ZeroDisdette Messaggio promemoria appuntamento agenzia assicurativa: nove testi pronti, dal preventivo alla firma
di Guglielmo Braciglianese, fondatore di ZeroDisdette
In breve
Un messaggio promemoria per l'appuntamento in agenzia assicurativa dice giorno, ora e luogo, e chiede di portare quello che serve per chiudere la pratica: documenti per il preventivo auto, polizze in corso per la consulenza, modulo e foto per il sinistro. Niente numero di polizza, premio o offerte. Qui trovi nove testi pronti, con il momento giusto per mandarli.
In agenzia l'appuntamento serve a chiudere qualcosa: un preventivo, un rinnovo, una firma, una denuncia di sinistro. Se il cliente arriva senza carta di circolazione, o senza le polizze che ha già, la pratica resta a metà. Un buon messaggio promemoria per l'appuntamento in agenzia assicurativa ricorda il giorno e dice cosa portare.
Qui trovi nove testi pronti, con il momento in cui mandarli e il motivo di ogni frase. Vanno bene a mano dal telefono dell'agenzia e dentro un gestionale. Nessuno chiede «mi conferma?»: l'appuntamento è già fissato.
Messaggio promemoria appuntamento agenzia assicurativa: cosa deve dire?
Giorno, ora, luogo e cosa portare. Il resto si dice alla scrivania.
Le parti tra parentesi quadre si cambiano ogni volta: [Agente] è chi riceve, [chi ha fissato] chi ha preso l'appuntamento al telefono. I testi danno del Lei: con chi firma un contratto è la scelta più prudente.
Tre cose restano fuori da tutti i testi:
- numero di polizza, premio, compagnia, dettagli del sinistro. Il messaggio compare sullo schermo bloccato, e il Regolamento IVASS n. 40 (art. 54, comma 4) chiede ai distributori riservatezza sulle informazioni avute dai clienti;
- offerte e prodotti nuovi. Secondo l'art. 54, comma 2, le comunicazioni pubblicitarie degli intermediari devono essere riconoscibili e sono soggette alla preventiva autorizzazione delle imprese preponenti. Il dettaglio è in cosa non scrivere nel promemoria dell'agenzia;
- domande sulla salute o sul reddito. Si fanno a voce durante il colloquio, mai in un messaggio.
Quali testi usare per preventivo e rinnovo?
Per il preventivo conta la lista dei documenti, per il rinnovo chi ha fissato e dove.
1. Rinnovo, alla prenotazione
Buongiorno [Nome], come fissato con [chi ha fissato], la aspettiamo in agenzia per il rinnovo della polizza: il giorno [data] alle [ora], in [indirizzo]. Quell'ora è riservata a lei. Da [nome agenzia], cordiali saluti.
In agenzia spesso fissa la segreteria e riceve l'agente: il nome di chi ha risposto al telefono fa riconoscere il messaggio. Come dividere l'agenda lo vediamo in agenda dell'agenzia con segreteria e collaboratori.
2. Preventivo auto, il giorno prima
Buongiorno [Nome], domani alle [ora] la aspetto per il preventivo dell'auto. Porti documento d'identità, codice fiscale e carta di circolazione: l'attestato di rischio non serve stamparlo. A domani, [Agente] e colleghi.
La frase sull'attestato ha una base precisa: secondo l'art. 9 del Regolamento IVASS n. 9 del 2015, alla stipula di un contratto RC auto la compagnia acquisisce l'attestazione sullo stato del rischio per via telematica, dalla banca dati degli attestati. La lista caso per caso è nei documenti per il preventivo RC auto.
3. Rinnovo con pagamento, il giorno prima
Buongiorno [Nome], domani alle [ora] la aspettiamo in agenzia per il rinnovo. Per il pagamento può usare anche carta o bancomat. A domani, [Agente] e colleghi.
