Primo colloquio fissato al telefono: il flusso di promemoria per uno studio legale

Il primo colloquio con un avvocato si fissa spesso a voce. La persona chiama, spiega in due parole cosa le succede, e alla fine dice «sì, giovedì alle cinque va bene». Poi riattacca, e di quella telefonata non le resta niente di scritto. Un promemoria appuntamento avvocato ben costruito serve proprio a questo: trasformare la data detta al telefono in un messaggio dello studio, e far arrivare il cliente con il documento e con le carte.

Qui trovi il flusso a tre messaggi pensato per il primo colloquio, con l'ora di ciascuno, i testi pronti da copiare e quanto costa. Funziona anche se i messaggi li mandi a mano; in fondo c'è come si imposta in ZeroDisdette.

Perché il primo colloquio fissato al telefono è il più fragile?

Perché è l'unico appuntamento in cui il cliente non conosce ancora lo studio e non ha niente di scritto. Chi è già seguito da un avvocato sa come lavora; chi chiama per la prima volta ha solo un nome e un orario sentito di sfuggita.

Ci sono poi due cose che al primo colloquio servono davvero. La prima sono le carte: il contratto, la lettera ricevuta, l'atto notificato. Senza, l'avvocato ascolta un racconto e non può valutare niente, e spesso si finisce per fissare un secondo incontro. La seconda è un documento d'identità, e qui il motivo è scritto nel codice deontologico.

In Italia gli iscritti alla Cassa Forense nel 2024 erano poco più di 124.000 uomini e 109.300 donne, secondo il comunicato del Censis sul IX Rapporto sull'Avvocatura. Ognuno di loro, prima di prendere un incarico, deve sapere chi ha davanti.

Perché nel promemoria si chiede il documento d'identità?

Perché l'avvocato deve accertare l'identità di chi gli conferisce l'incarico prima di accettarlo. Chiederlo il giorno prima evita di scoprirlo alla scrivania.

Secondo l'art. 23 c. 2 del codice deontologico forense, l'avvocato, «prima di assumere l'incarico», deve accertare l'identità della persona che lo conferisce e della parte assistita. Il comma 7 dello stesso articolo prevede per la violazione di questo dovere la sanzione dell'avvertimento.

Se il primo colloquio finisce con l'incarico, il documento serve quel giorno. Un cliente che lo ha lasciato a casa costringe a rimandare proprio il passaggio per cui era venuto.

Quali messaggi servono per il primo colloquio con l'avvocato?

Tre: la conferma appena fissato, il promemoria del giorno prima alle 18, il messaggio della mattina stessa. Ognuno ha un compito diverso.

L'ora delle 18 non è casuale. Un promemoria alle 10 del mattino arriva mentre il cliente è al lavoro e le carte sono a casa; alle 18 ha la serata per tirarle fuori dal cassetto.

Conferma, appena fissato il colloquio

Gentile [Nome], il primo colloquio con [avvocato] è fissato il [data] alle [ora], in studio. Quell'ora è riservata a lei. A presto.

Copia

La conferma è il primo segno di serietà dello studio. Il cliente ha appena chiuso la telefonata e trova già per iscritto quello che ha sentito.

Il giorno prima, alle 18

Gentile [Nome], domani alle [ora] la aspettiamo in studio per il primo colloquio. Porti un documento d'identità valido e le carte di cui abbiamo parlato al telefono, anche in copia. Grazie.

Copia

Le carte non si elencano nel messaggio. L'elenco lo si dice al telefono quando si fissa, o lo si manda per mail: come costruirlo per ogni tipo di pratica è nell'articolo sui documenti da portare alla prima consulenza.

La mattina stessa, alle 8

Buongiorno [Nome], oggi alle [ora] la aspettiamo da [studio], in [indirizzo]. Al citofono trova il nome dello studio. A dopo.

Copia

Nessuno dei tre testi chiede di confermare o apre la porta a cambiare data. Il colloquio è fissato, e lo studio lo ricorda.

Cosa non scrivere nel promemoria di un avvocato?

