Ogni visita ha due appuntamenti: come organizzare le visite agli immobili e ricordarle all'acquirente e al proprietario

Quando si parla di organizzare visite immobili, quasi tutti pensano all'acquirente: richiamarlo, trovare l'ora, sperare che arrivi. Ma ogni visita ha una seconda persona, quella che apre la porta. Prendiamo un agente che sabato alle 11 accompagna una coppia in un trilocale: la coppia arriva puntuale, suona, e non risponde nessuno, perché il proprietario aveva capito domenica.

La visita è saltata lo stesso, e davanti all'acquirente la brutta figura la fa l'agenzia. Qui trovi il metodo dei due appuntamenti, quattro messaggi pronti da copiare e il conto dei messaggi in un mese. Vale per gli agenti immobiliari in Italia, con o senza un'app.

Perché una visita all'immobile può saltare da due lati?

Perché dipende da due agende che non sono la tua: quella di chi compra o affitta e quella di chi apre la casa. Basta che una delle due sbagli giorno o ora.

In tutti e tre i casi il tuo lavoro resta senza compenso. L'art. 1755 del codice civile dice che il mediatore ha diritto alla provvigione «se l'affare è concluso per effetto del suo intervento»: una visita a vuoto non conclude niente. L'art. 1756 prevede il rimborso delle spese, salvo patti o usi contrari, verso la persona per incarico della quale sono state fatte: di solito il proprietario, non l'acquirente che non si è presentato.

C'è anche un motivo di mercato per curare il lato del proprietario. Nel sondaggio di Banca d'Italia, Tecnoborsa e Agenzia delle Entrate su circa 1.500 agenzie, nel secondo trimestre 2026 gli agenti che hanno visto calare i nuovi incarichi a vendere superano di 26 punti percentuali quelli che li hanno visti crescere, e i tempi medi di vendita restano attorno ai 5 mesi. Gli incarichi sono pochi e ognuno porta mesi di visite: il proprietario le vive tutte, una per una.

Come organizzare visite immobili con due appuntamenti alla stessa ora?

Quando fissi la visita con l'acquirente, la fissi subito anche con chi apre la casa, e ne fai due appuntamenti separati alla stessa ora. Ognuno ha il suo messaggio, scritto per quella persona.

1. Prima, le fasce del proprietario. Alla firma dell'incarico chiedigli in quali giorni e a che ore si può visitare la casa. All'acquirente proponi solo quegli orari.
2. Fissi con l'acquirente. Giorno, ora, punto d'incontro. Gli chiedi se gli va bene ricevere la conferma su WhatsApp.
3. Lo dici al proprietario entro pochi minuti. Una telefonata breve o un messaggio, prima che fissi altro in quella fascia.
4. Salvi due appuntamenti. Acquirente e proprietario, stessa ora, stessa durata, stessa agenda.
5. Ognuno riceve il suo messaggio. All'acquirente la conferma subito e il promemoria la sera prima. Al proprietario almeno il promemoria della sera prima.
6. Se la visita cambia, cambiano tutti e due. Nuovo giorno per l'acquirente vuol dire nuovo giorno per il proprietario. Se la visita salta, si annullano entrambi gli appuntamenti.

Se la casa è affittata, al posto del proprietario c'è l'inquilino. Se invece l'acquirente lo porta un collega di un'altra agenzia, prima va deciso chi scrive a chi: lo trovi nell'articolo sulla collaborazione tra agenzie immobiliari.

Cosa scrivere all'acquirente e cosa al proprietario?

All'acquirente serve sapere che quell'ora è sua e che c'è qualcuno ad aspettarlo. Al proprietario serve sapere quando, e poco altro.

Le parti tra parentesi quadre si cambiano: [Nome] è chi riceve il messaggio, [data] e [ora] la visita, [agenzia] il nome dell'agenzia. Si dà del Lei, perché scrivi a persone che stanno decidendo su una casa.

All'acquirente, appena fissata la visita

Buongiorno [Nome], le confermo la visita all'appartamento giorno [data] alle [ora]. Il proprietario sa che arriva e la casa sarà pronta per lei. Quell'ora è riservata a lei, un saluto da [agenzia] e a presto.

Copia

All'acquirente, la sera prima

Buonasera [Nome], domani alle [ora] ci vediamo per la visita, all'indirizzo che le ho scritto in chat. Il proprietario ci aspetta a quell'ora. A domani, buona serata.

