Quanti promemoria per appuntamento e quale piano basta: la tabella con i conti

Prima di scegliere un piano, chi lavora su appuntamento si fa due domande. Quanti promemoria per appuntamento conviene mandare, perché il cliente arrivi senza sentirsi inseguito? E quanti messaggi al mese regge davvero il piano, prima che i crediti finiscano a metà mese?

Qui trovi le due risposte con i numeri: il costo di ogni messaggio in crediti, una tabella che dice quanti appuntamenti copre ogni piano, e i conti fatti per sei mestieri diversi. Se vuoi prima capire quanto ti costa un'ora rimasta vuota, il conto è nella guida quanto costa un'ora vuota.

Quanti promemoria per appuntamento servono davvero?

Dipende da due cose: quanto tempo passa tra il giorno in cui fissi e l'appuntamento, e quanto spesso quel cliente viene. Più la data è lontana, più messaggi servono; più il cliente viene spesso, meno ne servono.

Non esiste uno studio che dica il numero giusto per ogni mestiere. Questa tabella è il nostro giudizio, da adattare al tuo lavoro.

In ZeroDisdette i momenti possibili sono quattro: alla prenotazione (il messaggio parte entro mezzo minuto da quando salvi), alcuni giorni prima (alle 10:00), alcune ore prima (all'ora esatta) e la mattina stessa (alle 8:00). Le due ore fisse si cambiano a mano. Puoi creare più flussi e sceglierne uno per ogni appuntamento: come si fa lo spieghiamo in come si crea un flusso di promemoria.

Quanto costa un promemoria in crediti?

Un WhatsApp costa 1 credito, qualunque sia la lunghezza. Un SMS costa 3 crediti per ogni segmento, e un segmento è di 160 caratteri (153 quando il messaggio è di più segmenti).

Il conto per appuntamento, con SMS da un segmento solo:

Un passo impostato su WhatsApp parte come SMS in alcuni casi: finché lo studio non ha collegato il suo WhatsApp Business, finché Meta non ha approvato quel testo (di solito pochi minuti, a volte di più), se il testo non ha nessuna variabile come il nome o l'ora, se manca il valore di una variabile del testo (per esempio la sede), o se il cliente ha il consenso WhatsApp spento quando salvi l'appuntamento. Attenzione al «Costo stimato» che vedi nel nuovo appuntamento: per un passo WhatsApp conta 1 credito anche quando poi partirà un SMS da 3.

Perché un SMS può costare il triplo del previsto

Il segmento scende da 160 a 70 caratteri se nel testo c'è anche un solo carattere che l'SMS non conosce: un'emoji, la lineetta lunga, l'apostrofo curvo che molti telefoni mettono da soli. Le lettere accentate italiane (à, è, é, ì, ò, ù) invece vanno bene.

Prendiamo questo testo, con il nome Laura Bianchi, il 16 novembre alle 10:30 e il nome Studio Rossi:

Gentile [Nome], il suo appuntamento è fissato per il giorno [data] alle ore [ora] da [Studio]. Quell'ora è riservata a lei, a presto.

Copia

Sono 149 caratteri: un segmento, 3 crediti. Lo stesso testo scritto con l'apostrofo curvo in «Quell’ora» diventa di tre segmenti, cioè 9 crediti. Con un nome lungo come Maria Antonietta Esposito supera i 160 caratteri e costa 6 crediti anche con l'apostrofo dritto. Oltre i tre segmenti (circa 459 caratteri) l'SMS non parte, e l'app non ti lascia salvare il passo.

La tabella: quanti appuntamenti al mese copre ogni piano

Il piano Professionista PRO costa 29 € + IVA al mese, è per una persona e include 200 crediti. Studio Pieno costa 49 € + IVA al mese con 400 crediti, Studio Strapieno 98 € + IVA al mese con 800 crediti: questi due valgono per tutto lo studio.

Appuntamenti al mese coperti dai crediti inclusi:

La riga che conta di più è la seconda: con il WhatsApp collegato e due messaggi ad appuntamento, il Professionista PRO copre 100 appuntamenti al mese. Gli stessi due messaggi in SMS ne coprono 33.

Quale piano basta? I conti per mestiere

I numeri qui sotto sono esempi, con un mese di 4,33 settimane. Sostituiscili con i tuoi.

Fisioterapisti

Nell'indagine FisioScience sulla libera professione, la fascia più comune è di 31-40 trattamenti a settimana: la indica il 23% dei 959 fisioterapisti che hanno risposto, e il report stesso avverte che il campione non è rappresentativo. Con 35 sedute a settimana sono circa 152 al mese. Con un WhatsApp a seduta servono 152 crediti e basta il PRO. Con due ne servono 304, e conviene Studio Pieno. Con un solo SMS a seduta ne servono 456: per questo collegare WhatsApp cambia il conto. Per i cicli a tre sedute la settimana c'è l'articolo sui promemoria in fisioterapia.