Niente sulla pratica: né la materia, né la controparte, né il tribunale. Il messaggio dice giorno, ora, luogo e cosa portare.

L'art. 28 del codice deontologico chiede il segreto e il «massimo riserbo» sull'attività prestata e sulle informazioni ricevute dal cliente, e il comma 2 dice che l'obbligo vale anche quando il mandato è «non accettato». Per il primo colloquio conta molto: la persona potrebbe non dare mai l'incarico, ma intanto il messaggio le arriva sul telefono, magari letto in anteprima da un familiare. Parole come «separazione» o «decreto» restano fuori. Ne parla per esteso l'articolo su segreto professionale e WhatsApp.

Come si imposta il flusso di promemoria per l'avvocato in ZeroDisdette?

Si crea un flusso chiamato «Primo colloquio» con tre passi e lo si sceglie quando si salva l'appuntamento. Il procedimento completo è nella guida Come si crea un flusso di promemoria.

1. Crea il flusso «Primo colloquio» con tre passi: «Alla prenotazione», «Giorni prima» impostato a 1, «La mattina stessa».
2. Nel passo «Giorni prima» cambia l'ora da 10:00 a 18:00. La mattina stessa parte alle 8:00, e anche quell'ora si può cambiare.
3. Incolla i testi e metti le variabili al posto delle parentesi quadre: {{cliente}} per il nome, {{professionista}} per l'avvocato, {{data}}, {{ora}}, {{attività}} per il nome dello studio, {{luogo}} per l'indirizzo della sede. Se la colonna si chiama «Avv. Rossi», non scrivere «l'avvocato» davanti, o esce due volte.
4. Controlla due regole: nessun testo finisce con una variabile, nemmeno seguita da un punto, perché Meta può rifiutarlo; e {{data}} scrive «16 novembre», senza giorno della settimana. Per questo nel messaggio del giorno prima c'è «domani».
5. Quando salvi il primo colloquio, scegli il flusso «Primo colloquio». La conferma parte entro circa mezzo minuto, dal server, anche con l'app chiusa e l'avvocato in udienza.

Ogni testo nuovo va approvato da Meta, di solito in pochi minuti. Intanto quel passo parte come SMS. Finché il numero WhatsApp Business dello studio non è collegato, tutti i messaggi partono come SMS, a cui il cliente non può rispondere.

Quanto costa il flusso del primo colloquio?

Su WhatsApp 3 crediti a colloquio, uno per messaggio a qualsiasi lunghezza. In SMS 12, perché il messaggio del giorno prima supera i 160 caratteri e vale due segmenti.

I caratteri sono contati con un nome come «Laura Bianchi» e un indirizzo breve: con nomi più lunghi il messaggio della mattina può passare a due segmenti. Prendiamo, come esempio, un avvocato da solo con 60 appuntamenti al mese, tutti con tre messaggi: su WhatsApp sono 180 crediti, dentro i 200 del piano Professionista PRO (29 € + IVA al mese). Gli stessi messaggi in SMS sarebbero 720 crediti. Se i crediti del mese non bastano si ricarica (0,145 € + IVA a credito) o si passa a un piano superiore.

Una regola da ricordare per i colloqui presi all'ultimo: un passo il cui momento è passato da più di 5 minuti viene saltato. Un colloquio fissato oggi per domani pomeriggio riceve la conferma e il messaggio della mattina, non quello delle 18 se lo salvi dopo le 18.

Il giorno lo ricorda lo studio

Un cliente che riceve la conferma poco dopo la telefonata capisce che quell'ora è stata tenuta per lui. Lo studio non deve richiamarlo né inseguirlo: il giorno l'ha fissato l'avvocato e il messaggio lo ricorda. Perché questo pesa sull'autorità dello studio lo spiega la guida su perché rincorrere i clienti toglie autorità. Cosa fa e cosa non fa ZeroDisdette per uno studio legale è nella pagina per gli avvocati.

Questo articolo non è un parere sul tuo caso: per il tuo caso chiedi al tuo Consiglio dell'Ordine o a un collega esperto di deontologia.