Gestionale per logopedisti: cosa serve a chi lavora da solo tra agenda, conti e promemoria, e cosa va tenuto altrove

Chi cerca un gestionale per logopedisti di solito lavora da solo, in partita IVA, con molti bambini in percorso settimanale. Vuole sapere se un programma solo basta per agenda, conti, promemoria, fatture e Sistema TS. Questa pagina risponde per uno studio di logopedia in Italia, poi dice cosa fa ZeroDisdette, un gestionale con promemoria WhatsApp per chi lavora su appuntamento, e cosa lascia ad altri.

La risposta breve: se ti serve un programma unico con documentazione sanitaria, fatture e Sistema TS, ZeroDisdette non fa per te. Tiene l'agenda, ricorda le sedute alla famiglia dal numero dello studio e ti dice chi deve ancora saldare.

Cosa deve tenere un logopedista in libera professione, e dove?

Quattro cose hanno regole precise: la documentazione sanitaria, il consenso informato, il compenso concordato e i dati di spesa per il Sistema TS. L'agenda serve a te e alla famiglia, ma non è uno di questi documenti.

Il Codice deontologico dei logopedisti, approvato il 31 gennaio 2025, chiede all'art. 70 di riportare ogni intervento nella documentazione sanitaria, con dati clinici, valutazioni, attività svolte e pianificazione delle cure, in successione cronologica e in modo completo. All'art. 59 chiede di concordare o preventivare il compenso (Codice deontologico dei logopedisti, FNO TSRM e PSTRP).

Sul lato fiscale, il Sistema Tessera Sanitaria nomina il logopedista tra i professionisti tenuti a inviare i dati delle spese sanitarie (Sistema TS, a chi interessa). La Guida 2023 della Commissione di Albo ricorda che le prestazioni sanitarie sono esenti IVA, con marca da bollo da 2 € sopra 77,47 €, e che le fatture verso persone fisiche non passano dal Sistema di Interscambio (Il lavoro autonomo del logopedista, Guida 2023). Le regole fiscali dell'anno in corso verificale con il commercialista.

Gestionale per logopedisti: cosa fa ZeroDisdette e cosa no?

Fa agenda, promemoria automatici, pagamenti annotati e Report. Lascia fuori documentazione sanitaria, fatture, Sistema TS, prenotazione online e sedute ricorrenti, e preferiamo dirlo per primi.

Nel Report, «Presenze nel periodo» è vera solo se segni a mano chi non si è presentato: le sedute passate diventano «Completato» da sole.

A chi arriva il promemoria quando il paziente è un bambino?

Arriva al telefono salvato nella scheda, di solito quello del genitore che segue il percorso. Va deciso al primo colloquio, insieme alla famiglia.

L'app chiama la scheda «cliente», e nel messaggio il nome esce com'è salvato. Le strade sono due. Se intesti la scheda al genitore, arriva «Gentile Laura Bianchi» e il nome del bambino non compare. Se la intesti al bambino, in agenda vedi lui, e il testo va scritto per chi lo legge, per esempio «la seduta di [Nome]». Quanto mettere del minore in un messaggio è una scelta da fare con prudenza: per il tuo caso chiedi al tuo consulente o al tuo Ordine.

Con gli adulti la regola è un'altra. L'art. 20 del Codice dice che i familiari partecipano alla relazione di cura se la persona assistita lo consente. Per un paziente con afasia, quindi, il promemoria al figlio si concorda prima con lui. Le situazioni con due case o due genitori che si alternano le trattiamo in promemoria della seduta di logopedia ai genitori.

Cosa scrivere nel promemoria della seduta di logopedia?

Giorno, ora e indirizzo, o il link se la seduta è online. Lascia fuori diagnosi, test e qualunque parola sul percorso.

L'art. 43 del Codice chiede il segreto su tutto ciò che si apprende per la professione, e di informarne anche i collaboratori non professionisti, come chi tiene la segreteria. L'art. 25 esclude ogni elemento promozionale dalla comunicazione al pubblico: per prudenza, anche nel promemoria niente sconti né offerte. Il Garante, il 7 marzo 2019, ha indicato che il professionista sanitario non chiede il consenso per i trattamenti necessari alla prestazione, mentre per quelli collegati alla cura solo in senso lato serve un'altra base giuridica (Garante, dati relativi alla salute). In quel testo i promemoria non sono citati.

Quattro testi da adattare (altri sono in messaggi promemoria per logopedisti, testi pronti). Le parole tra parentesi quadre nell'app diventano le variabili di nome, data, ora, indirizzo, link e professionista.

Primo colloquio, alla prenotazione:

Gentile [Nome], abbiamo fissato il primo incontro con [professionista] il giorno [data] alle [ora], in [indirizzo]. Se avete relazioni o valutazioni precedenti, portatele con voi. A presto.

