ZeroDisdette, il gestionale per autoscuole: promemoria di guide ed esami dal WhatsApp della scuola, con i limiti scritti chiari

Chi cerca un gestionale per autoscuola di solito ha due problemi: tante guide brevi da tenere in ordine tra più istruttori, e allievi che arrivano senza ricordarsi l'ora, il punto di partenza o il foglio rosa. Questa pagina dice cosa fa ZeroDisdette per un'autoscuola italiana e, prima ancora, cosa non fa.

ZeroDisdette è un gestionale con promemoria WhatsApp per chi lavora su appuntamento. Su guide ed esami funziona; ad alcune cose che un'autoscuola cerca non arriva, e lo scriviamo subito.

Cosa non fa ZeroDisdette per un'autoscuola?

Non fa prenotare le guide all'allievo, non conta le ore, non rilascia attestati e non parla con la Motorizzazione. Se una di queste cose ti serve dentro lo stesso programma, meglio saperlo adesso.

Se usi già un programma per l'autoscuola, c'è una strada di mezzo: un gestionale esterno può mandare gli appuntamenti a ZeroDisdette con una chiave API, che attiva il titolare. Serve che il tuo programma sappia farlo: chiedilo a chi te lo fornisce.

Cosa fa un gestionale autoscuola come ZeroDisdette?

Tiene le guide per istruttore e fa arrivare all'allievo il messaggio giusto prima di ogni guida e di ogni esame. Il messaggio parte dal numero WhatsApp Business della scuola, una volta collegato, anche con l'app chiusa.

I testi li scrivi tu. Ogni testo nuovo per WhatsApp lo approva Meta, di solito in pochi minuti; nel frattempo quel passo parte come SMS. Finché il numero della scuola non è collegato partono SMS, a cui l'allievo non può rispondere.

Perché in autoscuola una guida saltata pesa più che altrove?

Perché l'allievo ha un calendario fissato dalla legge, e ogni guida persa lo accorcia. In più l'istruttore resta fermo con l'auto, spesso già arrivato al punto di partenza.

Ecco le scadenze che contano, lette nel Codice della strada su Normattiva e sul Portale dell'automobilista del Ministero.

Facciamo un conto. Un allievo che arriva al primo esame di guida al decimo mese, se non lo supera, può ripresentarsi non prima dell'undicesimo e, al secondo insuccesso, solo una volta ancora entro il dodicesimo. Ogni guida saltata a metà percorso spinge l'esame più avanti, verso quel margine.

Per la patente B c'è anche una regola sulle esercitazioni. La legge 25 novembre 2024, n. 177, all'art. 8, dice che prima di esercitarsi con un accompagnatore l'aspirante deve aver fatto guide in autostrada o su strade extraurbane e di notte, e tenere con sé l'attestato dell'autoscuola; le ore le fissano i decreti del Ministero. Come metterle in agenda lo spieghiamo nell'articolo sulle guide obbligatorie della patente B.

Molti allievi sono giovanissimi: secondo il Portale dell'automobilista la AM si prende a 14 anni, la A1 e la B1 a 16. Per loro conviene decidere all'iscrizione se il promemoria va al numero dell'allievo o a quello del genitore: nella scheda c'è un numero solo.

Quanti messaggi mandare per una guida, e quanti per un esame?

Per una guida normale ne basta uno, il giorno prima. Per un esame di guida ne servono tre: la conferma, il giorno prima, la mattina stessa.

Il motivo sta in una trappola che riguarda solo chi fissa tante guide di fila. Se il flusso ha il passo «alla prenotazione», ogni guida salvata manda una conferma entro circa mezzo minuto. La segreteria che fissa dieci guide allo stesso allievo gli manda dieci messaggi in un minuto, e spende dieci crediti.

Due avvertenze sugli orari. Il passo «giorni prima» parte alle 10 e quello della «mattina stessa» alle 8: entrambe le ore si cambiano. Per un esame o una guida alle 7:30, il messaggio delle 8 arriverebbe dopo l'inizio, quindi meglio il passo «ore prima», che è esatto.

