Prima seduta dall'osteopata: cosa scrivere al paziente perché sappia dove andare, cosa portare e cosa lo aspetta

Chi prenota la prima seduta dall'osteopata spesso non sa cosa portare, come vestirsi e quanto resterà in studio. Non sempre lo chiede al telefono, e il giorno della seduta arriva con le domande ancora aperte, a volte senza gli esami che ti sarebbero serviti.

Un messaggio scritto bene, mandato nel momento in cui fissi, risponde prima che quelle domande nascano. Qui trovi cosa metterci, quando mandarlo e due testi pronti da copiare, che funzionano anche se li mandi a mano.

Prima seduta dall'osteopata: cosa portare e cosa deve sapere il paziente?

Deve sapere dove andare, a che ora, cosa portare, come vestirsi e quanto dura la seduta. Sono domande pratiche, e le risposte le conosci solo tu, perché cambiano da studio a studio.

Una lista da adattare al tuo modo di lavorare:

1. Dove. L'indirizzo completo e, se serve, il citofono o il piano. Chi non è mai venuto non conosce il portone, e i primi minuti li perde a cercarlo.
2. Quando. Giorno e ora. Se fai compilare una scheda prima di iniziare, chiedi di arrivare qualche minuto prima e scrivi quanti.
3. Cosa portare. Gli esami e i referti che il paziente ha già. Se nel tuo studio chiedi anche altro, questo è il posto per dirlo.
4. Come vestirsi. Abiti comodi, che permettano di muoversi. Se durante la seduta chiedi di restare in biancheria o di mettere una tuta, dirlo prima evita un momento di imbarazzo a chi viene per la prima volta.
5. Quanto dura. Nell'indagine OPERA sugli osteopati italiani, con dati raccolti nel 2017, il tempo dedicato a ogni paziente è tra 46 e 60 minuti per il 58,8% di chi lavora da solo e per il 66,8% di chi lavora in gruppo. Su questa voce l'indagine non separa la prima seduta dalle altre: se la tua prima dura di più, scrivilo, così il paziente organizza il rientro al lavoro.

Quello che succede durante la seduta, dal colloquio iniziale al trattamento, si spiega a voce. Nel messaggio basta far capire che quel tempo è tenuto per lui. Per le domande che arrivano su WhatsApp prima ancora di prenotare, trovi le risposte pronte da salvare.

Quando mandare il messaggio con le indicazioni?

Subito, nel momento in cui fissi la seduta, e poi un richiamo breve il giorno prima. Per una prima seduta di solito bastano due messaggi.

Il motivo sta nei tempi del mestiere. Sempre secondo OPERA, il 55,4% degli osteopati che lavorano da soli dà la prima seduta entro una settimana e il 29,4% entro una o due settimane. Tra la telefonata e la seduta passano pochi giorni, quindi un promemoria a sette giorni servirebbe a poco.

Con questi due messaggi il paziente sa che giorno ha la seduta, e sa che quell'ora è tenuta per lui. Dopo la prima, le sedute si allontanano e il rischio cambia: ne parliamo in perché il paziente perde il giorno della seconda seduta.

Prima seduta dall'osteopata: i messaggi pronti da copiare

Due testi da adattare. Le parole tra parentesi quadre sono i dati da cambiare ogni volta.

Appena fissi la seduta

Gentile [Nome e cognome], le confermiamo la prima seduta di osteopatia il giorno [data] alle ore [ora], in [indirizzo dello studio]. Venga con abiti comodi e porti gli esami e i referti che ha già. Dura circa un'ora. Per domande ci chiami al [numero dello studio]. Quell'ora è riservata a lei.

Copia

«Il giorno» davanti alla data evita il brutto «il 8 novembre». Il messaggio conferma un impegno preso insieme, e il numero in fondo serve a chi ha un dubbio pratico, per esempio dove lasciare la macchina.

Il giorno prima

Gentile [Nome e cognome], domani alle ore [ora] la aspetta [nome dell'osteopata] per la prima seduta. Porti gli esami che ha già e venga con abiti comodi. A domani.

Copia

«Domani» si legge al volo, più di una data. Il tuo nome nel messaggio dice al paziente chi troverà alla porta.

Cosa lasciare fuori dal messaggio?

Il motivo per cui il paziente viene e ogni dettaglio sul disturbo. Il messaggio si legge sullo schermo del telefono, a volte bloccato, a volte in mano a qualcun altro.

Per questo nei testi sopra c'è scritto «gli esami che ha già», senza dire quali. Il Garante per la protezione dei dati personali, nel provvedimento del 7 marzo 2019 sui dati relativi alla salute, distingue i trattamenti necessari alla prestazione sanitaria da quelli collegati alla cura solo in senso lato, che richiedono un'altra base giuridica. Dei promemoria non parla. Un testo con giorno, ora, indirizzo e indicazioni pratiche resta la scelta prudente. Per il tuo caso chiedi al tuo consulente o al tuo Ordine.

Come si imposta in ZeroDisdette?

Con un flusso dedicato alla prima seduta, che scegli quando la fissi. Come funzionano i flussi passo per passo lo trovi nella guida Come si crea un flusso di promemoria.

1. Crea un flusso e chiamalo «Prima seduta», con due passi: «Alla prenotazione» e «Ore prima», impostato a 24 ore.
2. Incolla i testi e al posto delle parentesi quadre metti le variabili: {{cliente}} per il nome, {{data}}, {{ora}}, {{luogo}} per l'indirizzo, {{professionista}} per il tuo nome. Il numero dello studio lo scrivi direttamente nel testo. La data esce come «16 novembre», senza giorno della settimana.
3. Salva l'indirizzo dello studio tra le sedi. Se lavori in più studi, scegli la sede per ogni appuntamento e {{luogo}} cambia con lei.
4. Quando fissi la prima seduta, scegli il flusso «Prima seduta». La conferma parte dal server entro circa mezzo minuto dal salvataggio, anche con l'app chiusa.

I messaggi partono dal numero WhatsApp Business dello studio, una volta collegato. Ogni testo nuovo lo approva Meta, di solito in pochi minuti: nel frattempo quel passo parte come SMS, e a un SMS il paziente non può rispondere. È un'altra ragione per tenere il numero dello studio dentro il testo.

Col WhatsApp collegato, se il paziente non ha WhatsApp il messaggio non gli arriva, e non passa all'SMS da solo. Se al telefono ti dice che WhatsApp non lo usa, spegni il consenso WhatsApp nella sua scheda prima di salvare l'appuntamento: così parte l'SMS.

Quanto costa in crediti. Un WhatsApp vale 1 credito, di qualunque lunghezza. Un SMS ne vale 3 per ogni segmento, che tiene 160 caratteri se il messaggio sta in uno solo e 153 se ne occupa di più: con nomi e indirizzi di media lunghezza la conferma sopra occupa due segmenti, quindi 6 crediti, e il richiamo uno, quindi 3. Scrivi gli apostrofi dritti, come in «un'ora»: quello curvo che mettono alcune tastiere fa scendere il segmento a 70 caratteri e i crediti salgono. Il piano Professionista PRO ha 200 crediti al mese, che servono anche per le sedute successive. Se non bastano si ricarica (100 crediti costano 14,50 € + IVA, e gli extra non scadono) oppure si passa a Studio Pieno.

Altri messaggi e conti pensati per chi fa questo mestiere li trovi nella pagina per gli osteopati.