Più professionisti nello stesso studio: agenda condivisa, colonne, crediti e chi vede cosa

Quando in studio si lavora in due, in tre o in cinque, il quaderno degli appuntamenti smette di bastare il giorno in cui una cliente arriva e nessuno sa con chi aveva preso l'ora. Un'agenda condivisa per uno studio con più professionisti risolve quel problema solo se prima si decidono tre cose: chi ha una colonna, chi vede cosa e chi scrive ai clienti. In questa guida le vediamo una per una, con i conti dei crediti e le differenze tra un centro massaggi, uno studio di personal training, uno di nutrizione e uno di podologia.

Come si organizza un'agenda condivisa in uno studio con più professionisti?

Si dà una colonna a ogni persona che riceve clienti, e si fissano gli appuntamenti nella colonna di chi farà la seduta. Così alla stessa ora possono esserci più clienti senza che nessuno si sovrapponga.

In ZeroDisdette la vista Giorno mostra una colonna per professionista. Chi entra nello studio col codice dello studio ottiene subito la sua colonna. Le altre si aggiungono a mano nella sezione «Professionisti», con il nome che si vuole.

Due cose sorprendono quasi tutti il primo giorno:

• Il titolare non ha una colonna. Chi crea lo studio compare come «Segreteria», con accanto «gestore dello studio». Se anche lui lavora con i clienti, si aggiunge una colonna col suo nome.
• Le colonne vanno alle persone. Il nome della colonna è quello che il cliente legge nel messaggio, quindi le cabine restano fuori. Una colonna chiamata «Cabina 2» scriverebbe «con Cabina 2».

Chi vede cosa nell'agenda condivisa dello studio?

Ognuno vede i suoi appuntamenti, quelli non assegnati a nessuno e quelli dei colleghi che condividono. Chi tiene la privacy accesa lo vede solo lui, anche il titolare resta fuori.

La regola è la stessa per agenda, schede dei clienti, crediti e incassi, e vale per tutti allo stesso modo. Chi entra col codice parte con la privacy accesa. Per farsi vedere va in «Impostazioni», «Il tuo profilo», e accende «Condividi con lo studio».

Un professionista non può modificare gli appuntamenti di un collega. Se il titolare passa una persona da Segreteria a Professionista, l'app le crea la colonna e le accende la privacy; se la riporta a Segreteria, la privacy si spegne.

Cosa decidere il primo giorno, prima di far entrare i colleghi

1. Chi lavora con i clienti. Ogni persona che riceve clienti ha una colonna, titolare compreso se lavora.
2. Chi fissa gli appuntamenti. Se c'è qualcuno al banco o al telefono, entra come Segreteria.
3. Chi condivide. Collaboratori con clienti propri possono tenere la privacy; chi lavora per lo studio di solito condivide, così la segreteria vede la sua colonna.
4. Come si chiamano le colonne. Scrivile come vuoi che il cliente legga il nome: «Marta», «dott.ssa Rossi», «Luca, il trainer».
5. Come si contano i crediti. Conto unico o per professionista: lo vediamo più sotto.

Da quale numero partono i promemoria, e con quale nome?

Partono tutti dal numero WhatsApp Business dello studio, una volta collegato dal titolare. Ogni messaggio però può portare il nome di chi riceverà il cliente.

Nel testo del flusso la variabile {{professionista}} stampa il nome della colonna dell'appuntamento. C'è anche {{operatore}}, che stampa chi ha fissato l'appuntamento: utile se al banco lavorano più persone. Un testo che puoi copiare nel flusso dello studio, e adattare:

Buongiorno {{cliente}}, le confermiamo l'appuntamento del {{data}} alle {{ora}} con {{professionista}}, da {{attività}}. Quell'ora è riservata a lei, ci vediamo in studio.

Copia

{{data}} scrive solo giorno e mese, per esempio «16 novembre», senza il giorno della settimana. Il testo non deve iniziare né finire con una variabile, perché Meta lo rifiuta: per questo dopo l'ultima ci sono altre parole. Se la «Firma attività» è vuota, {{attività}} non ha un valore e quel passo parte come SMS. Come costruire i passi del flusso è spiegato in come si crea un flusso di promemoria.

Una decisione da prendere insieme: se il cliente risponde su WhatsApp, la risposta arriva nella chat di WhatsApp Business dello studio, sul telefono collegato. ZeroDisdette non la legge e non la mostra. Serve quindi una persona che guardi quel telefono e giri il messaggio al collega giusto. Se lavori in una struttura non tua e il tema è da quale numero scrivere, c'è l'articolo per i personal trainer in una palestra non loro.

Quanti crediti servono a uno studio con più professionisti?

Dipende da quanti appuntamenti fa lo studio in tutto e da quanti messaggi mandi per ognuno. Un WhatsApp costa 1 credito, un SMS almeno 3.