Il Regolamento IVASS n. 40 (art. 54, comma 6) prevede che i distributori offrano pagamenti elettronici senza costi per il cliente. Il comma 7 vieta il contante per le polizze vita e, nei rami danni, per i premi sopra i 750 euro l'anno per contratto; il divieto non vale per l'RC auto e le garanzie accessorie dello stesso veicolo. Dirlo il giorno prima evita sorprese alla cassa.
Quali testi per consulenza, visita fuori agenzia e firma online?
Qui il messaggio prepara il cliente: senza polizze o senza cellulare l'incontro resta a metà.
4. Consulenza sulle coperture, tre giorni prima
Buongiorno [Nome], ci vediamo il giorno [data] alle [ora] per parlare delle sue coperture. Se può, porti le polizze che ha già, anche di altre compagnie. Quell'ora è riservata a lei, la saluto.
Tre giorni lasciano il tempo di cercare le polizze nel cassetto.
5. Visita a casa o in azienda, il giorno prima
Buongiorno [Nome], domani alle [ora] passo da lei per la polizza, come concordato con [chi ha fissato] in agenzia. Tenga a portata di mano un documento e le polizze in corso. A domani, buona giornata.
Una visita a vuoto costa anche la strada. «Passo da lei» è voluto: in un gestionale il luogo è di solito la sede, non la casa del cliente.
6. Firma in videochiamata, un'ora prima
Buongiorno [Nome], alle [ora] ci colleghiamo per la firma della polizza. Tenga vicini il documento d'identità e il cellulare. Il collegamento è questo: [link] e la aspetto a quell'ora.
Il Regolamento IVASS n. 40 (art. 62) prevede che la polizza possa essere un documento informatico firmato con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale. Se la vostra procedura manda un codice sul cellulare, il cliente deve averlo in mano.
Quali testi per sinistro, broker e mattina stessa?
Per il sinistro conta la conferma immediata, per l'impresa conta chi si siede al tavolo.
7. Denuncia di sinistro, alla prenotazione
Buongiorno [Nome], le confermo l'appuntamento per la denuncia del sinistro: il giorno [data] alle [ora]. Porti il modulo di constatazione amichevole se lo avete compilato, le foto e i dati dell'altro veicolo. A presto, [Agente] e colleghi.
Dopo un incidente è facile dimenticare quello che si è detto al telefono: il messaggio scritto resta. Nel testo nessun dettaglio del sinistro.
8. Broker, incontro con l'impresa, tre giorni prima
Buongiorno [Nome], ci vediamo il giorno [data] alle [ora] per l'analisi delle coperture dell'azienda. Se possibile, prepari le polizze in corso e chieda a chi segue i rischi di essere presente. Quell'ora è riservata a voi, a presto.
9. La mattina stessa, per ogni appuntamento in agenzia
Buongiorno [Nome], oggi alle [ora] la aspettiamo per la sua polizza, in [indirizzo]. A più tardi, buona giornata.
Quanti messaggi per ogni appuntamento, e quanti crediti?
Due bastano quasi sempre; la consulenza ne vuole tre. I passi sono un nostro giudizio, i crediti sono quelli di ZeroDisdette.
| Appuntamento | Momenti e testi | Crediti su WhatsApp | Crediti su SMS |
|---|---|---|---|
| Rinnovo | prenotazione (1), giorno prima (3) | 2 | 12 |
| Preventivo auto | giorno prima (2), mattina (9) | 2 | 9 |
| Consulenza | prenotazione (1 adattato), 3 giorni prima (4), mattina (9) | 3 | 15 |
| Visita fuori agenzia | prenotazione (1 adattato), giorno prima (5) | 2 | 12 |
| Firma in videochiamata | prenotazione (1 adattato), un'ora prima (6) | 2 | 12 |
| Denuncia di sinistro | prenotazione (7), mattina (9) | 2 | 9 |
| Broker e impresa | prenotazione (1 adattato), 3 giorni prima (8) | 2 | 12 |
Un WhatsApp costa 1 credito, di qualunque lunghezza. Un SMS costa 3 crediti per segmento da 160 caratteri: con nomi di media lunghezza solo il testo 9 sta in un segmento, gli altri ne occupano due. Usa l'apostrofo dritto: quello curvo, come le emoji, abbassa il segmento a 70 caratteri.
