Ricordare l'allenamento al cliente che ti dà del tu e ti racconta tutto, senza perdere autorità

Ricordare l'allenamento al cliente sembra la parte più facile del lavoro di un personal trainer. Poi apri la chat con chi si allena con te da un anno e ci trovi la foto del suo pranzo e tre vocali sulla suocera. Scrivere lì «domani alle 18:30» con un tono da segreteria sembra quasi scortese, e scriverlo da amico fa sembrare l'ora una cosa da prendere se capita.

Qui trovi cosa tenere della vostra confidenza, cosa togliere dal promemoria e tre messaggi pronti, utili anche se li mandi a mano dal tuo telefono.

Perché con il personal trainer la confidenza pesa più che in altri mestieri?

Perché passi con lo stesso cliente un'ora a tu per tu, spesso due o tre volte a settimana, mentre fa fatica davanti a te. Pochi lavori mettono così vicini, e così spesso, chi offre il servizio e chi lo riceve.

Il cliente ti scrive la domenica sera e ti manda la foto della bilancia: vuol dire che si fida. Il rovescio arriva quando l'allenamento diventa uno dei tanti impegni tra amici, e tra amici un «facciamo la settimana prossima» non offende nessuno.

Il dubbio è sempre lo stesso: come uno studio sembri freddo, da amico non ti prende sul serio. Le due cose però si tengono separate.

Dove si perde l'autorità, se il tu va bene?

Quasi sempre nella forma del messaggio. Pesano tre cose: le domande, l'orario a caso e la chiacchiera mescolata al giorno dell'allenamento.

Le domande. «Domani ci sei?» rimette la scelta nelle sue mani, proprio la sera in cui è stanco. Un promemoria che chiede conferma fa sembrare l'ora ancora da decidere.

L'orario a caso. Se il messaggio arriva una volta alle 19, una volta alle 23 e una volta per niente, il cliente capisce che dipende da quanto ti ricordi tu. Un messaggio che parte ogni volta alla stessa ora dice che l'allenamento è fissato.

La chiacchiera dentro il promemoria. Giorno e ora in coda a una battuta si leggono con il tono della battuta. Perché inseguire i clienti toglie peso al tuo lavoro lo spieghiamo nella guida su rincorrere i clienti.

Come ricordare l'allenamento al cliente che ti dà del tu?

Con un messaggio breve, al tu, che dice giorno e ora, parte ogni volta alla stessa ora e non chiede niente. Ecco lo stesso promemoria scritto in tre modi: Giulia si allena mercoledì alle 18:30 con Luca. Sono esempi scritti da noi, con nomi di fantasia.

Da amico

Giuliaaa domani ci sei? 💪 Dopo la pizza di sabato ci vuole eh 😂

Copia

Da call center

Gentile Giulia Bianchi, le ricordiamo l'appuntamento fissato per il giorno 18/11 alle ore 18:30. Distinti saluti, lo Staff.

Copia

Da professionista

Ciao Giulia, domani alle 18:30 ci alleniamo, ti aspetto in sala. L'ora è tenuta per te. A domani, Luca

Copia

Mettili uno accanto all'altro:

Il primo è caldo ma lascia l'allenamento in sospeso. Il secondo è preciso, ma sembra mandato da una catena di palestre a una persona mai vista, e Giulia ti conosce da un anno. Il terzo tiene il tu e la firma di Luca, e toglie solo quello che rende l'ora negoziabile.

Cosa tenere e cosa togliere dal promemoria?

Tieni tutto quello che dice chi sei; togli tutto quello che rende l'ora trattabile o che non riguarda l'ora.

Da tenere

• Il tu, se in sala vi date del tu.
• Il nome del cliente, quello con cui lo chiami.
• Il tuo saluto di sempre e la tua firma.
• Il posto, se cambia da un allenamento all'altro.

Da togliere

• Le domande: «ci sei?», «fammi sapere», «confermi?».
• Faccine, punti esclamativi a raffica, battute.
• Quello che ti ha raccontato: lavoro, famiglia, cosa ha mangiato, il dolore alla schiena. Il messaggio può comparire sullo schermo bloccato e leggerlo chi ha il telefono in mano.
• Offerte e richieste: «porta un amico», «c'è lo sconto sul pacchetto». Meta, che approva i testi dei messaggi automatici su WhatsApp, chiede che i messaggi di servizio (i modelli «utility») non abbiano contenuto promozionale, e considera marketing un modello che mescola aggiornamento e promozione.

