Pacchetto sedute: dove segnare chi ha pagato e quante gliene restano

Hai venduto dieci pacchetti in autunno. A febbraio due clienti vengono ogni settimana, tre non si vedono da un mese e uno ti chiede quante sedute gli restano. Se il conto sta in un quaderno, su un foglio e nella memoria, la risposta arriva dopo dieci minuti e con qualche dubbio. Un pacchetto sedute si tiene in ordine con una riga per cliente e con le condizioni scritte il giorno in cui lo vendi.

Qui trovi cosa scrivere alla vendita, la riga da tenere, un conto con prezzi pubblicati, i messaggi pronti e come si fa in ZeroDisdette, dove il contatore delle sedute non c'è.

Cosa scrivere quando vendi un pacchetto sedute?

Quattro cose, su un foglio che il cliente porta a casa: quante sedute e di che tipo, il prezzo totale e come si paga, entro quando vanno fatte, cosa succede alla seduta saltata. Sono le stesse informazioni che ti servono dopo per fare il conto.

La terza riga è quella che si dimentica più spesso. In un reclamo pubblicato su Altroconsumo nel luglio 2026 una cliente racconta un pacchetto di 5 sedute di pressoterapia da 150 €, fatte solo in parte: racconta che dopo un anno le hanno negato le date perché il pacchetto era «scaduto». Il centro ha ammesso che la durata non era stata messa per iscritto e ha proposto di restituire 90 € per le 3 sedute non fatte.

C'è anche una norma da tenere presente. L'art. 48 del Codice del consumo elenca le informazioni da dare al consumatore prima del contratto, tra cui il prezzo totale con le imposte, le modalità di pagamento, il termine entro cui il servizio viene prestato e la durata del contratto, se applicabile. La stessa norma esclude le transazioni quotidiane eseguite subito: un pacchetto che dura mesi difficilmente lo è, quindi conviene metterlo per iscritto.

Il giorno della vendita puoi mandare anche un riepilogo, a mano da WhatsApp Business:

Gentile [Nome], le riepilogo il pacchetto di oggi: [numero] sedute di [trattamento], [importo] € in tutto, [pagato oggi / pagato oggi in parte, il resto alla seduta numero]. Le sedute vanno fatte entro il [data]. Se una seduta salta senza preavviso di [ore] ore, [si scala dal pacchetto / si recupera]. Quell'ora è riservata a lei: la prossima è il [giorno] alle [ora].

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Dove segnare chi ha pagato e quante sedute gli restano?

In un posto solo, con una riga per cliente. Che sia un foglio, un quaderno o la scheda dell'app, i dati sono sempre cinque, e le sedute rimaste si ricavano dagli altri.

Un esempio con tre clienti e un pacchetto da 10 sedute a 480 €:

Tre regole tengono il conto pulito:

1. Conti solo le sedute svolte. Una seduta in agenda non è ancora fatta, e una saltata conta solo se le condizioni scritte dicono che si scala.
2. Segni l'assenza il giorno stesso. Una settimana dopo non ricordi più se il cliente ha avvisato in tempo.
3. Scrivi il numero della seduta accanto a ogni appuntamento: «Pacchetto 4 di 10». È il modo più rapido per rispondere a chi ti chiede quante gliene restano.

Quanto valgono le sedute che restano nel pacchetto?

Più di quanto sembri, perché sono ore già pagate che dovrai ancora dare. Conviene sapere ogni settimana quante sono e a chi.

Prendiamo i prezzi pubblicati da uno studio di massaggi a Roma: 60 € la seduta da 60 minuti, 270 € il pacchetto da 5, 480 € quello da 10. Nel pacchetto da 10 ogni seduta vale 48 €. Il cliente C della tabella ha 4 sedute da fare: 192 €. Se tre clienti sono fermi con 4 sedute ciascuno, sono 12 ore della tua agenda già pagate, per 576 €, che a fine marzo potrebbero arrivare tutte nella stessa settimana.

Per questo serve il controllo del lunedì: guardi solo le righe con sedute che restano e nessuna data fissata, e scrivi a quei clienti.

Gentile [Nome], nel suo pacchetto restano [numero] sedute, da fare entro il [data]. Le propongo [giorno] alle [ora] oppure [giorno] alle [ora]: mi dica quale preferisce e la segno subito in agenda.

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Il messaggio non chiede scuse e non mette fretta: dice quante sedute restano, la data entro cui vanno fatte e due orari concreti.

Come si segna un pacchetto sedute in ZeroDisdette?