Il piano Professionista PRO è per una persona sola: col PRO attivo nessuno entra col codice. Per lavorare in più persone servono Studio Pieno, 49 € + IVA al mese con 400 crediti, o Studio Strapieno, 98 € + IVA al mese con 800 crediti. I crediti extra costano 0,145 € + IVA l'uno, in pacchetti da 100, 200, 400 o 800, e non scadono. Gli inclusi del mese invece si azzerano al rinnovo.

Prendiamo come esempio un centro con tre operatori, ognuno con 5 sedute al giorno per 20 giorni: 300 appuntamenti al mese.

Il conto completo, piano per piano, è in quanti promemoria per appuntamento e quale piano basta.

Conto unico o crediti per professionista?

Nella schermata Crediti, alla voce «Modalità saldo», si sceglie tra «Conto unico studio» e «Per professionista». Con il conto unico tutti i promemoria scalano dallo stesso saldo. Con il conto per professionista gli inclusi del mese si dividono in parti uguali tra le persone entrate come professionista, e ognuno consuma il suo.

Il conto per professionista serve quando i collaboratori lavorano per conto proprio e ognuno risponde dei suoi messaggi. Però la divisione è in parti uguali anche se uno lavora il doppio dell'altro, e la colonna aggiunta a mano dal titolare non riceve una quota. Se il titolare lavora con i clienti, il conto unico è la scelta più semplice. Il cambio di modalità si applica solo quando l'hanno accettato tutti gli accessi dello studio.

Centro massaggi, personal training, nutrizione, podologia: cosa cambia

Centro massaggi con operatori fissi e a chiamata

La domanda tipica è «come vedo tutto senza che ognuno sappia tutto degli altri». Gli operatori fissi di solito condividono con lo studio, così chi sta al banco vede la loro colonna e fissa per loro. Chi viene a chiamata può avere la sua colonna e restare in privacy, ma allora la segreteria non vede quando è libero. I turni in cabina restano fuori dall'agenda: le colonne sono per operatore. Altri temi del mestiere sono nella pagina per i massaggiatori.

Studio di personal training con trainer collaboratori

Qui spesso ogni trainer porta clienti propri e lavora a percentuale. Con la privacy accesa il titolare non vede gli incassi del collaboratore: se la percentuale si calcola su quegli incassi, conviene decidere prima se il trainer condivide o se porta lui il conto a fine mese. Gli appuntamenti ricorrenti non ci sono, quindi chi ha il cliente fisso del martedì lo segna ogni volta.

Studio di nutrizione con biologa e dietista

Due professioniste con titoli diversi possono stare nella stessa agenda, ognuna con la sua colonna. Il nome della colonna è la firma che il cliente legge nel promemoria: scrivila come ti presenti nel tuo studio. Con la privacy accesa le schede dei clienti di una non compaiono all'altra. In ogni caso nel messaggio restano solo giorno, ora e luogo, nessuna parola sul percorso.

Studio di podologia con segretaria e collaboratori

Il codice deontologico del podologo pubblicato dalla FNO TSRM e PSTRP chiede, all'art. 10, di informare collaboratori e discenti dell'obbligo del segreto professionale. Secondo l'art. 24, l'informazione a terzi si può dare previo consenso esplicito della persona assistita; lo stesso articolo ripete che collaboratori e studenti vanno informati del segreto (codice deontologico, FNO TSRM e PSTRP). La privacy dell'app decide chi vede cosa sul telefono; dire alla segretaria cosa può riferire e a chi resta un compito del podologo. Per il tuo caso chiedi al tuo consulente o al tuo Ordine. Gli altri temi sono nella pagina per i podologi.

Cosa l'agenda condivisa non fa

Prima di far entrare i colleghi, meglio sapere i limiti di oggi:

• Un numero WhatsApp per ogni collaboratore: i promemoria partono dal numero dello studio.
• Lettura delle risposte nell'app: stanno nella chat di WhatsApp Business del telefono collegato. A un SMS il cliente non può rispondere.
• Prenotazione online da parte del cliente: gli appuntamenti li inserisce lo studio.
• Appuntamenti ricorrenti e contatore dei pacchetti: ogni appuntamento si crea uno per uno, e i pacchetti si annotano nei pagamenti con una nota.
• Fatture e incassi dai clienti: «Ricevuto» è un'annotazione, non un pagamento.
• Il cliente senza WhatsApp: col numero collegato il messaggio non gli arriva e non passa all'SMS da solo. Si spegne il consenso WhatsApp nella sua scheda prima di salvare l'appuntamento, e parte l'SMS.

Stasera, prima di mandare il codice ai colleghi, scrivi su un foglio le cinque decisioni qui sopra. Quando entrano, l'agenda è già pronta per tutti.