Promemoria a mano ai clienti, la sera, uno per uno: quanto tempo porta via

L'ultimo cliente è uscito, hai cenato, e prima di andare a letto apri l'agenda di domani. Poi WhatsApp: cerchi il primo nome, scrivi, ricontrolli l'ora, mandi, torni all'agenda, passi al secondo. Chi lavora da solo su appuntamento conosce bene questa mezz'ora. In questa guida facciamo il conto di quanto tempo portano via i promemoria a mano ai clienti, vediamo cosa pesa oltre ai minuti e come alleggerire la sera, con o senza un'app.

Quanto tempo porta via scrivere i promemoria a mano ai clienti?

Da circa 2 a 6 ore al mese, contando solo i minuti davanti al telefono. Dipende da quanti clienti hai e da quanto è lungo ogni messaggio.

Il minuto a messaggio comprende tutto: trovare il nome in rubrica o nella chat, guardare l'ora giusta in agenda, scrivere o incollare il testo, rileggerlo. Due minuti sono realistici quando il messaggio cambia da cliente a cliente, per esempio perché devi ricordare cosa portare. Sono stime nostre, da sostituire con le tue.

Prendiamo un personal trainer. Un articolo di BusinessOnline stima per chi fa questo lavoro da libero professionista un carico medio di circa 20-35 ore a settimana. Con 25 allenamenti a settimana sono circa 108 messaggi al mese: a due minuti l'uno, più di tre ore e mezza.

Come fare il conto con i tuoi numeri

1. Stasera, quando scrivi i promemoria di domani, guarda l'orologio all'inizio e alla fine.
2. Dividi i minuti per il numero di messaggi mandati: è il tuo tempo a messaggio.
3. Moltiplicalo per i clienti di un giorno normale e per le sere di lavoro del mese.
4. Aggiungi le risposte: segna per una settimana quante volte riapri la chat dopo aver mandato il messaggio.

Il quarto punto è quello che quasi nessuno conta, ed è spesso il più lungo.

Perché il tempo non è la parte più pesante?

Perché quei minuti cadono nell'ora peggiore della giornata, e dipendono da quanta energia ti è rimasta. Due ore al mese, sparse su ventidue sere, si sentono più di due ore di fila in studio.

La prima cosa è il telefono in mano alle dieci di sera. Il messaggio parte quando hai finito tutto il resto, e a quell'ora si confonde con le chat di amici e famiglia. Il cliente spesso lo legge la mattina dopo.

La seconda è il nome che salta. Una sera sei stanco, scorri l'agenda di fretta e un cliente resta senza messaggio. Te ne accorgi il giorno dopo, quando l'ora resta vuota, e non sai se il messaggio sarebbe servito.

La terza è la risposta. Il cliente scrive «ok grazie», oppure fa una domanda, e alle undici sei ancora in chat. Più il messaggio sembra scritto al momento, più invita a rispondere come a un amico.

C'è poi il segnale che passa al cliente. Una sera il messaggio arriva alle 19, una sera alle 23, una sera non arriva. Il cliente capisce che il promemoria dipende da come è andata la tua giornata, e l'appuntamento perde un po' di peso. Perché inseguire i clienti uno a uno toglie autorità allo studio lo spieghiamo nella guida su rincorrere i clienti.

Cosa cambia da un mestiere all'altro?

Il conto regge per tutti. Cambia il momento della giornata in cui il telefono è fuori portata, e quanto deve essere curato il messaggio. Quelli che seguono sono esempi, da confrontare con la tua giornata.

Estetiste: le mani nella cera

Prendiamo un'estetista che lavora da sola in cabina. Durante una ceretta o una posa di semipermanente il telefono resta sul ripiano, e se una cliente scrive non puoi rispondere. I promemoria di domani finiscono per forza alla sera, dopo la pulizia della cabina. Testi pronti per i singoli trattamenti sono nell'articolo sui messaggi per ceretta, laser e semipermanente.

Nutrizionisti: pochi messaggi, ma lunghi

Una nutrizionista vede meno persone al giorno, con visite lunghe. Il messaggio però non è mai una riga sola: spesso deve ricordare di portare il diario alimentare o le analisi recenti. Qui i minuti a messaggio salgono, e il conto si avvicina alla seconda riga della tabella anche con pochi clienti.

