ZeroDisdette Scadenza RC auto: quando fissare l'appuntamento di rinnovo e cosa scrivere al cliente
di Guglielmo Braciglianese, fondatore di ZeroDisdette
In breve
La polizza RC auto dura un anno, finisce da sola e non si rinnova tacitamente. La compagnia deve dare il preavviso almeno 30 giorni prima e tiene operante la vecchia garanzia al massimo fino al 15° giorno dopo la scadenza. Conviene fissare l'appuntamento di rinnovo quando parte il preavviso, per un giorno 10-15 giorni prima della scadenza.
La scadenza RC auto decide il calendario dell'agenzia più di qualunque altra cosa: il contratto finisce da solo, e l'appuntamento di rinnovo va fissato con abbastanza anticipo da lasciare spazio a un secondo incontro. Se il cliente arriva l'ultimo giorno, o non arriva, si lavora nei giorni peggiori.
Qui trovi cosa dice la norma sui giorni, una linea del tempo con i momenti in cui conviene muoversi e i messaggi pronti da mandare al cliente, dalla prima proposta alla mattina dell'appuntamento. Vale per agenti e broker che seguono polizze auto in Italia.
Cosa dice la legge sulla scadenza RC auto?
La polizza dura un anno, finisce da sola e non si rinnova in silenzio. La compagnia deve dare il preavviso e tiene operante la vecchia garanzia per pochi giorni dopo la scadenza.
L'art. 170-bis del Codice delle assicurazioni private dice che il contratto RC auto ha durata annuale, oppure di un anno più una frazione se l'assicurato lo chiede, e che «si risolve automaticamente alla sua scadenza naturale e non può essere tacitamente rinnovato». Lo stesso articolo mette due obblighi a carico della compagnia:
- dare al contraente il preavviso della scadenza almeno trenta giorni prima;
- mantenere operante la garanzia del vecchio contratto fino all'effetto della nuova polizza, e comunque non oltre il quindicesimo giorno dopo la scadenza.
Il comma 1-bis estende la fine automatica ai rischi accessori, come furto e incendio, quando stanno nello stesso contratto o in un contratto firmato insieme. All'appuntamento di rinnovo si rivede quindi tutto il pacchetto dell'auto, non solo la RC.
C'è poi l'attestato di rischio. Secondo l'art. 7 del Regolamento IVASS n. 9/2015, la compagnia lo consegna per via telematica almeno 30 giorni prima della scadenza, mettendolo nell'area riservata del suo sito. L'art. 9 aggiunge che alla stipula di un contratto RC auto la compagnia lo acquisisce direttamente dalla banca dati. Al cliente non serve stamparlo.
Quando fissare l'appuntamento di rinnovo RC auto?
Quando parte il preavviso della compagnia, per un giorno che cada 10-15 giorni prima della scadenza. La norma non dice nulla sul giorno dell'appuntamento: è un consiglio pratico, che serve a lasciare margine per un secondo incontro prima che il contratto finisca.
Ecco la linea del tempo. Le righe con l'articolo vengono dalla norma, le altre sono indicazioni pratiche.
| Quando | Cosa succede | Chi | Da dove viene |
|---|---|---|---|
| Almeno 30 giorni prima | Preavviso di scadenza al contraente | Compagnia | Art. 170-bis, c. 1 |
| Almeno 30 giorni prima | Attestato di rischio nell'area riservata | Compagnia | Reg. IVASS 9/2015, art. 7 |
| Tra 30 e 20 giorni prima | Telefonata al cliente e appuntamento in agenda | Agenzia | Consiglio |
| Tra 15 e 10 giorni prima | Appuntamento di rinnovo | Agenzia e cliente | Consiglio |
| Dall'appuntamento alla scadenza | Spazio per un secondo incontro, se servono documenti o un confronto | Agenzia | Consiglio |
| Giorno della scadenza | Il contratto finisce da solo | Art. 170-bis, c. 1 | |
| Fino al 15° giorno dopo, al massimo | Vecchia garanzia operante fino all'effetto della nuova polizza | Compagnia | Art. 170-bis, c. 1 |
I quindici giorni dopo la scadenza servono a proteggere il cliente, e conviene lasciarli fuori dalla pianificazione. Se l'appuntamento cade lì dentro e salta, non resta tempo. Cosa scrivere quando succede lo trovi in rinnovo saltato e RC auto scaduta.
Un'abitudine che aiuta: quando il cliente firma il rinnovo, fissare già il giorno dell'anno dopo, prima che esca dall'agenzia. La data si può sempre cambiare, ma intanto in agenda c'è.
Cosa scrivere al cliente per l'appuntamento di rinnovo?
Poche righe con giorno, ora, luogo e cosa portare. Niente targa, niente importo del premio, niente nome della compagnia e niente offerte: il promemoria si legge anche a telefono bloccato e resta un messaggio di servizio.
Il primo messaggio si manda a mano, dalla chat dell'agenzia, per proporre il giorno:
Buongiorno [Nome], sono [nome agente] dell'agenzia [nome agenzia]. La polizza della sua auto arriva a scadenza [data scadenza]: per il rinnovo le propongo [giorno] alle [ora] in agenzia. Mi dica se le va bene o se preferisce un altro orario, così lo segno in agenda.
Quando il cliente ha detto sì, la conferma va mandata subito, mentre la telefonata è ancora fresca:
Buongiorno [Nome], come concordato con [chi ha fissato], la aspettiamo in agenzia per il rinnovo della polizza auto: [data] alle [ora], in [indirizzo]. Quell'ora è riservata a lei. Cordiali saluti dall'agenzia.