Tre messaggi pronti per chi ti dà del tu

Sono scritti per un trainer che lavora da solo e firma con il proprio nome. Cambia [Nome], [giorno], [ora] e la firma, e lascia il resto. Per il cliente nuovo, il domicilio o l'allenamento online trovi altri testi nei messaggi promemoria pronti per personal trainer.

Il giorno prima, la sera (per chi si allena la mattina o in pausa pranzo)

Ciao [Nome], domani alle [ora] ci alleniamo, ti aspetto in sala. L'ora è tenuta per te. A domani, [il tuo nome]

Copia

Quando fissi il prossimo allenamento a fine lezione

Ciao [Nome], ho segnato il prossimo allenamento: il [giorno] alle [ora]. Quell'ora la tengo per te. Ci vediamo lì, [il tuo nome]

Copia

La mattina stessa (per chi si allena la sera e deve uscire di casa con la borsa)

Buongiorno [Nome], stasera alle [ora] ti aspetto per l'allenamento. Metti la borsa in macchina prima di uscire. A stasera, [il tuo nome]

Copia

Quanto costa una faccina, se il messaggio parte come SMS?

Su WhatsApp niente, in un SMS può costare il doppio. Una faccina, o un apostrofo «curvo» copiato da un documento, fa scendere un segmento SMS da 160 a 70 caratteri.

Il messaggio «da professionista» di Giulia è lungo 102 caratteri. Ecco il conto in ZeroDisdette, dove un WhatsApp vale 1 credito e un SMS 3 crediti per segmento, per una cliente che si allena due volte a settimana e riceve un messaggio per allenamento (circa 9 al mese, esempio arrotondato):

Il piano Professionista PRO include 200 crediti al mese. Con venti clienti così, su WhatsApp sono 180 crediti e il piano basta; in SMS senza faccine sono 540, con la faccina 1.080. Se i crediti del mese non bastano si ricaricano (da 100 crediti a 14,50 € + IVA) o si passa a un piano superiore.

Come si imposta in ZeroDisdette?

Scrivi il testo una volta nel flusso, e il messaggio parte dal server al momento che hai scelto per ogni allenamento segnato in agenda. Il procedimento passo per passo è nella guida Come si crea un flusso di promemoria.

Il primo messaggio, con le variabili da incollare:

Ciao {{cliente}}, domani alle {{ora}} ci alleniamo, ti aspetto in sala. L'ora è tenuta per te. A domani, Luca

Al posto di «Luca» scrivi il tuo nome: se lavori da solo è la firma più semplice.

Prima di usarlo, cinque cose da sapere:

1. Il nome esce come l'hai salvato. Se nella scheda c'è «Giulia Bianchi», il messaggio dice «Ciao Giulia Bianchi», che a chi si allena con te da un anno suona strano. Salva il cliente con il nome con cui lo chiami.
2. Il testo non finisce con una variabile. Dopo l'ultima variabile servono sempre delle parole, per questo la firma qui è scritta a mano.
3. L'ora la scegli tu. Il passo «giorni prima» parte alle 10:00 e la mattina stessa alle 8:00, ma tutte e due le ore si cambiano. Per il messaggio della sera prima, impostalo per esempio alle 19:00. Conta che sia ogni volta la stessa.
4. Meta approva ogni testo nuovo, di solito in pochi minuti. Il messaggio parte dal tuo numero WhatsApp Business, una volta collegato; finché il testo non è approvato, o se il numero non è collegato, parte come SMS. All'SMS il cliente non può rispondere.
5. Le risposte arrivano nella chat di WhatsApp Business sul tuo telefono, quella di sempre. ZeroDisdette non le legge e nel messaggio non c'è un tasto per confermare. Le battute di Giulia le trovi lì.

Il ragionamento sul perché il giorno scritto conta più della confidenza, con due studi sull'attività fisica, è nell'articolo sul promemoria dell'allenamento come appuntamento. Cosa fa l'app per chi allena, tra sale, domicilio e pagamenti, lo trovi nella pagina per i personal trainer.

Stasera rileggi l'ultimo messaggio mandato a un cliente fisso. Se accanto all'ora c'è una domanda o una faccina, riscrivilo con uno dei tre testi qui sopra.