni elettroniche». Se mandi i promemoria su WhatsApp, guarda cosa dice il tuo contratto su questo punto.
• Comunicazioni corrette. Per autonomi e società l'art. 162, comma 1, lettera a, chiede comunicazioni «corrette, chiare e non fuorvianti», e quelle promozionali riconoscibili come tali. Un promemoria che parla di prodotti smette di essere un promemoria.
• La policy di WhatsApp Business. Chiede che la persona abbia dato il permesso a ricevere i messaggi (l'«opt-in»), e il modo di raccoglierlo spetta a chi scrive. Vieta anche di chiedere numeri completi di carte di pagamento o di conti. Il promemoria chiede di portare i documenti, mai di mandarli in chat (WhatsApp Business Policy).

Sono regole lette nei testi ufficiali e riassunte qui (Consob, Regolamento Intermediari). Per il tuo caso chiedi alla compliance della tua mandante o a un legale.

Quanti crediti servono e quale piano basta?

Con i numeri degli esempi qui sotto, un consulente da solo sta nel Professionista PRO, 29 € + IVA al mese con 200 crediti, se collega WhatsApp. Una società con più consulenti usa Studio Pieno (49 € + IVA, 400 crediti) o Studio Strapieno (98 € + IVA, 800 crediti).

Un WhatsApp costa 1 credito, un SMS almeno 3. I crediti inclusi si azzerano al rinnovo; quelli ricaricati, a 0,145 € + IVA l'uno, non scadono. I conti qui sotto sono esempi con 3 messaggi a incontro e SMS entro i 160 caratteri (oltre, almeno 6 crediti), non medie del mestiere.

Le revisioni lontane mesi si gestiscono così: la frequenza scritta nel contratto diventa una data in agenda a fine incontro, come spiega la revisione del portafoglio scritta nel contratto.

Il primo mese gratuito vale solo per il Professionista PRO, cioè per una persona. Nel mese gratuito nessun collaboratore entra col codice studio e il piano non si cambia fino al primo addebito: una società parte da Studio Pieno o Strapieno, a prezzo pieno.

Da dove si comincia?

Cinque passi. I promemoria partono già come SMS prima di collegare WhatsApp Business.

1. Se hai un mandato, chiedi alla tua rete. Senza il suo sì non si va avanti.
2. Scrivi la Firma attività con il nome che il cliente conosce: il tuo nome e cognome, o la denominazione della società. Se resta vuota, i passi che la usano partono come SMS.
3. Aggiungi le sedi e, in una società, una colonna per consulente, così ogni messaggio porta il nome di chi segue quel cliente.
4. Crea i flussi: primo incontro, revisione, videochiamata, incontro a casa del cliente.
5. Collega WhatsApp Business con la guida. Lo fa il titolare, con un account Facebook personale che serve solo a farsi riconoscere da Meta.