Tre giorni prima, il messaggio con cosa portare:
Buongiorno [Nome], le ricordo il rinnovo della polizza auto: [data] alle [ora]. Porti un documento d'identità e, se ha cambiato auto o residenza, la carta di circolazione. L'attestato di rischio non serve stamparlo. Cordiali saluti, [nome agente] e colleghi.
La mattina stessa:
Buongiorno [Nome], oggi alle [ora] la aspettiamo in agenzia per il rinnovo della polizza auto, in [indirizzo]. Buona giornata da [nome agente] e colleghi.
I documenti da chiedere cambiano se il cliente viene per un preventivo nuovo, per esempio dopo aver comprato un'altra auto: per quel caso c'è il messaggio con i documenti per il preventivo auto.
Il cliente non risponde o non viene: cosa si fa?
Si propone un secondo giorno prima della scadenza, con una telefonata o un messaggio scritto a mano, senza rincorrerlo con tre messaggi di fila.
Se l'appuntamento era 10-15 giorni prima, c'è ancora tempo per un altro incontro con calma. Il tono resta quello di chi tiene un'ora in agenda per lui. Perché scrivere, riscrivere e poi telefonare consuma l'autorità dell'agenzia è spiegato in perché rincorrere i clienti toglie autorità.
Cosa fa ZeroDisdette per il rinnovo, e cosa no
ZeroDisdette è un gestionale con promemoria WhatsApp per chi lavora su appuntamento. Non è uno scadenzario delle polizze: non conosce le date di scadenza, non manda preavvisi e non fa invii di massa. L'elenco di chi scade resta nel portale della compagnia o nel gestionale dell'agenzia. ZeroDisdette ricorda al cliente l'appuntamento che l'agenzia ha fissato.
Per il rinnovo si crea un flusso apposta, con i propri testi. Un esempio con tre passi:
| Momento | Quando parte | Crediti su WhatsApp | Crediti se parte come SMS |
|---|---|---|---|
| Conferma | Entro circa mezzo minuto da quando l'appuntamento è salvato | 1 | almeno 3 |
| Promemoria con cosa portare | 3 giorni prima, alle 10 | 1 | almeno 3 |
| Mattina stessa | Alle 8 | 1 | almeno 3 |
Prendiamo, come esempio, un'agenzia che in un mese fissa 60 appuntamenti di rinnovo con questo flusso: su WhatsApp sono 180 crediti. Il piano Professionista PRO ne include 200 ma vale per una persona sola; se in agenzia usa l'app anche la segreteria, serve Studio Pieno, con 400 crediti.
Nei testi del flusso i segnaposto diventano variabili: [data] è {{data}}, che stampa «16 novembre» senza il giorno della settimana; [chi ha fissato] è {{operatore}}, il nome scritto in «Fissato da»; [indirizzo] è {{luogo}}, che funziona solo se la sede è salvata. Ogni testo nuovo lo approva Meta, di solito in pochi minuti, e intanto parte come SMS. Come si costruisce il flusso passo per passo è in come si crea un flusso di promemoria.
I messaggi partono dal numero WhatsApp Business dell'agenzia una volta collegato, e le risposte del cliente arrivano nella chat di sempre, sul telefono. Finché non è collegato parte un SMS, a cui il cliente non può rispondere. Con il numero collegato, se il cliente non ha WhatsApp il messaggio non gli arriva e non passa all'SMS da solo: per chi non lo usa resta la telefonata. Il resto è nella pagina per agenti assicurativi e broker.
Questo articolo riporta il testo dell'art. 170-bis del Codice delle assicurazioni private e degli artt. 7 e 9 del Regolamento IVASS n. 9/2015. Per il tuo caso chiedi alla tua compagnia mandante o al tuo consulente.
Domande frequenti
Il furto e incendio sulla stessa polizza dell'auto finisce anche lui alla scadenza?
Secondo il comma 1-bis dell'art. 170-bis sì, quando lo stesso contratto, o un contratto firmato insieme, copre sia la RC auto sia i rischi accessori. Nell'appuntamento di rinnovo conviene quindi rivedere anche quelle garanzie.
Il cliente che cambia compagnia deve portare la stampa dell'attestato di rischio?
No. Secondo l'art. 9 del Regolamento IVASS n. 9/2015, alla stipula di un contratto RC auto la compagnia acquisisce l'attestato direttamente dalla banca dati. L'art. 7 aggiunge che le stampe chieste tramite l'intermediario non si possono usare per stipulare un nuovo contratto.
La polizza RC auto può durare più di un anno?
L'art. 170-bis prevede la durata annuale oppure, su richiesta dell'assicurato, un anno più una frazione. Per questo la scadenza di quest'anno non sempre cade nello stesso giorno dell'anno scorso: va letta sul contratto in corso.
ZeroDisdette mi dice quali polizze scadono questo mese?
No. ZeroDisdette non è uno scadenzario e non conosce le date delle polizze. L'elenco delle scadenze resta nel portale della compagnia o nel gestionale dell'agenzia; ZeroDisdette ricorda al cliente l'appuntamento che l'agenzia ha fissato.
Quanti crediti usa un flusso di rinnovo con tre messaggi?
Tre messaggi su WhatsApp usano 3 crediti. Se partono come SMS ne usano almeno 9, perché ogni SMS costa almeno 3 crediti, e di più se il testo supera i 160 caratteri.
Fonti
- Normattiva: D.Lgs. 7 settembre 2005, n. 209 (Codice delle assicurazioni private), art. 170-bis, Durata del contratto
- IVASS: Regolamento IVASS n. 9 del 19 maggio 2015, disciplina della banca dati attestati di rischio e dell'attestazione sullo stato del rischio, artt. 7 e 9