Copia

Percorso settimanale, 24 ore prima:

Buongiorno [Nome], vi ricordo la seduta di domani alle [ora] con [professionista]. Quell'ora è tenuta per voi, a domani.

Copia

Paziente adulto, la mattina stessa:

Buongiorno [Nome], oggi alle [ora] lavoriamo insieme in studio. Arrivi qualche minuto prima, così inizia con calma. A più tardi.

Copia

Seduta online, 2 ore prima:

Gentile [Nome], oggi alle [ora] la seduta è online, a questo collegamento: [link]. Tenete vicino il materiale della settimana. A dopo.

Copia

La data esce come «16 novembre», senza giorno della settimana: se la famiglia ragiona per «martedì», scrivi «domani» nel testo e usa il passo 24 ore prima. Ogni testo finisce con parole, perché Meta rifiuta i WhatsApp che chiudono con una variabile. Ogni testo nuovo lo approva Meta, di solito in pochi minuti, e intanto parte come SMS. Il passo per passo è nella guida Come si crea un flusso di promemoria.

Così il paziente sa che giorno ha la seduta, e sa che quell'ora è tenuta per lui. Il Codice lo dice nel titolo dell'art. 22: «Il tempo di relazione è tempo di cura».

Seduta settimanale: quanti crediti servono a una logopedista?

Un WhatsApp costa 1 credito, un SMS almeno 3. Il piano Professionista PRO include 200 crediti al mese, che si azzerano al rinnovo.

Prendiamo una logopedista con 18 sedute a settimana, circa 78 al mese. È un esempio, non una media.

Se non bastano puoi ricaricare (100 crediti a 14,50 € + IVA, e i ricaricati non scadono) o passare a Studio Pieno, 49 € + IVA al mese con 400 crediti.

Attenzione a una trappola tipica della logopedia. Se a fine seduta fissi le prossime quattro con un flusso che ha il passo «alla prenotazione», alla famiglia arrivano quattro conferme in pochi minuti. Tieni la conferma solo per il primo colloquio, e per il percorso usa un flusso con il solo passo 24 ore prima.

Quanto pesa una seduta vuota per chi fa logopedia?

Con una seduta da 45 €, una sola ora vuota a settimana vale quasi 2.000 € l'anno. Il conto è un esempio da rifare con la tua tariffa.

Uno studio di Parma pubblica 45 € per la seduta da 45 minuti e 54 € per quella da un'ora, più il 4% di contributo INPS (Logopedia Parma, tariffe). È un solo studio, non una media.

Con prestazioni esenti, l'IVA dell'abbonamento probabilmente non la recuperi: chiedi al commercialista. Quel posto, poi, altre famiglie lo aspettano: secondo la Federazione Logopedisti Italiani nel servizio pubblico, per l'età evolutiva, le liste d'attesa arrivano fino a 2 anni, e nel 2023 i logopedisti erano 13.982, 24 ogni 100.000 abitanti contro una media europea di 36 (FLI, memoria alla Camera).

La regola delle 24 ore va nel consenso o nel messaggio?

Nel consenso. Il promemoria ricorda il giorno, la regola la firma la famiglia all'inizio.

Il modello di consenso al percorso logopedico con minori, nella Guida 2023 dell'Albo, prevede sedute di 45-60 minuti con frequenza settimanale, un preavviso di 24 ore e, senza preavviso, il pagamento della prestazione non goduta secondo gli accordi. Se l'accordo lo prevede, annoti nella scheda l'importo della seduta non goduta, e nel Report compare tra i «Da ricevere». L'app non manda solleciti: il saldo lo chiedi tu. Perché inseguire chi non si presenta toglie peso allo studio lo spieghiamo in rincorrere i clienti toglie autorità allo studio; il consenso con la regola delle 24 ore è in consenso informato in logopedia. Se e come applicare la regola nel tuo caso, chiedilo al tuo consulente o al tuo Ordine.

Da dove si comincia con ZeroDisdette?

Ti iscrivi, scrivi i flussi e colleghi WhatsApp Business. Nel frattempo i promemoria partono già, come SMS.

1. Iscriviti dalla pagina del mese gratuito del piano Professionista PRO, con la carta e un cellulare italiano confermato con un codice.
2. Scrivi la Firma attività e l'indirizzo dello studio, pensando al genitore che legge il messaggio.
3. Crea tre flussi: primo colloquio, percorso settimanale, seduta online.
4. Collega WhatsApp Business con la guida. Lo fa il titolare, con un account Facebook personale che serve solo a farsi riconoscere da Meta.
5. Per chi non ha WhatsApp, spegni il consenso WhatsApp nella scheda prima di salvare la seduta, così parte l'SMS.