Messaggio promemoria appuntamento consulente finanziario: testi per primo incontro, revisione, videochiamata e incontro a casa

Questo articolo vale per tutti i consulenti finanziari: con un mandato di una banca o di una rete, autonomi o in una società di consulenza. Trovi un messaggio promemoria per l'appuntamento dal consulente finanziario in quattro casi: primo incontro, revisione fissata mesi prima, videochiamata e incontro a casa del cliente. Puoi mandarli a mano o metterli in un flusso automatico.

I testi danno del Lei; le parentesi quadre sono le parti che cambiano. Nessuno dice qualcosa sul patrimonio del cliente, ed ecco perché.

Cosa scrivere nel messaggio promemoria dell'appuntamento con il consulente finanziario?

Giorno, ora, sede o link, chi riceve il cliente e cosa portare. Nient'altro.

Il Regolamento Intermediari della Consob chiede di mantenere la riservatezza sulle informazioni acquisite «dai clienti o dai potenziali clienti»: lo dice l'art. 158, comma 2, per i consulenti abilitati all'offerta fuori sede, e l'art. 162, comma 2, per autonomi e società. Un promemoria compare sullo schermo bloccato, e chi ha in mano il telefono del cliente lo legge prima di lui.

Resta fuori anche il prodotto da presentare: per autonomi e società l'art. 162, comma 1, lettera a, vuole le comunicazioni promozionali «chiaramente identificabili come tali». Più esempi nell'articolo sulla riservatezza nei promemoria su WhatsApp.

Primo incontro: il messaggio che fa arrivare il cliente con il documento

Due messaggi, tutti e due con il documento d'identità: la conferma appena fissi e un richiamo il giorno prima.

Autonomi e società sono soggetti obbligati dell'antiriciclaggio (D.Lgs. 231/2007, art. 3, comma 2, lettera v), e per l'art. 19 la regola è identificare il cliente in presenza, con un documento d'identità in corso di validità. Chi ha un mandato verifica l'identità prima di raccogliere firme (art. 159, comma 4, del Regolamento Intermediari). Se il documento manca, quella parte va fatta in un altro incontro.

Conferma, appena salvi l'appuntamento

Gentile [Nome], sono [consulente]. Le confermo il nostro primo incontro il giorno [data] alle [ora], in [sede]. Porti un documento d'identità valido: serve prima di ogni firma. Quell'ora è riservata a lei.

Copia

Il giorno prima, alle 10

Buongiorno [Nome], domani alle [ora] la aspetto in [sede]. Porti il documento d'identità e, se li ha, gli ultimi estratti conto. A domani.

Copia

Ad autonomi e società gli estratti servono per le informazioni che l'art. 167, comma 4, elenca: reddito, attività, investimenti, impegni regolari. Il testo chiede di portarli, non di mandarli: la policy di WhatsApp Business vieta di chiedere numeri completi di conti finanziari. Il resto è in cosa portare al primo appuntamento.

Revisione periodica: tre messaggi per un incontro fissato mesi prima

La conferma quando fissi la data, un messaggio una settimana prima per far preparare i documenti, uno la mattina stessa.

Per autonomi e società la frequenza sta nel contratto: l'art. 166 chiede di indicare se e ogni quanto si aggiornano le raccomandazioni (lettera h) e la frequenza dei rendiconti (lettera n). Fissa la prossima revisione prima che il cliente si alzi dalla sedia: la conferma gli arriva mentre è ancora lì.

Conferma, a fine incontro

Gentile [Nome], come d'accordo ci rivediamo il giorno [data] alle [ora], in [sede]. Le scriverò ancora qualche giorno prima. Un saluto da [studio] e buona giornata.

Copia

7 giorni prima, alle 10

Buongiorno [Nome], tra una settimana, il giorno [data] alle [ora], c'è il nostro incontro periodico. Se può, porti l'ultimo rendiconto e gli estratti arrivati da allora. Grazie.

Copia

La mattina stessa, alle 8

Buongiorno [Nome], oggi alle [ora] la aspetto in [sede]. A più tardi, buona giornata.

Copia

«Incontro periodico» basta al cliente e non dice niente a chi guarda il suo telefono.

Revisione in videochiamata: il link due volte

Conferma con il link e lo stesso link un'ora prima, così il cliente non lo cerca tra le email.

Autonomi e società controllano prima il contratto: l'art. 166, lettera m, chiede di indicare i metodi di comunicazione, «compresa l'indicazione se sia consentito l'utilizzo di comunicazioni elettroniche».

Conferma

Gentile [Nome], le confermo la videochiamata del giorno [data] alle [ora]. Il collegamento è questo: [link] e glielo rimando un'ora prima. Tenga vicino l'ultimo rendiconto.