Un esempio fatto per il conto: un'agenzia con 120 appuntamenti al mese e due WhatsApp ciascuno usa 240 crediti. Il Professionista PRO ne include 200 ed è per una persona sola; con la segreteria serve Studio Pieno, 400 crediti a 49 € + IVA al mese. Sul PRO si può ricaricare: 100 crediti a 14,50 € + IVA, che non scadono.
Come si mettono questi testi in ZeroDisdette?
Con un flusso per tipo di appuntamento, scelto quando fissi. Il procedimento completo è nella guida Come si crea un flusso di promemoria.
- Crea i flussi «Rinnovo», «Preventivo auto», «Consulenza», «Sinistro», «Firma online», con i momenti della tabella.
- Sostituisci le parentesi quadre con le variabili:
{{cliente}},{{data}},{{ora}},{{luogo}}per la sede salvata,{{link}}per la videochiamata,{{professionista}}per chi riceve,{{attività}}per il nome dell'agenzia (la «Firma attività»: se resta vuota, quel passo parte come SMS) e{{operatore}}per chi ha fissato, dal campo «Fissato da». - Controlla come escono.
{{cliente}}stampa il nome come l'hai salvato, «Buongiorno Laura Bianchi».{{data}}stampa «16 novembre», senza giorno della settimana. Nessun testo deve finire con una variabile, nemmeno seguita da un punto: Meta può rifiutarlo. - «Alla prenotazione» parte entro circa mezzo minuto da quando salvi, anche con l'app chiusa. «Giorni prima» parte alle 10:00, «la mattina stessa» alle 8:00, «ore prima» all'ora esatta.
ZeroDisdette non è uno scadenzario delle polizze. Non sa quando scade un contratto e non manda avvisi di scadenza. Ricorda l'appuntamento che l'agenzia ha fissato.
I messaggi partono dal numero WhatsApp Business dell'agenzia, una volta collegato. Ogni testo nuovo lo approva Meta, di solito in pochi minuti; intanto quel passo parte come SMS. Col WhatsApp collegato, se il cliente non ha WhatsApp il messaggio non gli arriva e non passa all'SMS da solo: spegni il consenso WhatsApp nella sua scheda prima di salvare, e parte l'SMS.
Le norme citate sono riassunte dal testo dell'IVASS, senza pretesa di parere: per il tuo caso chiedi al tuo consulente, alla tua compagnia mandante o al tuo DPO. Limiti e prezzi sono nella pagina per agenti assicurativi e broker.
Domande frequenti
Posso scrivere nel promemoria il numero di polizza o l'importo del premio?
Meglio di no. Il messaggio compare spesso sullo schermo bloccato e lo legge chi ha il telefono in mano. Il Regolamento IVASS n. 40 chiede ai distributori riservatezza sulle informazioni avute dai clienti: numero, importo e compagnia si dicono in agenzia.
Posso aggiungere al promemoria del rinnovo un'offerta sulla polizza casa?
Così il messaggio diventa pubblicità. Secondo l'art. 54 del Regolamento IVASS n. 40, le comunicazioni pubblicitarie fatte dagli intermediari vanno identificate come tali e autorizzate prima dalle imprese preponenti. Il promemoria resta più pulito se parla solo dell'appuntamento.
Il cliente deve portare l'attestato di rischio per il preventivo auto?
Di regola no. Secondo l'art. 9 del Regolamento IVASS n. 9 del 2015, alla stipula di un contratto RC auto la compagnia acquisisce l'attestazione sullo stato del rischio per via telematica, dalla banca dati degli attestati. Per i casi particolari conviene sentire la compagnia.
Con ZeroDisdette il cliente può confermare con un tocco?
No. Il messaggio va in una direzione sola, senza bottoni. Se arriva su WhatsApp il cliente può rispondere, e la risposta compare nella chat di WhatsApp Business dell'agenzia sul telefono; a un SMS non si risponde.