Estetiste

Prendiamo un'estetista da sola con 5 appuntamenti al giorno per 22 giorni: 110 appuntamenti. Con due messaggi sono 220 crediti, 20 più del PRO: basta una ricarica da 100. Con tre messaggi sono 330 crediti, e conviene Studio Pieno. Con 8 appuntamenti al giorno e due messaggi si arriva a 352, e serve Studio Pieno. Quanti messaggi per ogni trattamento, dalla ceretta al laser, è spiegato in quanti promemoria inviare per un trattamento estetico.

Massaggiatori

Con 5 massaggi al giorno per 20 giorni sono 100 appuntamenti. Con due messaggi servono 200 crediti esatti: il PRO basta, ma senza margine. Basta un testo nuovo ancora in attesa di Meta, che intanto parte come SMS, per andare oltre. Al cliente fisso da anni due messaggi bastano: la conferma quando fissi e uno il giorno prima, con lo stesso tono di sempre.

Personal trainer

BusinessOnline stima un carico di 20-35 ore a settimana. Con 20 allenamenti a settimana sono circa 87 al mese: con due messaggi 174 crediti, dentro il PRO. Con 25 allenamenti sono circa 108 al mese e 216 crediti: mancano 16 crediti, e basta la ricarica più piccola. Al cliente che viene tre volte a settimana basta spesso un messaggio la sera prima o la mattina, scelto con il passo «ore prima» se l'allenamento è alle 7. Gli altri conti del mestiere sono nella pagina dei personal trainer.

Psicologi

Con 20 sedute a settimana, ognuna con il suo cliente fisso, sono circa 87 sedute al mese. Con due messaggi servono 174 crediti, con tre 261: il PRO regge due messaggi, non tre. Quando la cadenza è settimanale e sempre alla stessa ora, il messaggio del giorno prima spesso basta. Con una seduta ogni due settimane conviene aggiungere la conferma quando fissi. Nel testo bastano giorno e ora.

Logopedisti

La guida dell'Albo dei logopedisti parla di sedute di 45-60 minuti con frequenza settimanale da valutare caso per caso; una logopedista sul suo blog indica 2-3 sedute a settimana. Con un flusso da quattro passi, una famiglia con tre sedute a settimana riceve 12 messaggi in sette giorni: troppi. Con 20 sedute a settimana (circa 87 al mese) servono 348 crediti con quattro passi, 261 con tre, 174 con due. Se inserisci le sedute di tutto il mese in una sera, usa un flusso senza la conferma alla prenotazione, o la famiglia riceve una conferma per ogni seduta, tutte nello stesso momento.

Cosa succede quando i crediti non bastano?

Puoi comprare crediti extra o passare a un piano più grande. I crediti extra non scadono; quelli inclusi nel piano si azzerano al rinnovo.

Le ricariche si fanno dal sito, non dentro l'app del telefono: 100 crediti a 14,50 € + IVA, 200 a 29 € + IVA, 400 a 58 € + IVA, 800 a 116 € + IVA. Si usano sempre prima i crediti inclusi del mese, poi gli extra. Quando stanno per finire l'app mostra «Crediti in esaurimento», poi «Crediti finiti».

Cosa scegliere, secondo i crediti che usi in un mese:

Tra 601 e 700 crediti la differenza con Studio Strapieno è di 5,50 € + IVA. Se ci arrivi ogni mese, il piano più grande ti evita di ricaricare a metà mese; i crediti extra che avanzano, invece, restano per i mesi dopo.

Come far bastare i crediti senza togliere il messaggio che conta

1. Collega il WhatsApp Business dello studio. Lo stesso messaggio passa da 3 crediti a 1, e se il cliente risponde la risposta arriva nella chat di WhatsApp Business dello studio. A un SMS invece non si può rispondere.
2. Usa flussi diversi. Il flusso si sceglie per ogni appuntamento: quattro messaggi al cliente nuovo, uno a chi viene tre volte a settimana.
3. Scrivi testi corti e puliti. Per gli SMS resta sotto i 160 caratteri, con l'apostrofo dritto e senza emoji.
4. Togli la conferma dalle serie. Quando fissi molti appuntamenti in una volta, la conferma parte per ognuno.
5. Tieni i passi in più dove servono. Il primo appuntamento e quello fissato con settimane di anticipo sono quelli che il cliente si scorda più facilmente: lì i crediti in più valgono la spesa.

Un'ultima nota sugli appuntamenti presi all'ultimo: un momento già passato da più di cinque minuti si salta. Se fissi per domani con il flusso da quattro passi, partono solo i messaggi che hanno ancora tempo.