Nella scheda del cliente, alla voce Pagamenti, con una nota libera. Le sedute fatte si contano dall'elenco dei suoi appuntamenti. ZeroDisdette non ha un contatore del pacchetto: il conto delle sedute rimaste lo fai tu.

1. Il pagamento. Nella scheda scegli «Ricevuto», scrivi l'importo e nella nota «Pacchetto 10 sedute, entro 31 marzo». Se il cliente paga metà subito, fai due voci: «Ricevuto» da 240 e «Da ricevere» da 240 con la nota «saldo alla seduta 5». Quando paga, tocchi il cerchio accanto alla voce, che diventa «Da ricevere · saldato».
2. Le sedute. Le crei una per una con «Nuovo appuntamento», in fondo alla scheda, scrivendo nel campo Titolo «Pacchetto 1 di 10», «Pacchetto 2 di 10» e così via. Gli appuntamenti ricorrenti non ci sono.
3. Il conto. Nell'elenco Appuntamenti della scheda ogni seduta ha la sua etichetta: «Svolto», «Non presentato», «Annullato dal cliente», «Riprogrammato». Quelle future hanno accanto «in arrivo». Le sedute rimaste sono il totale meno le svolte, più o meno le saltate secondo le tue condizioni.
4. Chi deve saldare. Nel Report, «Da ricevere» mostra il saldo aperto di oggi, con i clienti dal debito più alto in cima.

Cinque cose che falsano il conto:

• Gli appuntamenti passati diventano svolti da soli. Se il cliente non viene e non segni «Non presentato», quella seduta risulta fatta.
• Una seduta riprogrammata resta nello storico come «Riprogrammato», e la nuova riprende lo stesso titolo. La vecchia non va contata.
• Gli importi si scrivono senza il punto delle migliaia: 1200, non 1.200, che il campo leggerebbe come 1,20 €.
• Le voci non si modificano. Se sbagli la cancelli con la x e la riscrivi. La data accanto è il giorno in cui l'hai creata: per questo la scadenza va scritta nella nota.
• Un «Ricevuto» nuovo non chiude un «Da ricevere». Per saldare si tocca il cerchio, altrimenti l'incassato conta due volte lo stesso importo.

Il Report ti dice chi deve ancora pagare, non chi ha sedute da fare. L'elenco dei pacchetti aperti lo tieni tu, anche solo come riga nella nota. Le voci della scheda non sono scontrini né fatture: quelli restano dove li fai oggi.

E i promemoria delle sedute del pacchetto?

Ogni seduta che metti in agenda ha i suoi promemoria, come un appuntamento qualsiasi. Il numero della seduta non è una variabile: nel messaggio automatico scrivi il giorno e l'ora, il conto lo dici a voce.

Due testi per un flusso dedicato ai pacchetti:

Alla prenotazione

Buongiorno {{cliente}}, la prossima seduta del suo pacchetto è fissata il giorno {{data}} alle {{ora}} da {{attività}}. La aspettiamo, a presto.

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24 ore prima

Buongiorno {{cliente}}, domani alle {{ora}} c'è la seduta del suo pacchetto da {{attività}}. Quell'ora è riservata a lei.

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La data esce come «16 novembre», senza il giorno della settimana. {{attività}} è la Firma attività: finché è vuota, o finché Meta non ha approvato il testo, il passo parte come SMS. Su WhatsApp ogni messaggio costa 1 credito, come SMS almeno 3: un pacchetto da 10 sedute con due messaggi a seduta vale 20 crediti su WhatsApp, 60 o più come SMS. Come si mettono in fila i passi lo spieghiamo in come si crea un flusso di promemoria.

Se fai massaggi

Secondo Quotidiano Nazionale gli abbonamenti ai massaggi si propongono spesso in cicli da 5 o 10 sedute. Con il listino di Roma visto sopra, dentro il pacchetto la seduta vale 54 € o 48 €, contro i 60 € della seduta singola: ogni seduta che resta ferma è un'ora che hai già venduto a meno. Come fissare tutte le date di un ciclo il primo giorno lo trovi in ciclo di linfodrenaggio, dieci sedute in cinque settimane. Altre guide nella sezione Massaggiatori.

Se il pacchetto si paga a rate o la seduta salta

Per le rate legate alle sedute c'è l'esempio del pacchetto di trattamenti estetici pagato a rate. Per decidere se la seduta saltata si scala o si recupera, il ragionamento è in pacchetto da 10 sedute già pagato.

Questa guida non è un parere legale né fiscale. Su scadenze, rimborsi e documenti da emettere per un pacchetto, per il tuo caso chiedi al tuo consulente, al tuo commercialista o alla tua associazione di categoria.