Segreto professionale dell'avvocato e WhatsApp: cosa non scrivere nel promemoria al cliente

Prendiamo un cliente che si sta separando e vive ancora con la moglie. Il telefono lo lascia sul tavolo della cucina. Alle 18 arriva il promemoria dello studio, e l'anteprima a schermo bloccato si accende davanti a tutti. Il segreto professionale dell'avvocato, su WhatsApp, si gioca in quelle due righe: cosa c'è scritto, e chi le può leggere.

Qui si parla di un solo messaggio, il promemoria dell'appuntamento, e delle parole da tenerne fuori. Come conservare le chat o dove mandare le carte è un altro discorso.

Cosa chiede il codice deontologico sul segreto professionale?

Chiede il segreto e il «massimo riserbo» su quello che l'avvocato apprende per il suo lavoro, in giudizio e fuori. Vale anche quando il mandato è concluso o non accettato, e riguarda anche chi lavora con l'avvocato.

Secondo l'art. 13 del codice deontologico forense, l'avvocato è tenuto alla «rigorosa osservanza del segreto professionale» e al massimo riserbo su fatti e circostanze appresi nell'attività in giudizio, nella consulenza e nell'assistenza stragiudiziale. L'art. 6 della legge professionale (L. 247/2012) dice la stessa cosa e precisa che il dovere vale «verso terzi». Nel caso del promemoria, i terzi sono anzitutto le persone che guardano lo schermo al posto del cliente.

Quattro commi dell'art. 28 servono a chi scrive i messaggi:

Segreto professionale e WhatsApp: perché il promemoria è il messaggio più esposto?

Perché arriva quando lo decide lo studio, non quando il cliente ha il telefono in mano. Una mail si apre di solito da soli; un promemoria compare sullo schermo mentre il telefono è sul tavolo, in macchina, in ufficio.

Quanto si legge a schermo bloccato dipende dal telefono del cliente, e lo studio non lo sa. Su iPhone, per esempio, in Impostazioni e poi Notifiche c'è la voce «Mostra anteprime», con tre scelte: Sempre, Quando sbloccato, Mai. Con «Sempre» l'anteprima compare anche a schermo bloccato, sotto gli occhi di chi guarda il telefono.

Ci sono poi i casi in cui il telefono non è solo del cliente: il cellulare aziendale, quello di famiglia, il numero lasciato dalla figlia per il padre anziano. A volte basta il fatto di andare da un avvocato, e il giorno in cui ci si va, per dire molto.

Quali parole lasciare fuori dal promemoria di un avvocato?

Tutte quelle che dicono la materia, la controparte o il procedimento. La regola pratica: se una parola, letta da un estraneo, fa capire perché la persona va dall'avvocato, non va nel messaggio.

Sui dati che riguardano reati c'è una regola in più. L'art. 2-octies del Codice privacy consente di trattarli solo se lo autorizza una norma di legge o, nei casi previsti dalla legge, di regolamento, e tra i casi elenca la difesa di un diritto in sede giudiziaria. Nel lavoro di difesa quei dati ci sono; per ricordare un appuntamento non servono, e un'anteprima che dice «querela» li mette sotto gli occhi di chiunque.

Cosa resta, allora, nel messaggio?

Giorno, ora, indirizzo, e una parola neutra per l'appuntamento. Bastano per arrivare in tempo e al posto giusto.

Ecco lo stesso messaggio in due versioni. La prima è un esempio di cosa non scrivere:

Gentile [Nome], le ricordo il colloquio di domani alle [ora] per il ricorso di separazione. Porti gli estratti del conto cointestato. [Avvocato], Studio Legale [Cognome]

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Dice la materia, l'atto e perfino le carte: chi vede l'anteprima sa già tutto.

La versione neutra, per la conferma subito dopo che hai fissato:

Gentile [Nome], il colloquio con [avvocato] è fissato il [giorno] alle [ora] in studio. Quell'ora è riservata a lei. A presto.

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E per il giorno prima:

Gentile [Nome], domani alle [ora] la aspettiamo in [indirizzo]. Porti un documento d'identità e i documenti di cui abbiamo parlato. Grazie.

Copia

Le carte da portare si elencano al telefono, quando si fissa, o per mail. Nel messaggio basta «i documenti di cui abbiamo parlato». Ne parla l'articolo su cosa far portare al primo colloquio. Altri testi per la firma, la consulenza online e la mediazione sono nei messaggi pronti per lo studio legale.

La firma: «Studio Legale Rossi» o solo «Studio Rossi»?

La firma è già un'informazione: «Studio Legale» dice che si va da un avvocato. Per la maggior parte dei clienti va bene così. Per chi vive una situazione delicata conviene chiederlo al telefono, con una domanda semplice: «Su questo numero le possiamo scrivere? Lo legge solo lei?»

Se la risposta è no, si chiede un altro numero o un altro modo per ricordare l'appuntamento. Un testo neutro aiuta, ma il messaggio arriva comunque dal numero dello studio, con il nome che quel numero mostra.

Chi scrive i messaggi in uno studio con segreteria e praticanti?

Li scrive l'avvocato, una volta, e poi partono uguali per tutti. Chi fissa l'appuntamento sceglie solo quale messaggio usare.

È un modo pratico di adoperarsi, come chiede l'art. 28 c. 3, perché il riserbo sia osservato da tutti in studio. Anche l'art. 6 c. 2 della legge professionale estende il segreto e il riserbo a dipendenti, collaboratori anche occasionali e tirocinanti.

Se ogni volta la segretaria scrive a mano «Le confermo l'appuntamento per la causa con l'ex marito», prima o poi una parola di troppo scappa. Come dividere agenda e accessi tra avvocati, praticanti e segreteria è nell'articolo sull'agenda condivisa dello studio legale.

Come si scrive un promemoria riservato in ZeroDisdette?

Con un flusso di messaggi scritti dallo studio, senza nessuna variabile che riguardi la materia. L'app non ha un campo per la pratica: una parola sulla causa esce nel messaggio solo se la scrivi tu nel testo.

1. Crea un flusso chiamato, per esempio, «Riservato», con due passi: alla prenotazione e il giorno prima. Il procedimento è nella guida Come si crea un flusso di promemoria.
2. Incolla i testi neutri e metti le variabili al posto delle parentesi: {{cliente}}, {{professionista}}, {{data}}, {{ora}}, {{luogo}} per l'indirizzo della sede. Se la colonna si chiama «Avv. Rossi», nel testo non scrivere «l'avvocato» davanti.
3. Se per quel cliente non vuoi il nome «Studio Legale», nel flusso «Riservato» non usare {{attività}}, che stampa la firma dello studio.
4. Nessun testo finisce con una variabile: dopo l'ultima metti sempre qualche parola, come «A presto.» o «Grazie.».
5. Quando fissi il colloquio, scegli il flusso «Riservato». La conferma parte entro circa mezzo minuto, anche se tu sei in udienza.

{{data}} stampa «16 novembre», senza giorno della settimana: per questo il messaggio del giorno prima dice «domani». Ogni testo nuovo lo approva Meta, di solito in pochi minuti; nel frattempo quel passo parte come SMS. Su WhatsApp ogni messaggio costa 1 credito, a qualsiasi lunghezza; in SMS i due testi neutri stanno in un segmento ciascuno con nomi e indirizzi brevi, 3 crediti l'uno.

Questo articolo non è un parere sul tuo caso: per il tuo caso chiedi al tuo Consiglio dell'Ordine o a un collega esperto di deontologia. Cosa fa e cosa non fa l'app per uno studio legale è nella pagina per gli avvocati.