Podologi: guanti e strumenti sterili

Prendiamo un podologo da solo in studio, con i guanti e gli strumenti già pronti per la persona successiva. Prendere il telefono tra un appuntamento e l'altro vuol dire interrompere la preparazione, quindi i messaggi si scrivono a fine giornata. Per chi segue molte persone anziane il testo deve essere anche più chiaro del solito. Un esempio di testi per lo studio è nei messaggi pronti per la podologia.

Personal trainer: dalle 7 fino a sera

Un personal trainer di Milano raccontava a VICE nel 2018 di alzarsi alle 5:45, avere il primo cliente in palestra alle 7 e lavorare fino alle 18 circa, con altre lezioni dopo. In una giornata così il telefono sta nell'armadietto, e i messaggi per il cliente delle 7 partono quando ti ricordi. A che ora dovrebbero arrivargli lo vediamo nell'articolo sul promemoria per chi si allena la mattina presto.

Se continui a mano, come rendi la sera più leggera?

Scrivi sempre alla stessa ora, con lo stesso testo, partendo dall'agenda e non dalla memoria. Bastano poche abitudini per togliere buona parte dei nomi saltati e delle chat infinite.

• Un'ora fissa. Prima di cena è meglio che prima di dormire: il cliente lo legge in tempo per organizzarsi.
• Un testo salvato. Tienilo in una nota del telefono e cambia solo nome, giorno e ora.
• Dall'agenda, in ordine. Scorri gli appuntamenti di domani dal primo all'ultimo e segna chi hai già scritto.
• Nessuna domanda nel testo. Un messaggio che ricorda il giorno e l'ora non chiede risposta, e la chat si chiude lì.

Ecco un testo da copiare e adattare. È scritto per chi dà del Lei: se dai del tu, cambia le prime parole.

Buonasera [Nome], le ricordo l'appuntamento di domani, [giorno della settimana] [data], alle [ora] da [nome dello studio]. Quell'ora è riservata a lei. A domani.

Copia

Anche così il limite resta: il messaggio parte solo se ti ricordi di mandarlo, e alle 19 spesso hai ancora un cliente davanti.

Come funzionano i promemoria automatici su WhatsApp?

Salvi l'appuntamento in agenda e i messaggi partono da soli, all'ora che hai deciso, anche con l'app chiusa e il telefono nell'armadietto. In ZeroDisdette li manda il server, non il tuo telefono.

Il lavoro che resta è segnare l'appuntamento, che fai comunque. Da lì il flusso decide cosa mandare e quando: per esempio una conferma subito, che parte entro circa mezzo minuto dal salvataggio, e un messaggio il giorno prima. Il procedimento completo è nella guida Come si crea un flusso di promemoria.

Prima di contarci, ci sono alcune cose da sapere:

• Parte dal tuo numero. Il messaggio arriva dal numero WhatsApp Business dello studio, una volta collegato. Serve WhatsApp Business, non quello normale, e un account Facebook personale per il collegamento. WhatsApp Business va aperto sul telefono almeno ogni 14 giorni.
• Le risposte restano sul telefono. Se il cliente risponde, la risposta arriva nella chat di WhatsApp Business di sempre. ZeroDisdette non la legge e non la mostra.
• Il testo lo scrivi tu e lo approva Meta. Di solito in pochi minuti. Intanto quel passo parte come SMS, che costa almeno 3 crediti invece di 1 e a cui il cliente non può rispondere.
• Il cliente senza WhatsApp. Col numero collegato, se il cliente non ha WhatsApp il messaggio non gli arriva, e non passa all'SMS da solo. Spegni il consenso WhatsApp nella sua scheda prima di salvare l'appuntamento, e parte l'SMS.
• Gli appuntamenti si inseriscono uno a uno. Gli appuntamenti ricorrenti non ci sono.
• I crediti. Il piano Professionista PRO include 200 crediti al mese, e un WhatsApp ne costa 1. Con 8 clienti al giorno per 22 giorni e un messaggio ciascuno servono 176 crediti. Con 5 clienti al giorno e due messaggi ne servono 220, quindi i 200 non bastano: si ricarica (100 crediti costano 14,50 € + IVA e non scadono) oppure si passa a Studio Pieno, 49 € + IVA al mese con 400 crediti.

Stasera, quando apri l'agenda di domani, guarda l'orologio. Quei minuti, moltiplicati per le sere del mese, sono il tempo che stai dando ai promemoria.