Gestionale per psicologi: agenda, fatture e Sistema TS, cosa serve allo studio e dove finiscono i dati dei pazienti

Chi cerca un gestionale per psicologi di solito vuole sapere due cose: se basta un programma solo per agenda, fatture e Sistema TS, e dove finiscono i dati dei pazienti. Questa pagina risponde per uno studio di psicologia in Italia, poi dice cosa fa ZeroDisdette, un gestionale con promemoria WhatsApp per chi lavora su appuntamento, e cosa non fa.

La risposta breve: se vuoi un programma unico che tenga agenda, cartella, fatture e Sistema TS, ZeroDisdette non è la scelta giusta. Tiene l'agenda, ricorda la seduta al paziente dal WhatsApp Business dello studio, una volta collegato, e ti dice chi deve ancora pagare.

Cosa deve tenere per forza uno psicologo, e dove?

Tre cose hanno regole precise: gli appunti di seduta, il compenso concordato all'inizio e i dati delle spese da mandare al Sistema TS.

Il Codice deontologico, all'art. 17, chiede di proteggere la segretezza con la custodia e il controllo di «appunti, note, scritti o registrazioni di qualsiasi genere e sotto qualsiasi forma». Quella documentazione va conservata per almeno cinque anni dopo la fine del rapporto professionale (Codice deontologico, CNOP). L'art. 23 chiede di pattuire il compenso nella fase iniziale, l'art. 24 di dare all'inizio informazioni comprensibili anche sui limiti della riservatezza.

Sul lato fiscale, il Sistema Tessera Sanitaria nomina gli psicologi tra i professionisti sanitari tenuti a inviare i dati delle spese dei pazienti (Sistema TS, a chi interessa). Agli iscritti agli Albi degli psicologi il Sistema TS permette anche di delegare l'invio a un intermediario (Sistema TS, professionisti sanitari), di solito il commercialista.

Secondo ENPAP, la cassa di previdenza degli psicologi liberi professionisti, nel 2024 gli iscritti attivi erano 87.300, l'83,75% donne (ENPAP, bilancio 2024). Per questo negli esempi di questa pagina parliamo di una psicologa.

Dove finiscono i dati dei pazienti: agenda, cartella o fattura?

Ogni dato ha il suo posto: in agenda va solo quello che serve a fissare e ricordare la seduta, il lavoro clinico resta nella cartella. Più nel dettaglio in appunti di seduta e agenda.

Nelle note della scheda cliente scrivi solo cose organizzative, come «preferisce il pomeriggio». Quello che il paziente dice in seduta resta nella cartella.

Cosa fa e cosa non fa ZeroDisdette per uno psicologo?

Fa agenda, promemoria automatici, conti dei pazienti e Report. Non fa cartella clinica, fatture, Sistema TS, prenotazione online né sedute ricorrenti.

Il giorno lo ricorda lo studio: il paziente sa che giorno ha la seduta, e sa che quell'ora è tenuta per lui. Come proporre il promemoria al primo colloquio senza toccare il setting lo spieghiamo in promemoria al paziente e setting.

Sistema TS e fatture: cosa resta fuori dal gestionale per psicologi?

Restano fuori fattura, invio al Sistema TS e opposizione del paziente: il Report di ZeroDisdette non li tocca.

Il paziente può opporsi all'uso delle sue spese sanitarie per la dichiarazione precompilata. Per le spese del 2026 lo fa sul sito del Sistema TS dal 9 febbraio all'8 marzo 2027, oppure scrivendo all'Agenzia delle Entrate dal 1° ottobre 2026 al 2 febbraio 2027 (Agenzia delle Entrate, opposizione).

Le domande frequenti dell'Agenzia delle Entrate indicano che per le prestazioni sanitarie alle persone fisiche non si emette fattura elettronica tramite il Sistema di Interscambio, anche quando il paziente si oppone all'invio (Agenzia delle Entrate, fatture sanitarie). Le regole fiscali cambiano spesso: quelle dell'anno in corso verificale con il commercialista.

In una seduta da 70 € il lavoro si divide così:

1. A fine seduta il paziente paga. Nella sua scheda in ZeroDisdette segni «Ricevuto» 70 €. È un'annotazione: i soldi li incassi tu.
2. Nel programma di fatturazione fai la fattura. L'invio al Sistema TS lo fai tu o il commercialista.
3. A fine mese il Report ti dice l'incassato e, in «Da ricevere», chi ha sedute ancora da saldare. Le sedute da saldare le ricordi tu, a voce o con un messaggio scritto a mano: l'app non manda solleciti.

