Hai un mandato con una rete o una banca: cosa chiedere alla mandante prima di usare un'app per gli appuntamenti

Questo articolo è per il consulente finanziario con mandato, in Italia: chi lavora per una banca, una SIM o una SGR come consulente abilitato all'offerta fuori sede, da agente o da dipendente. Prima di usare un'app per gli appuntamenti che manda promemoria ai clienti, c'è un ufficio da sentire: la compliance della mandante. Qui trovi perché, le domande da fare, un testo pronto e cosa sapere dell'app.

Se sei consulente autonomo o lavori in una società di consulenza, il quadro è diverso: parti dalla pagina per consulenti finanziari.

Quanti consulenti finanziari lavorano con un mandato?

La grande maggioranza. Secondo la Relazione annuale 2025 dell'OCF, al 31 dicembre 2025 gli iscritti alla sezione dei consulenti abilitati all'offerta fuori sede erano 54.783, e 38.267 di loro esercitavano davvero la professione per banche, SIM e SGR. Nello stesso albo, alla stessa data, i consulenti finanziari autonomi erano 851.

Dei nuovi mandati aperti nel 2025, circa il 63,7% riguarda consulenti con contratto di agenzia, il resto consulenti dipendenti. Agente o dipendente, la regola di cui parliamo vale allo stesso modo: lo strumento per scrivere ai clienti non lo scegli da solo.

Consulente finanziario e app per gli appuntamenti: cosa dice il Regolamento Intermediari?

Dice di seguire le procedure della mandante. L'art. 158, comma 1, del Regolamento Intermediari Consob chiede ai consulenti abilitati all'offerta fuori sede di «rispettare le procedure del soggetto abilitato che ha loro conferito l'incarico».

Il comma 2 dello stesso articolo aggiunge la riservatezza sulle informazioni avute «dai clienti o dai potenziali clienti». Le eccezioni riguardano l'intermediario per cui il consulente opera, chi offre i prodotti e i casi in cui la legge impone o consente di rivelarle. Un'agenda esterna con nomi e cellulari dei clienti, e dei prospect, tocca proprio queste informazioni. Per questo la domanda va fatta prima, e non dopo aver inserito i primi cinquanta clienti.

Anche l'aggiornamento professionale, per l'art. 156, si fa «secondo le procedure adottate dall'intermediario». Se la tua rete ha già regole scritte su chat e strumenti esterni, leggile prima di scrivere alla compliance.

Quali domande fare alla compliance della mandante?

Sei domande, ognuna con il motivo per cui conta. Falle per iscritto, così la risposta resta.

1. Posso salvare nome e cellulare dei miei clienti, e dei potenziali clienti, in un'agenda esterna agli strumenti della rete? È la domanda principale, legata alla riservatezza dell'art. 158, comma 2. Chiedi se la risposta cambia tra clienti e prospect.
2. Posso scrivere ai clienti da un numero WhatsApp Business mio, e intestato a chi? La policy di WhatsApp Business permette di scrivere solo a chi ti ha dato il suo numero e ha confermato di voler ricevere i tuoi messaggi. Il modo in cui raccogli questa conferma è una tua responsabilità.
3. Chi raccoglie il consenso del cliente a ricevere i promemoria, e dove lo annoto? Se la rete ha già un modulo per i canali di contatto, chiedi se copre anche i promemoria degli appuntamenti.
4. Cosa può contenere un promemoria automatico? Proponi tu il minimo: nome, giorno, ora, luogo e il tuo nome. Nessun prodotto, importo o nome di banca depositaria.
5. Posso usare il nome della rete o della banca nel profilo WhatsApp, nella firma o nel mittente degli SMS? Il marchio è della mandante, e il cliente legge quel nome sul telefono prima ancora di aprire il messaggio. La policy di WhatsApp Business vieta di presentarsi col nome o il marchio di un'altra azienda senza permesso.
6. Come devo trattare questi messaggi rispetto agli obblighi di conservazione? L'art. 160 chiede al consulente con mandato di conservare per almeno cinque anni i contratti e i documenti firmati fuori sede e la corrispondenza con l'intermediario. Chiedi alla rete se vuole che tu conservi anche i promemoria, e dove.