Copia

Al proprietario, appena fissata la visita

Buongiorno [Nome], ho fissato una visita alla sua casa giorno [data] alle [ora], con una persona interessata. Le scrivo di nuovo la sera prima. Grazie per la disponibilità e buona giornata.

Copia

Al proprietario, la sera prima

Buonasera [Nome], domani alle [ora] arrivo con l'acquirente per la visita, come ci siamo detti. Se può, lasci le finestre aperte nelle stanze principali. Grazie da [agenzia], a domani.

Copia

Cosa manca di proposito: all'acquirente il nome del proprietario e il prezzo, al proprietario il nome dell'acquirente. Il promemoria si legge spesso a telefono bloccato e dice solo giorno, ora e che l'altro c'è. Nessun testo invita a cambiare giorno.

Cosa chiedere al proprietario di preparare, dall'attestato energetico alle chiavi, è nell'articolo prima della visita, il proprietario. Dopo le prime visite viene il momento di fare il punto con lui: ne parla l'articolo sull'aggiornamento al proprietario.

Come si imposta in ZeroDisdette?

Con due flussi di messaggi, «Acquirente» e «Proprietario», e due appuntamenti alla stessa ora nella tua colonna. Come si crea un flusso, passo per passo, è nella guida Come si crea un flusso di promemoria.

1. Il proprietario è un cliente. Lo salvi in rubrica con nome e numero, come l'acquirente: ogni appuntamento ha un solo cliente.
2. Flusso «Acquirente»: un passo «Alla prenotazione» e un passo «Giorni prima» a 1. La conferma parte entro circa mezzo minuto da quando salvi, anche con l'app chiusa. Il passo del giorno prima parte di base alle 10: qui l'ora va cambiata a mano alle 18.
3. Flusso «Proprietario»: solo il passo del giorno prima alle 18, oppure anche quello alla prenotazione, se fissi le visite con molti giorni di anticipo.
4. Due appuntamenti alla stessa ora. Quando salvi il secondo, sotto «Già in agenda» il primo compare in rosso con un triangolo, perché si sovrappone. Il salvataggio non si blocca: salvi lo stesso.
5. Le variabili al posto delle parentesi: {{cliente}} per il nome come l'hai salvato, {{data}}, {{ora}}, {{attività}} per il nome dell'agenzia. {{data}} esce come «16 novembre», senza giorno della settimana: per questo i testi dicono «giorno» davanti. Se la Firma attività è vuota, il messaggio che la usa parte come SMS.

Tre limiti da sapere. L'indirizzo della casa entra nel messaggio solo se l'immobile è salvato come sede: per questo il testo della sera prima rimanda alla chat. Ogni testo nuovo lo approva Meta, di solito in pochi minuti, e intanto parte come SMS, a cui non si può rispondere. Col WhatsApp dell'agenzia collegato, se un cliente non ha WhatsApp il messaggio non gli arriva e non passa all'SMS da solo: per lui spegni il consenso WhatsApp nella scheda prima di salvare.

Le risposte arrivano nella chat di WhatsApp Business dell'agenzia: ZeroDisdette non le legge. Se annulli l'appuntamento dell'acquirente, annulla anche quello del proprietario: un appuntamento annullato non manda più promemoria, ma l'altro parte finché resta in agenda.

Quanti crediti servono se scrivi a tutti e due?

Circa il doppio di quelli per il solo acquirente, perché ogni visita conta due appuntamenti. In ZeroDisdette un messaggio WhatsApp costa 1 credito, un SMS almeno 3.

Prendiamo, come esempio, un agente da solo con 12 visite a settimana, cioè circa 52 visite al mese.

Il piano Professionista PRO ha 200 crediti al mese, e la prima riga li supera prima ancora di contare valutazioni, proposte e rogiti. La seconda riga, con un solo messaggio al proprietario la sera prima, lascia 44 crediti per il resto. Se non bastano, ci sono le ricariche (100 crediti a 14,50 € + IVA, che non scadono) oppure Studio Pieno, 49 € + IVA al mese con 400 crediti, che serve comunque a un'agenzia con più agenti. Per il conto della tua agenzia guarda la pagina per agenti immobiliari.

Il giorno lo ricorda l'agenzia, a tutti e due. L'acquirente sa che giorno ha la visita e che quell'ora è tenuta per lui, il proprietario sa che chi arriva è atteso. E una conferma scritta che parte subito, a telefonata appena chiusa, è il primo segno che l'agenzia fa sul serio.