Copia

1 ora prima

Gentile [Nome], tra un'ora ci colleghiamo, alle [ora]. Il link è questo: [link] e se entra qualche minuto prima controlliamo insieme audio e video.

Copia

Per una revisione online fissata mesi prima, aggiungi il messaggio dei sette giorni.

Incontro a casa del cliente: chi arriva, a che ora, cosa tenere pronto

Una conferma con chi arriva e quando, senza indirizzo, e un richiamo il giorno prima.

Chi ha un mandato, al primo contatto consegna la dichiarazione dell'intermediario e la comunicazione sul modello dell'Allegato 4 (art. 159, comma 1). Le porti tu: nel messaggio basta il documento.

Conferma

Gentile [Nome], sono [consulente]. Come concordato vengo da lei il giorno [data] alle [ora]. Tenga a portata di mano un documento d'identità valido. Quell'ora è riservata a lei.

Copia

Il giorno prima, alle 10

Buongiorno [Nome], domani alle [ora] sono da lei. Se all'incontro deve esserci anche un familiare, gli ricordi l'orario. A domani.

Copia

Quanti messaggi servono, e quanti crediti?

Da due a tre per incontro: è una nostra proposta, non una regola. In ZeroDisdette un WhatsApp costa 1 credito, un SMS 3 crediti per segmento (160 caratteri, 153 quando i segmenti sono più di uno): con nomi e indirizzi di media lunghezza i testi più lunghi qui sopra occupano due segmenti.

Due esempi fatti per il conto, con due revisioni l'anno a cliente. Con 60 clienti e 6 primi incontri al mese servono 42 crediti su WhatsApp, 204 tutto su SMS: il piano Professionista PRO ne include 200. Con 200 clienti e 10 primi incontri al mese si arriva a circa 120 crediti su WhatsApp e quasi 590 su SMS. Se non bastano si ricarica (100 crediti a 14,50 € + IVA, e i ricaricati non scadono) o si passa a Studio Pieno, 400 crediti a 49 € + IVA al mese.

Come si mettono questi testi in ZeroDisdette?

Con un flusso per ogni tipo di incontro, scelto quando fissi l'appuntamento. Il procedimento completo è nella guida Come si crea un flusso di promemoria.

1. Crea quattro flussi: «Primo incontro», «Revisione», «Videochiamata», «A casa del cliente», con i momenti della tabella.
2. Sostituisci le parentesi quadre: {{cliente}} per il nome, {{data}}, {{ora}}, {{luogo}} per la sede, {{link}} per la videochiamata, {{professionista}} per il consulente (il nome della sua colonna in agenda) e {{attività}} per lo studio. {{attività}} è la «Firma attività» nelle Impostazioni: se è vuota, il passo parte come SMS. Nel flusso a casa niente {{luogo}}: l'app conosce le sedi dello studio, non l'indirizzo del cliente.
3. Controlla come escono. {{data}} stampa «16 novembre», senza giorno della settimana: per questo davanti c'è «il giorno». Nessun testo deve finire con una variabile, nemmeno seguita da un punto, perché Meta lo rifiuta.
4. Scegli il flusso quando salvi l'appuntamento. La conferma parte entro circa mezzo minuto, anche con l'app chiusa. «Giorni prima» parte alle 10, «la mattina stessa» alle 8 (le due ore si cambiano), «ore prima» all'ora esatta.

Le revisioni si inseriscono una per una: l'app non ha appuntamenti ricorrenti.

I messaggi partono dal numero WhatsApp Business dello studio, una volta collegato. Ogni testo nuovo lo approva Meta, di solito in pochi minuti; intanto parte come SMS, a cui il cliente non può rispondere. Col WhatsApp collegato, se il cliente non ha WhatsApp il messaggio non gli arriva e non passa all'SMS da solo: spegni il consenso WhatsApp nella sua scheda prima di salvare, e parte l'SMS.

Hai un mandato con una rete o una banca: cosa controllare prima?

I testi li puoi usare anche a mano. Per un'app esterna, chiedi prima alla mandante.

L'art. 158, comma 1, chiede al consulente abilitato all'offerta fuori sede di «rispettare le procedure del soggetto abilitato che ha loro conferito l'incarico». Prima di salvare i clienti in un gestionale tuo o di scrivere loro dal tuo WhatsApp Business, serve sapere cosa prevedono. Le domande sono in cosa chiedere alla mandante prima di usare un'app. Per il tuo caso chiedi alla compliance della tua mandante o a un legale.

Quello che l'app fa e non fa per il tuo mestiere è nella pagina per i consulenti finanziari.