Il promemoria deve arrivare a un genitore o a un familiare: quale numero salvare e cosa scrivere

Un ragazzino di dodici anni ha l'appuntamento ogni giovedì, ma il telefono ce l'ha la madre. Una signora di ottant'anni viene accompagnata dalla figlia, che lavora e organizza tutto dal suo cellulare. In tutti e due i casi il promemoria dell'appuntamento al genitore o al familiare è l'unico che serve davvero: se arriva alla persona sbagliata, nessuno lo legge.

Qui trovi a chi mandarlo, quale numero salvare nella scheda, cosa chiedere prima, come fare con i genitori separati e i testi pronti da copiare. Vale per chiunque lavori su appuntamento con bambini, ragazzi o persone anziane.

A chi va il promemoria dell'appuntamento: al cliente o al familiare?

A chi decide se quel giorno la persona arriva. Per un bambino è il genitore che tiene il calendario di casa; per un adulto che gestisce da solo i suoi impegni resta lui, anche se lo accompagna qualcuno.

La domanda da fare al primo incontro è una sola: «Chi organizza la settimana, e a chi scrivo per ricordare gli appuntamenti?». Ecco i casi più comuni.

La tabella nasce dalla pratica di studio e non sostituisce un parere. Per il tuo caso chiedi al tuo consulente o al tuo Ordine.

Quale numero salvare nella scheda del cliente?

Il numero della persona che deve ricevere il promemoria, deciso prima di inserire gli appuntamenti. In ZeroDisdette ogni scheda ha un nome e un solo numero, e i promemoria automatici vanno lì.

Il nome della scheda conta quanto il numero, perché è quello che l'app scrive nel messaggio al posto di {{cliente}}, così come è salvato. Hai due strade.

Scheda intestata a chi riceve. Salvi «Laura Bianchi», la madre, con il suo numero. Il messaggio dice «Gentile Laura Bianchi» e il nome del figlio non compare. In agenda però vedi il nome della madre: scrivi il nome del figlio nel titolo dell'appuntamento o nelle note della scheda, così lo ritrovi.

Scheda intestata a chi viene. Salvi il nome del figlio con il numero della madre. In agenda lo trovi subito, ma il testo va scritto in terza persona («c'è l'appuntamento di...»), e il nome del figlio finisce nel messaggio. Chi prende in mano quel telefono lo legge.

Un dettaglio che fa perdere tempo: il numero viene preso quando salvi l'appuntamento. Se lo cambi nella scheda dopo, gli appuntamenti già in agenda restano sul numero di prima.

Si può scrivere a un familiare senza chiedere?

Con un adulto, meglio di no: il permesso si chiede a lui, prima, e si annota nella scheda. Per i minori si decide con i genitori, e con i ragazzi più grandi conviene sentire anche loro.

Per chi fa una professione sanitaria la regola è scritta nei codici. Il Codice deontologico dei logopedisti, per esempio, all'art. 20 dice che alla relazione di cura partecipano i familiari «ove la persona assistita lo consenta». L'art. 43 ammette la rivelazione del segreto con l'autorizzazione della persona interessata, informata delle conseguenze. L'art. 31 chiede di informare e ascoltare il minore in modo adatto all'età.

C'è anche un caso del Garante privacy da conoscere. Con un provvedimento del 1° giugno 2023 ha sanzionato con 10.000 euro un centro medico che aveva confuso due persone con lo stesso nome e cognome: una delle due riceveva SMS di promemoria per visite mai chieste, e si è trovata intestate fatture di prestazioni fatte all'altra. Nello stesso testo il Garante ha indicato che una prestazione sanitaria riferita a una persona identificata è un dato sulla salute.

Da qui due abitudini prudenti. Nel promemoria solo giorno, ora e studio, mai il motivo dell'appuntamento. E prima di salvare, ricontrolla il numero, soprattutto quando in agenda hai due persone con lo stesso cognome. Per il tuo caso chiedi al tuo consulente o al tuo Ordine.

Genitori separati: a chi va il promemoria dell'appuntamento?

A chi porta il figlio quella settimana, oppure a uno solo dei due con l'accordo di entrambi. Va deciso con tutti e due, per iscritto, al primo incontro.

Secondo l'art. 337-ter del codice civile la responsabilità genitoriale è esercitata da entrambi i genitori, e le decisioni di maggiore interesse sulla salute, l'istruzione e l'educazione dei figli si prendono di comune accordo. Per le questioni di ordinaria amministrazione il giudice può stabilire che la esercitino separatamente. Dove stia il promemoria di un appuntamento non lo dice la norma: per questo conviene un accordo chiaro.

In ZeroDisdette la soluzione che esiste oggi ha un costo, ed è giusto dirlo.

