Gestionale per podologi: cartella clinica, Sistema TS e promemoria, cosa serve allo studio e cosa può stare separato

Chi cerca un gestionale per podologi di solito lavora in proprio. Secondo i dati della Federazione degli Ordini portati alla Camera dall'Associazione Italiana Podologi, a fine 2023 gli iscritti all'albo erano circa 2.401, e tra quelli occupati l'82,6% dichiarava di lavorare come libero professionista (memoria AIP, novembre 2024). Cartella, fatture, Sistema TS e agenda pesano quasi sempre sulla stessa persona.

Qui trovi cosa deve tenere uno studio di podologia in Italia, cosa può stare altrove e cosa fa ZeroDisdette, un gestionale con promemoria WhatsApp per chi lavora su appuntamento. La risposta breve: se ti serve un programma unico con cartella clinica podologica, fatture e invio al Sistema TS, ZeroDisdette non fa per te. Tiene l'agenda, ricorda ai pazienti il giorno dal numero dello studio e ti dice chi deve ancora saldare.

Un gestionale per podologi deve fare tutto in un solo programma?

No. Cartella clinica, dichiarazione di conformità dei dispositivi su misura e dati per il Sistema TS hanno regole proprie. Agenda e promemoria possono stare in un programma separato.

Il Codice deontologico del podologo chiede all'art. 18 di redigere la cartella clinica podologica con completezza, chiarezza e diligenza, di motivare e firmare le correzioni e di garantire la tracciabilità della redazione. All'art. 2 dice che la visita si chiude con la cartella, che la persona assistita sottoscrive, e all'art. 5 che anche a domicilio restano la cartella e gli adempimenti fiscali (Codice deontologico del podologo, FNO TSRM e PSTRP).

Per i dispositivi su misura, l'art. 3 dice che il podologo li prescrive, progetta, realizza, collauda e consegna direttamente, senza delega. Chiede l'iscrizione all'elenco dei fabbricanti del Ministero della Salute e allega la dichiarazione di conformità, con numero di iscrizione, lotti dei materiali e istruzioni per l'uso.

Sul lato fiscale, il Sistema Tessera Sanitaria elenca il podologo tra gli iscritti ai nuovi albi tenuti a inviare i dati delle spese sanitarie dal 1° gennaio 2019 (Sistema TS, a chi interessa). Scadenze e modalità dell'anno in corso verificale con il commercialista.

Gestionale per podologi: cosa fa ZeroDisdette e cosa no?

Fa agenda, promemoria automatici, conti dei pazienti e Report. Lascia fuori cartella clinica, fatture, Sistema TS, prenotazione online e appuntamenti ricorrenti, e preferiamo scriverlo prima di tutto il resto.

Come non perdere il controllo che cade fra tre o sei mesi?

Si fissa il giorno prima che il paziente esca dallo studio. Senza un appuntamento in agenda, ZeroDisdette non manda nulla.

Le linee guida internazionali IWGDF del 2023 sulla prevenzione delle ulcere del piede nelle persone con diabete raccomandano un controllo l'anno per chi ha un rischio molto basso, e controlli più frequenti quando il rischio sale (IWGDF 2023, PubMed). La frequenza la decidi tu, caso per caso. Il problema pratico è che un giorno fissato a mesi di distanza si dimentica.

Per un controllo così funziona un flusso a tre passi: conferma quando salvi l'appuntamento, un messaggio qualche giorno prima (parte alle 10, l'ora si cambia), uno la mattina stessa (alle 8). Alla fine del controllo fissi il successivo e gli assegni lo stesso flusso. Il passo per passo è nella guida Come si crea un flusso di promemoria, e come fissare il controllo lontano lo spieghiamo in fissare il controllo tra mesi.

Impronta, consegna, controllo: come si segue il paziente del dispositivo su misura?

Con tre appuntamenti fissati uno per uno, ognuno con il suo flusso. La consegna conviene fissarla il giorno stesso dell'impronta.

Per l'art. 3 il processo è unitario: collaudo e consegna li fai tu, con il paziente davanti. Se la consegna salta, quel dispositivo resta in studio, perché è fatto per una sola persona. ZeroDisdette non manda un messaggio quando il lavoro è pronto: il promemoria parte solo se la consegna è già in agenda.

Se hai concordato una parte all'impronta e il resto alla consegna, nella scheda segni quanto hai ricevuto e quanto manca, e il totale «Da ricevere» del Report mostra chi deve ancora saldare. L'app non incassa e non manda solleciti: il saldo lo chiedi tu. L'art. 29 vuole comunque il compenso comunicato prima, per iscritto.

Cosa scrivere nel promemoria di uno studio di podologia?

Nome, giorno, ora e indirizzo. Restano fuori diagnosi, trattamenti e nomi dei dispositivi, perché il messaggio lo legge chiunque abbia il telefono in mano.