Se una risposta è no, vale quella, anche se lo strumento ti farebbe comodo.

Il testo da mandare alla compliance

Una richiesta chiara riceve prima una risposta. Questa si copia e si adatta; le parti tra parentesi quadre sono da cambiare.

Buongiorno, sono [Nome Cognome], consulente finanziario abilitato all'offerta fuori sede per [nome della mandante]. Vorrei usare un'app per l'agenda che manda ai clienti un promemoria degli appuntamenti, dal mio numero WhatsApp Business o via SMS, con solo nome, giorno, ora, luogo e il mio nome. Vi chiedo: posso salvare nome e cellulare di clienti e potenziali clienti in quest'app? Posso scrivere dal mio numero WhatsApp Business? Ci sono parole da lasciare fuori? Posso usare il nome della rete nel profilo o nella firma? Come tratto questi messaggi rispetto agli obblighi di conservazione? Allego il testo d'esempio. Grazie, [Nome Cognome]

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E il promemoria d'esempio da allegare, con solo l'essenziale:

Buongiorno [Nome], la aspetto il [data] alle [ora] in [indirizzo dell'ufficio]. Quell'ora è riservata a lei. Un saluto da [Nome Cognome], a presto.

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Con nome e indirizzo di lunghezza media sono circa 150 caratteri, un solo segmento SMS. Per gli incontri a casa del cliente o in videochiamata servono testi diversi, che trovi nei messaggi promemoria per consulenti finanziari. Le parole da lasciare fuori, una per una, sono nell'articolo sulla riservatezza nei promemoria su WhatsApp.

Cosa sapere dell'app prima di fare le domande?

La compliance ti chiederà come funziona lo strumento. Ecco come funziona ZeroDisdette, il gestionale con promemoria WhatsApp per chi lavora su appuntamento, scritto in modo che tu possa riportarlo.

Il Report con i pagamenti «da ricevere» a te serve poco: l'art. 159, comma 6, vieta al consulente abilitato all'offerta fuori sede di ricevere dal cliente qualsiasi forma di compenso. Ti servono l'agenda e i promemoria.

E se la mandante permette solo gli SMS?

Si può lavorare senza collegare WhatsApp: i promemoria partono tutti come SMS. Costano di più in crediti, quindi conviene fare il conto prima.

In ZeroDisdette un WhatsApp costa 1 credito, un SMS almeno 3 (un segmento arriva a 160 caratteri, ma con un'emoji o un apostrofo curvo scende a 70). Il piano Professionista PRO costa 29 € + IVA al mese e ha 200 crediti. Ecco un esempio con due messaggi per incontro, la conferma e il promemoria del giorno prima:

Oltre i 200 crediti si ricarica (100 crediti costano 14,50 € + IVA e non scadono) oppure si passa a un piano superiore.

E se la mandante dice no?

Allora l'app non fa per te, finché la rete non lo permette. Continua con gli strumenti che la rete ti dà, e riproponi la domanda se cambiano le procedure.

Un'abitudine resta valida con qualsiasi strumento autorizzato: fissare il prossimo incontro prima che il cliente esca, e mandargli subito la conferma con giorno e ora. Il cliente sa che giorno ha l'incontro e sa che quell'ora è tenuta per lui.

Se la risposta è sì, il passo dopo è costruire i promemoria: la guida è Come si crea un flusso di promemoria. Altre guide su promemoria e WhatsApp sono nella sezione guide.

Le norme citate qui sono lette nel testo integrato del Regolamento Intermediari pubblicato dalla Consob, i numeri nella Relazione annuale dell'OCF. Per il tuo caso chiedi alla compliance della tua mandante o a un legale.