1. Crea due schede, una per genitore, ognuna con il suo numero. Nelle note scrivi il nome del figlio.
2. Inserisci ogni appuntamento sulla scheda di chi lo porta quella settimana. Il promemoria va solo a lui.
3. Dai a tutti e due il calendario completo, scritto, così ognuno sa anche le settimane dell'altro.
4. Ricorda che storico e pagamenti restano divisi sulle due schede. Il conto totale del figlio lo fai tu.

Gli appuntamenti ricorrenti non ci sono: ogni appuntamento si crea uno per uno. Farlo un mese alla volta, con il calendario dei genitori davanti, evita di sbagliare scheda.

Cosa scrivere nel promemoria dell'appuntamento al genitore o al familiare?

Giorno, ora, con chi e dove. Niente motivo dell'appuntamento, niente dettagli personali: il telefono di un genitore o di una figlia passa di mano in mano.

Nei testi sotto, le parole tra parentesi quadre sono le variabili del flusso. La data esce come «16 novembre», senza il giorno della settimana, quindi per il messaggio del giorno prima conviene scrivere «domani». Nessun testo finisce con una variabile: Meta ha rifiutato testi che chiudevano così.

Scheda intestata al genitore, appena fissato

Gentile [Nome], l'appuntamento di suo figlio è fissato il [data] alle [ora] con [professionista]. Quell'ora è riservata a lui, grazie e a presto.

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Scheda intestata a chi viene, numero del familiare, il giorno prima

Buongiorno, domani alle [ora] c'è l'appuntamento di [Nome] con [professionista]. Grazie a chi lo accompagna, vi aspettiamo in studio.

Copia

Familiare di una persona anziana, la mattina stessa

Buongiorno, oggi alle [ora] aspettiamo [Nome] in studio con [professionista]. Se riuscite, arrivate qualche minuto prima per sistemarvi con calma.

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Crea un flusso a parte, per esempio «Famiglie», e sceglilo per questi appuntamenti. Come si costruisce è spiegato in come si crea un flusso di promemoria. Ogni testo nuovo per WhatsApp lo approva Meta, di solito in pochi minuti; intanto parte come SMS.

Tre casi, mestiere per mestiere

Logopedista: una settimana la mamma, una il papà

Con le sedute ogni settimana, il problema dei genitori separati si ripresenta ogni sette giorni. Le due schede funzionano bene se l'accordo con entrambi è scritto insieme al consenso al percorso. Per i casi con un solo genitore che organizza c'è l'articolo su a chi mandare il promemoria quando in logopedia c'è un bambino, e per gli adulti con afasia quello sul promemoria al familiare.

Buongiorno [Nome], questa settimana la seduta è il [data] alle [ora] con [professionista]. Il calendario completo è quello consegnato a tutti e due i genitori, a presto.

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Nutrizionista: il controllo di un bambino

Il numero è quasi sempre quello della madre o del padre, e il controllo cade a settimane di distanza. Con la scheda intestata al genitore il nome del figlio resta fuori dal telefono, e il testo parla di «suo figlio».

Gentile [Nome], il controllo di suo figlio è fissato il [data] alle [ora] con [professionista]. Le scriveremo di nuovo il giorno prima, a presto.

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Personal trainer: il ragazzo di sedici anni

Un sedicenne di solito ha il suo telefono, e WhatsApp, nei suoi termini per l'Europa, chiede almeno 13 anni. Chi paga però è spesso il genitore. Decidi con lui e con il ragazzo a chi va il messaggio, e annotalo nella scheda. Gli altri articoli per chi allena sono nella pagina Personal trainer.

Buongiorno [Nome], domani alle [ora] suo figlio ha l'allenamento con [professionista]. Scarpe da ginnastica e borraccia, a domani.

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Come impostarlo in ZeroDisdette, passo per passo

1. Al primo incontro chiedi chi organizza e, con un adulto, se ti dà il permesso di scrivere al familiare.
2. Scegli a chi intestare la scheda e scrivi nelle note chi riceve i promemoria, da quando e con il permesso di chi.
3. Controlla il numero prima di salvare il primo appuntamento: è quello che resta su tutti gli appuntamenti salvati dopo.
4. Scegli il flusso «Famiglie» quando crei l'appuntamento.
5. Se il familiare non ha WhatsApp, spegni il consenso WhatsApp nella scheda prima di salvare. Con WhatsApp Business collegato, a chi non ha WhatsApp il messaggio non arriva e non passa all'SMS da solo; con il consenso spento parte un SMS, a cui non si può rispondere. I dettagli sono nella guida sul cliente senza WhatsApp.

Se il familiare risponde su WhatsApp, la risposta arriva nella chat di WhatsApp Business dello studio, sul telefono. Il giorno lo ha fissato lo studio, e lo studio lo ricorda alla persona giusta.