Quanto costa un appuntamento saltato: il conto dell'ora che resta vuota, da rifare con la tua tariffa

Quanto costa un appuntamento saltato? Quasi sempre più di quanto pensi guardando la singola ora. La tariffa che non entra è la parte che si vede; sotto ci sono la stanza già pagata, il materiale preparato e la mezz'ora di strada. E un'ora che resta vuota ogni settimana, moltiplicata per un anno, diventa una cifra che merita un posto nel tuo foglio dei conti.

Questa guida ti dà il metodo, con numeri d'esempio presi da fonti italiane. Il conto vero lo rifai tu, con la tua tariffa e la tua agenda.

Quanto costa un appuntamento saltato in un anno?

La formula è semplice: tariffa per ore vuote a settimana per settimane lavorate. Con 50 € a ora, un'ora vuota a settimana e 46 settimane di lavoro sono 2.300 € lordi l'anno.

Le 46 settimane sono un esempio: tolgono circa sei settimane tra ferie, feste e giorni fermi. Se chiudi tutto agosto o lavori anche d'estate, metti le tue. E se le ore vuote sono due a settimana, il conto raddoppia: 4.600 €.

Il numero serve a sapere quanto ti costa lasciare le cose come sono. Quante di quelle ore torneranno piene nessuno può dirlo, ma è il punto da cui partire per decidere se valga la pena cambiare qualcosa.

Come si rifà il conto con la tua tariffa?

In cinque passi, con l'agenda dell'ultimo mese aperta davanti. Ci vogliono dieci minuti.

1. Tariffa dell'ora. Se vendi pacchetti, dividi il prezzo del pacchetto per il numero di appuntamenti.
2. Costi che paghi comunque. Stanza o cabina affittata a ore, materiale monouso già aperto, strada se lavori a domicilio. Questi non spariscono quando il cliente non arriva.
3. Ore vuote del mese. Contale una per una: chi non si è presentato e chi ha annullato quando ormai non potevi dare l'ora a nessuno. Tienile in due righe separate.
4. Settimane lavorate. Dalle 52 dell'anno togli ferie, feste e periodi fermi.
5. Il conto dell'anno. Ore vuote del mese per 12, poi per la tariffa. Aggiungi i costi del passo 2 per ogni ora vuota.

Puoi copiare questa tabella su un foglio e compilare la colonna di destra.

Il totale dell'esempio è più alto della sola tariffa persa perché l'ora vuota ti costa due volte: non incassi, e paghi lo stesso la stanza.

Cosa entra nel conto oltre alla tariffa?

Quello che hai già speso per quell'ora e il tempo che ci hai messo intorno. Sono le voci che si dimenticano più spesso.

La stanza a ore. Se affitti uno studio a ore, l'ora vuota va sotto zero. Con una seduta da 70 € e una stanza da 15 €, l'ora fatta ti lascia 55 €, quella persa ti toglie 15 €.

La preparazione. Il materiale scelto per quella persona, le note rilette la sera prima, la cabina sistemata. Il tempo non torna, anche se il materiale a volte si riusa.

La fascia intorno. Chi lavora a domicilio organizza il giro attorno a ogni appuntamento. Se salta quello delle 10, la mattinata resta spezzata e le ore prima e dopo non si possono dare ad altri.

I messaggi scritti a mano. Anche quando tutti arrivano, ricordare il giorno costa tempo. Con 20 appuntamenti a settimana e due messaggi a testa, a un minuto l'uno, sono circa 40 minuti a settimana passati sul telefono, spesso la sera.

Lordo o netto: quale numero usare?

Il lordo ti dice quanto entra in meno, il netto quanto ti resta in tasca. Per decidere se un'ora vuota pesa, il lordo basta; per il bilancio dell'anno serve il netto.

Il netto dipende dal regime fiscale. Prendiamo un esempio con i numeri pubblicati da CentroFiscale per un podologo in regime forfettario: coefficiente di redditività del 78%, contributi INPS del 26,07% (per chi non ha un'altra copertura previdenziale), imposta sostitutiva del 15% (5% nei primi cinque anni). Su una seduta da 60 € restano circa 43 € netti, circa 46 € nei primi anni. Sono conti fatti da noi su quelle aliquote: il tuo caso fallo controllare al tuo commercialista.

Gli esempi, mestiere per mestiere

Le tariffe qui sotto sono esempi dentro le forbici pubblicate online, non medie ufficiali. Ogni riga ha la sua fonte.