Cosa scrivere nel promemoria di una seduta dallo psicologo?

Solo giorno, ora e indirizzo, o il link se la seduta è online. Lascia fuori «seduta», «terapia», «psicologa» e qualunque dettaglio sul percorso.

L'art. 11 del Codice dice che lo psicologo non rivela quanto appreso nel rapporto professionale, «né informa circa le prestazioni professionali effettuate o programmate». L'art. 1 estende le regole alle prestazioni a distanza e ai mezzi elettronici. Una nostra lettura prudente: per uno psicologo anche il solo fatto che una persona abbia un appuntamento può dire qualcosa sulla sua salute, e un promemoria si legge a telefono bloccato, magari dal telefono di casa. Pensa anche al nome con cui lo studio compare su WhatsApp, perché lo vede chi guarda il messaggio.

Il Garante della privacy, nei chiarimenti del 7 marzo 2019, ha indicato che il professionista sanitario tenuto al segreto non chiede il consenso per i trattamenti necessari alla prestazione. Quelli legati alla cura solo in senso lato richiedono un'altra base giuridica, e per i trattamenti a fini commerciali del professionista il Garante indica il consenso esplicito (Garante, dati relativi alla salute). In quel testo i promemoria non sono citati. Per il tuo caso chiedi al tuo consulente o al tuo Ordine.

Tre testi da adattare. Le parole tra parentesi quadre nell'app diventano le variabili di nome, data, ora, indirizzo e link.

Primo colloquio, alla prenotazione:

Gentile [Nome], ho segnato il suo appuntamento il giorno [data] alle [ora], in [indirizzo]. La aspetto, a presto.

Copia

Percorso avviato, 24 ore prima:

Buongiorno [Nome], ci vediamo domani alle [ora], nella stanza di sempre. Buona giornata.

Copia

Seduta online, 2 ore prima:

Gentile [Nome], oggi alle [ora] ci vediamo online. Il collegamento è [link] e le consiglio una stanza dove nessuno la sente. A più tardi.

Copia

Il nome esce come lo hai salvato nella scheda, quindi se lì c'è anche il cognome il messaggio dirà «Gentile Laura Bianchi». La data esce come «16 novembre», senza giorno della settimana: «domani» va scritto nel testo. Ogni testo finisce con parole, perché Meta rifiuta i WhatsApp che chiudono con una variabile. Ogni testo nuovo lo approva Meta, di solito in pochi minuti, e intanto parte come SMS. Il passo per passo è nella guida Come si crea un flusso di promemoria.

Se il paziente non viene e non risponde, scrivergli tre volte di seguito non aiuta: lo spieghiamo in rincorrere i clienti toglie autorità allo studio.

Quanti crediti servono con le sedute settimanali?

Un WhatsApp costa 1 credito, un SMS almeno 3. Il piano Professionista PRO include 200 crediti al mese, che si azzerano al rinnovo.

Prendiamo una psicologa con 20 sedute a settimana, circa 86 al mese. È un esempio: rifallo con le tue sedute.

Se non bastano puoi ricaricare (100 crediti a 14,50 € + IVA, e i ricaricati non scadono) o passare a Studio Pieno, 49 € + IVA al mese con 400 crediti. Altri conti sono nella guida quanti promemoria per appuntamento.

Quanto costa a uno psicologo un'ora vuota?

Con una seduta da 70 €, una sola ora vuota a settimana pesa più di 3.000 € l'anno.

Money.it indica 50-100 € a seduta in studio privato, per un minimo di 45 minuti (Money.it, costo di una seduta). Prendiamo 70 €, dentro quella fascia, come esempio da rifare con i tuoi numeri.

Quante di quelle ore torni ad avere con un promemoria non lo sappiamo: dipende dai pazienti e da come lavori.

Da dove si comincia con ZeroDisdette?

Ti iscrivi, scrivi i flussi e colleghi WhatsApp Business. Nel frattempo i promemoria partono già, come SMS.

1. Iscriviti dalla pagina del mese gratuito del piano Professionista PRO, con la carta e un cellulare italiano confermato con un codice.
2. Scrivi la Firma attività e l'indirizzo della stanza o delle sedi in cui ricevi, pensando a chi legge il messaggio.
3. Crea due o tre flussi: primo colloquio, percorso avviato, seduta online.
4. Collega WhatsApp Business con la guida. Lo fa il titolare, con un account Facebook personale.
5. Fissa la seduta successiva a fine seduta. La conferma parte entro circa mezzo minuto, mentre il paziente è ancora nella stanza.