Promemoria appuntamento al cliente senza WhatsApp: cosa gli arriva davvero dal tuo studio

Ogni studio ne ha qualcuno: il signore che viene alla ginnastica dolce con il telefono a tasti, la cliente che WhatsApp non lo vuole, chi ha lasciato un numero che usa solo per chiamare. Per loro la domanda è semplice: il promemoria dell'appuntamento, a un cliente senza WhatsApp, arriva o no?

La risposta dipende da una cosa sola: se il tuo studio ha collegato il suo numero WhatsApp Business. Qui trovi cosa succede nei due casi, come far arrivare comunque il giorno e l'ora, quanto costa in crediti e i testi pronti da copiare, uno per ogni mestiere.

Quanti dei tuoi clienti potrebbero non avere WhatsApp?

Dipende dall'età di chi viene da te. WhatsApp passa da internet, e secondo l'Istat nel 2024 ha usato internet nei tre mesi prima dell'intervista l'81,9% delle persone dai sei anni in su.

Tra i 65 e i 74 anni la quota scende al 68,1%. Dai 75 anni in su si ferma al 31,4%. Se tra i tuoi clienti ci sono molte persone anziane, il caso del cliente senza WhatsApp non è raro: va previsto, prima che una seduta resti vuota senza che nessuno se ne accorga.

Cosa riceve un cliente senza WhatsApp dal tuo studio?

Dipende dal collegamento del numero e da un interruttore nella sua scheda. Ecco i casi, come funziona oggi ZeroDisdette.

Il caso che crea problemi è il terzo. Il consenso WhatsApp nella scheda è acceso di partenza, quindi se non fai nulla il cliente senza WhatsApp resta senza promemoria.

Perché il messaggio non passa all'SMS da solo?

Perché oggi ZeroDisdette, a numero collegato, non prova un secondo canale quando WhatsApp non consegna. Il messaggio parte dal numero dello studio verso WhatsApp, e lì si ferma.

Meta, nella pagina per gli sviluppatori che elenca gli errori di WhatsApp, indica tra i motivi per cui un messaggio non può essere consegnato proprio questo: il numero del destinatario non è un numero WhatsApp. Il credito di quel messaggio torna indietro solo quando l'esito della consegna risulta fallito.

C'è un dettaglio da conoscere. Nell'app il promemoria partito da solo può risultare «Inviato». Vuol dire che è uscito, non che il cliente l'ha ricevuto. Non prenderlo come conferma di lettura.

Come fai arrivare il promemoria dell'appuntamento a un cliente senza WhatsApp?

Spegni il consenso WhatsApp nella sua scheda prima di salvare l'appuntamento: da quel momento i suoi promemoria partono come SMS. Ecco i passi.

1. Chiedi alla prima visita. «Su questo numero usa WhatsApp?» Una domanda di cinque secondi, mentre fissi il giorno, ti risparmia di scoprirlo dopo.
2. Apri la scheda del cliente e cerca il riquadro «Consenso promemoria WhatsApp». Spegni l'interruttore.
3. Salva l'appuntamento dopo. La scelta conta nel momento in cui salvi: i passi WhatsApp del flusso diventano SMS. Un passo impostato su «Entrambi» diventa solo SMS.
4. Scegli un flusso corto per lui. Ogni SMS costa almeno 3 crediti. Per questi clienti di solito bastano la conferma e il messaggio del giorno prima. Come si costruisce un flusso lo spieghiamo in come si crea un flusso di promemoria.
5. Metti il nome dello studio nel testo. L'SMS arriva col nome dello studio se è stato approvato, altrimenti da «0Disdette». Il cliente deve capire subito chi gli scrive. Su come scegliere il mittente c'è un esempio nella guida al nome WhatsApp Business e al mittente SMS.

Una nota sull'etichetta: con il consenso spento la scheda dice che i promemoria WhatsApp non partono per quel cliente. È così, ma al loro posto parte l'SMS. Se un cliente non vuole proprio nessun messaggio, spegni l'interruttore «Promemoria automatici» quando salvi l'appuntamento.

E se non sai se ce l'ha? Puoi creare un flusso a parte con i passi su «Entrambi» e sceglierlo per quell'appuntamento. Partono WhatsApp e SMS insieme: chi non ha WhatsApp riceve l'SMS, chi ce l'ha riceve due messaggi. Ogni passo costa 4 crediti, 1 più 3, se l'SMS sta in un segmento. Va bene per un appuntamento o due, finché non hai chiesto.

Quanto costa un promemoria SMS rispetto a un WhatsApp?

Un WhatsApp costa 1 credito, di qualsiasi lunghezza. Un SMS costa 3 crediti per ogni segmento da 160 caratteri, e non meno di 3.