L'art. 10 del Codice chiede il segreto su tutto ciò che sai per il tuo lavoro, e di informarne i collaboratori, come chi tiene la segreteria. L'art. 11 chiede riservatezza, in particolare dei «dati inerenti alla salute». L'art. 30 chiede di evitare la pubblicità a promozione delle tue prestazioni: nel promemoria niente sconti né offerte. Il Garante, nei chiarimenti del 7 marzo 2019, ha indicato che il professionista sanitario non chiede il consenso per i trattamenti necessari alla prestazione sanitaria (Garante, dati relativi alla salute). In quel testo i promemoria non sono citati: per il tuo caso chiedi al tuo consulente o al tuo Ordine.

Quattro testi da adattare. Le parole tra parentesi quadre nell'app diventano le variabili di nome, data, ora e indirizzo della sede.

Prima visita, alla prenotazione:

Gentile [Nome], la prima visita in studio è fissata il [data] alle [ora], in [indirizzo]. Porti le scarpe che usa più spesso e gli esami che ha già fatto. Quell'ora è riservata a lei, a presto.

Copia

Controllo a mesi, alla prenotazione:

Gentile [Nome], il suo prossimo controllo è fissato per il [data] alle [ora]. Qualche giorno prima glielo ricorderemo noi. Buona giornata.

Copia

Consegna del lavoro su misura, 24 ore prima:

Buongiorno [Nome], domani alle [ora] la aspetto in studio: quanto preparato su misura per lei va controllato insieme prima di portarlo a casa. A domani.

Copia

Visita a domicilio, 2 ore prima:

Buongiorno [Nome], oggi alle [ora] sono da lei con tutto il necessario. Tenga vicina la tessera sanitaria per i dati della fattura. A più tardi.

Copia

La data esce come «16 novembre», senza giorno della settimana. Ogni testo finisce con parole, perché Meta rifiuta i WhatsApp che chiudono con una variabile. Ogni testo nuovo lo approva Meta, di solito in pochi minuti, e intanto parte come SMS. In SMS oltre i 160 caratteri i segmenti diventano due, come nel primo testo, e il costo raddoppia.

Così il paziente sa che giorno ha la seduta, e sa che quell'ora è tenuta per lui. L'art. 14 del Codice considera il tempo della comunicazione tempo di cura. Perché sia lo studio a ricordare il giorno, invece di inseguire chi non arriva, lo spieghiamo nella guida su chi rincorre i pazienti e perde autorità.

E se il paziente non ha WhatsApp, o il telefono lo tiene la figlia?

Con WhatsApp collegato, a chi non ha WhatsApp il messaggio non arriva e non passa da solo all'SMS. Prima di salvare l'appuntamento spegni il consenso WhatsApp nella sua scheda: parte un SMS, che costa almeno 3 crediti e a cui non si può rispondere.

Finché lo studio non collega WhatsApp Business, i promemoria partono come SMS a tutti.

Se il numero nella scheda è quello di un familiare, il messaggio arriva a lui. L'art. 24 del Codice ammette l'informazione a terzi solo con il consenso esplicito della persona assistita, e chiede di raccogliere i nomi delle persone che indica. Per minori e persone incapaci, l'art. 25 rimanda al rappresentante legale. Annota in cartella chi riceve i promemoria e scrivi il testo per chi lo legge: «l'appuntamento di [Nome]». Altri casi li raccogliamo nella guida sul promemoria al numero di un familiare.

Quanti crediti servono a uno studio di podologia?

Un WhatsApp costa 1 credito, un SMS almeno 3. Il piano Professionista PRO include 200 crediti al mese, che si azzerano al rinnovo.

Prendiamo un podologo da solo con 6 appuntamenti al giorno per 20 giorni, 120 al mese. È un esempio, non una media.

Se non bastano puoi ricaricare (100 crediti a 14,50 € + IVA, e i crediti ricaricati non scadono) o passare a Studio Pieno, 49 € + IVA al mese con 400 crediti. Nel mese gratuito il piano non si cambia: Studio Pieno si sceglie dopo il primo addebito.

Da dove si comincia con ZeroDisdette?

Ti iscrivi, scrivi i flussi e colleghi WhatsApp Business. Intanto i promemoria partono come SMS.

1. Iscriviti dalla pagina del mese gratuito del piano Professionista PRO, con la carta e un cellulare italiano confermato con un codice.
2. Scrivi la Firma attività e l'indirizzo di ogni sede in cui ricevi.
3. Crea quattro flussi: prima visita, trattamento, controllo a mesi, domicilio.
4. Collega WhatsApp Business con la guida. Lo fa il titolare, con un account Facebook personale che serve solo a farsi riconoscere da Meta.
5. A fine seduta fissa la successiva, prima che il paziente esca.