La data nel messaggio esce come «16 novembre», senza il giorno della settimana. Per questo nei testi del giorno prima si scrive «domani».

Che testi si possono usare in un'autoscuola?

Questi quattro, da copiare. Tra parentesi quadre i dati che nel flusso diventano variabili.

Guida, il giorno prima

Ciao [Nome], ti ricordiamo la guida di domani alle [ora] con [istruttore]. Ti aspetta a [luogo]: tieni in tasca il foglio rosa. Buona serata dalla tua autoscuola.

Copia

Esame di teoria, tre giorni prima

Ciao [Nome], l'esame di teoria è il [giorno] alle [ora]. Prima di presentarti guarda il video del corso di autoformazione e prepara i documenti che ti abbiamo indicato. In bocca al lupo da tutti noi.

Copia

Esame di guida, appena la data è in agenda

Ciao [Nome], il tuo esame di guida è fissato il [giorno] alle [ora], con partenza da [luogo]. È una data della Motorizzazione e vale solo per te: scrivila sul calendario. Il giorno prima ti scriviamo cosa portare.

Copia

Esame di guida, il giorno prima

Ciao [Nome], domani alle [ora] c'è il tuo esame di guida. Ci troviamo a [luogo] con qualche minuto di anticipo: porta il foglio rosa e i documenti che ti abbiamo indicato in sede. Tutta la scuola fa il tifo per te.

Copia

Ogni testo comincia e finisce con parole, mai con una variabile: Meta rifiuta i testi che finiscono con un dato. Nessuno chiede all'allievo di cambiare giorno: il messaggio ricorda una data già presa. Come si crea un flusso passo per passo è nella guida Come si crea un flusso di promemoria.

Casi a parte: l'esame sospeso per allerta meteo e l'esame con il cambio automatico.

Quanti crediti consuma un'autoscuola, e quale piano basta?

Dipende da guide e messaggi per guida: un WhatsApp costa 1 credito, un SMS almeno 3.

Le guide al giorno sono un esempio: rifai il conto con le tue. Se il WhatsApp della scuola non è collegato, gli stessi messaggi partono in SMS e il conto almeno si triplica.

I crediti inclusi nel piano si azzerano a ogni rinnovo; quelli ricaricati a parte non scadono. Il Professionista PRO è per una persona sola: va bene all'istruttore che lavora da solo. Un'autoscuola con segreteria e più istruttori nell'app ha bisogno di Studio Pieno o Studio Strapieno.

Un'ultima cosa sui numeri di telefono. Col WhatsApp della scuola collegato, se l'allievo non ha WhatsApp il messaggio non gli arriva e non passa all'SMS da solo. Conviene chiederlo all'iscrizione.

Da dove si comincia, in un'autoscuola?

Dal numero della scuola e da due flussi.

1. Collega il WhatsApp Business della scuola con la guida dell'app. Serve WhatsApp Business, non quello normale, e lo fa il titolare.
2. Crea le colonne degli istruttori. Se il titolare guida anche lui, aggiunge la sua.
3. Scrivi due flussi: «Guida», con il solo passo del giorno prima, ed «Esame di guida», con tre passi.
4. Salva le guide della settimana scegliendo il flusso giusto per ognuna, possibilmente a fine guida, prima che l'allievo scenda dall'auto.

Fissare la prossima guida a fine lezione, con la data che arriva per iscritto dal numero della scuola, evita di inseguire l'allievo in chat nei giorni dopo. Perché questo conta lo spieghiamo nella guida su perché rincorrere i clienti toglie autorità.

Secondo UNASCA, una delle associazioni di categoria, attraverso le autoscuole passa il rilascio di circa un milione di patenti e circa tre milioni di rinnovi all'anno. Le regole cambiano spesso: per il tuo caso chiedi alla tua associazione di categoria o al tuo consulente.