Per i primi tre il conto è su 46 settimane, per la logopedia su 44: molti percorsi seguono il calendario della scuola. Sono ipotesi nostre.

Psicologi: la seduta e la stanza

Money.it indica in studio un costo medio tra 50 e 100 € a seduta, per un minimo di 45 minuti. Con 70 € e una seduta vuota a settimana sono 3.220 € lordi l'anno. Se lavori in una stanza a ore il conto peggiora: ogni seduta saltata è anche una stanza pagata a vuoto. Il resto è nella pagina per gli psicologi.

Fisioterapisti: la fascia più comune

Secondo l'Osservatorio FisioScience sulla libera professione 2025, riportato da Money.it, la fascia indicata più spesso è 41-50 € lordi a seduta, dal 34,93% dei 959 fisioterapisti che hanno risposto. Il campione non è rappresentativo di tutta la categoria. Con 45 € e una seduta vuota a settimana sono 2.070 € l'anno; con due, 4.140 €. Altri conti nella pagina per i fisioterapisti.

Podologi: lordo e netto

Cronoshare dà per una seduta una forbice da 60 a 120 €, con prezzi solo indicativi. Prendiamo il minimo, 60 €: una seduta vuota a settimana vale 2.760 € lordi l'anno. In forfettario, con il conto fatto sopra, il netto scende verso i 1.960 €. Poi c'è il materiale sterile preparato per quella seduta. Vedi la pagina per i podologi.

Logopedisti: la seduta e il resto della catena

Uno studio di Parma pubblica le sue tariffe: 45 € per 45 minuti, 54 € per un'ora, più il 4% di contributo INPS. È un solo studio, non una media. Con 45 € e 44 settimane, una seduta vuota a settimana sono 1.980 € l'anno; a 54 € sono 2.376 €. Nel conto della logopedia c'è anche quello che non si scrive in euro: il passaggio degli esercizi con chi accompagna e il materiale preparato per quel percorso. Il resto nella pagina per i logopedisti.

Come sai quante ore restano vuote davvero?

Dall'agenda, contando a mano. A memoria quasi tutti sottostimano: ci si ricorda la settimana brutta e si dimenticano le ore sparse.

Se usi un gestionale, guarda se ti mostra le presenze. In ZeroDisdette il Report ha «Presenze nel periodo»: appuntamenti svolti diviso svolti più non presentati più annullati dal cliente. Attenzione però: gli appuntamenti passati diventano «Completato» da soli. Se non segni a mano «Non presentato» quando qualcuno non arriva, la percentuale resta alta e il conto viene sbagliato.

Quanto vale il conto, messo accanto al costo dei promemoria?

Serve a capire quanto puoi spendere per far arrivare i clienti. Il piano Professionista PRO di ZeroDisdette costa 29 € + IVA al mese: 35,38 € IVA inclusa, 424,56 € l'anno. Se l'IVA non la puoi recuperare, il costo da mettere nel conto è quello IVA inclusa: se è il tuo caso te lo dice il commercialista.

Nell'esempio da 45 € a seduta, l'abbonamento di un mese vale meno di una seduta. Nessuno può dirti quante ore vuote torneranno piene: non lo promettiamo noi e non dovrebbe prometterlo nessuno. Il confronto ti dice solo da che cifra parte il ragionamento.

Il primo messaggio conta più degli altri. Una conferma che arriva subito dopo aver fissato dice al cliente che quell'ora esiste ed è tenuta per lui. Per esempio:

Buongiorno [Nome], la aspettiamo il [giorno] alle [ora] in studio. Quell'ora è riservata a lei. A presto!

Copia

Se lo imposti in ZeroDisdette come testo del flusso, le variabili prendono il posto dei segnaposto, e dopo l'ultima ci vogliono sempre delle parole:

Buongiorno {{cliente}}, la aspettiamo il {{data}} alle {{ora}} in studio. Quell'ora è riservata a lei. A presto!

{{data}} scrive il giorno e il mese, per esempio «16 novembre», senza il giorno della settimana. Come mettere insieme conferma e promemoria dei giorni dopo lo spieghiamo nella guida Come si crea un flusso di promemoria.

Stasera apri l'agenda del mese scorso e conta le ore rimaste vuote. Moltiplica per la tua tariffa e per 12. Quel numero è il tuo, e vale più di tutti gli esempi di questa pagina.