Un esempio, per fare il conto con i tuoi numeri. Prendiamo uno studio con 5 clienti senza WhatsApp che vengono 4 volte al mese, con 2 messaggi ad appuntamento. Sono 40 SMS, cioè 120 crediti, contro i 40 che servirebbero su WhatsApp. Il piano Professionista PRO ne include 200 al mese.

Se i crediti non bastano, si ricaricano dal sito: 100 crediti costano 14,50 € + IVA, e quelli ricaricati non scadono. Con più persone nello studio ci sono i piani Studio Pieno, 49 € + IVA al mese con 400 crediti, e Studio Strapieno, 98 € + IVA al mese con 800.

Come si scrive un SMS di promemoria che resta in 160 caratteri?

Testo breve, niente emoji e niente segni strani. Basta un carattere fuori dall'alfabeto degli SMS e il segmento scende a 70 caratteri, cioè il costo raddoppia o triplica.

• Fuori: emoji, lineette lunghe, apostrofo curvo (’). Usa l'apostrofo dritto (').
• Dentro: le lettere accentate è, é, à, ì, ò, ù.
• Il simbolo € conta per due caratteri.
• Il nome del cliente esce come è salvato in scheda, nome e cognome: un nome lungo pesa.
• La data esce come «16 novembre», senza giorno della settimana. Per il messaggio del giorno prima scrivi «domani».
• Oltre tre segmenti, circa 459 caratteri, l'SMS non parte.

Quali testi usare, mestiere per mestiere?

Qui sotto un testo per ogni mestiere, scritto per stare in un SMS con nomi e orari normali. Sostituisci i segnaposti tra parentesi quadre con i dati del tuo flusso. Nessuno finisce con un segnaposto: per WhatsApp, Meta ha già rifiutato testi che chiudono con una variabile.

Fisioterapista: il ciclo di sedute

Le sedute di un ciclo si salvano una per una, perché gli appuntamenti ricorrenti non ci sono. Il consenso invece lo spegni una volta nella scheda, e vale per ogni seduta che salvi dopo. A chi ha un cellulare semplice, consegna anche un foglio con tutte le date del ciclo.

Gentile [Nome], domani alle [ora] ha la seduta con [professionista]. Le date successive sono sul foglio che le ho dato. A domani.

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Podologo: telefono semplice o solo fisso

Chi ha un cellulare a tasti riceve gli SMS come tutti. Chi ha solo il fisso no: per lui il foglio con giorno e ora scritto a mano alla fine della visita conta più di qualsiasi flusso.

Gentile [Nome], domani alle [ora] la aspettiamo da [nome dello studio]. Porti le scarpe che usa tutti i giorni. A domani.

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Osteopata: sedute a settimane di distanza

Quando tra una seduta e l'altra passano settimane, la conferma subito dopo la visita è il messaggio che conta. In SMS conviene dire già che ne arriverà un altro.

Gentile [Nome], la prossima seduta è fissata il [data] alle [ora]. Le scriverò di nuovo il giorno prima. A presto.

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Personal trainer: ginnastica dolce e lezioni presto

Se il signore della ginnastica dolce ha un telefono a tasti, l'SMS gli arriva come qualsiasi altro messaggio. Se alleni alle 7, un messaggio della mattina stessa alle 8 arriverebbe dopo l'inizio: meglio il giorno prima.

Buongiorno [Nome], domani alle [ora] ci vediamo per la ginnastica. Scarpe comode e acqua. A domani da [tuo nome], il suo trainer.

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Estetista: la cliente che WhatsApp non lo vuole

Qualche cliente preferisce non ricevere WhatsApp da un centro. Rispetta la scelta: spegni il consenso e le arriva un SMS. Se invece non vuole nessun messaggio, spegni i promemoria su quell'appuntamento.

Gentile [Nome], le ricordo il trattamento di domani alle [ora] da [nome del centro]. Quell'ora è riservata a lei.

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Nutrizionista: il controllo dopo qualche settimana

Può capitare che il numero lasciato alla prima visita sia quello del lavoro, senza WhatsApp. Al primo controllo chiedi quale numero usare e aggiorna la scheda prima di salvare il successivo.

Gentile [Nome], domani alle [ora] ha il controllo con [professionista]. Se ha domande, le scriva su un foglio e le porti. A domani.

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Cosa resta in mano allo studio

Il promemoria scritto aiuta chi lo riceve. Per chi non lo riceve, l'autorità resta quella di sempre: il giorno fissato a voce, scritto su un foglio, ripetuto con calma prima che il cliente esca. Il messaggio arriva dopo, e conferma quello che hai già detto.

Il resto è organizzazione: una domanda alla prima visita, un interruttore nella scheda, un flusso corto. Perché valga la pena farlo bene lo raccontiamo in perché rincorrere i clienti toglie autorità allo studio. Per decidere quanti messaggi mandare c'è l'esempio delle estetiste su quanti promemoria inviare, e le altre guide sono nella pagina Guide per tutti.