Chiamata conoscitiva di coaching: come passare dal «ci sentiamo» a un giorno e un'ora scritti

Una persona ti scrive su Instagram: «Mi piacerebbe saperne di più sul tuo percorso». Le rispondi «Volentieri, sentiamoci la settimana prossima». La settimana passa, tu sei pieno di sessioni, lei non riscrive, e la chiamata conoscitiva di coaching non avviene mai.

Questo articolo parla ai coach che in Italia ricevono i primi contatti da Instagram, LinkedIn o dal sito, e vale anche per counselor e consulenti di carriera che offrono un primo colloquio breve. Vediamo cosa scrivere nella prima risposta, come arrivare a un giorno e un'ora scritti e come chiudere la chiamata con la prima sessione già in agenda.

Perché la chiamata conoscitiva salta prima ancora di essere fissata?

Perché «ci sentiamo» lascia la decisione a chi ha meno motivi per prenderla. Il coach aspetta che la persona si faccia viva, la persona aspetta che il coach proponga un orario, e nessuno dei due lo scrive.

Chi ti contatta per la prima volta è curioso, ma non ha ancora un impegno con te. Non abbiamo numeri su quante chiamate si perdono così. Puoi però contarle tu: guarda i messaggi degli ultimi tre mesi e conta quanti «sentiamoci» sono finiti in una chiamata vera.

Cosa rispondere al primo messaggio su Instagram o LinkedIn?

Due orari precisi, la durata e la richiesta del numero, tutto nella stessa risposta. Una domanda aperta come «quando ti va?» chiede alla persona di guardare l'agenda e decidere; una scelta tra due orari si risolve con una parola.

Prendiamo un coach che lavora anche la sera. Su Instagram, dove di solito si dà del tu:

Ciao [Nome], grazie del messaggio. Ti propongo una chiamata conoscitiva di 20 minuti per capire se posso esserti utile: martedì alle 13 o giovedì alle 18:30, cosa preferisci? Se mi lasci il tuo cellulare ti mando lì la conferma con giorno e ora, e un messaggio un'ora prima.

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Su LinkedIn, con un manager o un professionista che non conosci:

Buongiorno [Nome], grazie per avermi scritto. Le propongo una chiamata conoscitiva di 20 minuti: le andrebbe bene mercoledì alle 8:30 oppure venerdì alle 13? Se mi indica un numero di cellulare, le mando su WhatsApp la conferma con giorno e ora e un promemoria un'ora prima della chiamata.

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Gli orari sono esempi: scegli quelli liberi davvero, presto, in pausa pranzo o dopo le 18, quando chi lavora può parlare. Se la risposta è «nessuno dei due», proponine altri due.

Perché chiedere il numero insieme al permesso di scrivere?

Perché per scrivere su WhatsApp a nome della tua attività serve il consenso della persona. Secondo la policy di WhatsApp Business, aggiornata al 23 settembre 2026, un'attività può contattare qualcuno solo se questo le ha dato il numero e ha confermato di voler ricevere i suoi messaggi. Il modo di raccogliere il consenso lo sceglie l'attività, che ne risponde.

Le due risposte qui sopra fanno proprio questo: dicono cosa arriverà sul telefono (la conferma e un messaggio prima) e chiedono il numero per quello. Se la persona te lo manda, hai una traccia scritta nella stessa chat. Per il tuo caso, se hai dubbi su come raccogliere e conservare il consenso, chiedi alla tua associazione professionale o a un legale.

Cosa scrivere nella conferma della chiamata conoscitiva?

Giorno, ora, durata, chi chiama chi, e una sola domanda su cui pensare. Niente di più: nessun obiettivo, nessun tema personale, perché il messaggio si legge anche a telefono bloccato.

Conferma, da mandare appena hai fissato la chiamata:

Ciao [Nome], la nostra chiamata conoscitiva è fissata per il [giorno] alle [ora] e dura circa 20 minuti. Ti chiamo io su questo numero: tu tieni a mente solo cosa vorresti diverso tra sei mesi. A presto da [tuo nome], buona giornata.

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Un'ora prima, se la chiamata è al telefono:

Ciao [Nome], tra un'ora ti chiamo per la nostra chiamata conoscitiva, alle [ora]. Se riesci, mettiti in un posto dove parlare tranquillo per una ventina di minuti. A dopo, buon lavoro.

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Un'ora prima, se la chiamata è in videochiamata:

Ciao [Nome], alle [ora] ci colleghiamo per la chiamata conoscitiva. Il link è questo: [link] e si apre anche dal telefono. A tra un'ora, buona giornata.

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Le parti tra parentesi quadre vanno sostituite. Nota la frase «Ti chiamo io»: toglie alla persona il dubbio su chi debba fare il primo passo, e quel dubbio è un altro modo in cui una chiamata salta.

Come arrivare dalla chiamata alla prima sessione?

Fissando la prima sessione prima di salutarvi, mentre siete ancora al telefono. Se la chiamata finisce con «ci penso e ti faccio sapere», ricomincia il giro del «ci sentiamo».

Lo standard 1.1 del codice etico dell'International Coaching Federation (ICF), in vigore dal 1° aprile 2025, chiede di parlare con il cliente prima che il coaching cominci e di costruire insieme l'accordo su ruoli, responsabilità, riservatezza e aspetti economici. Nell'appendice il codice aggiunge che un accordo di coaching di solito contiene anche durata e frequenza delle sessioni, termini di pagamento e politiche di cancellazione. La chiamata conoscitiva è il primo momento in cui accennarli.

Un ordine possibile per gli ultimi minuti:

1. Dici come lavori: quante sessioni proponi, ogni quanto, quanto durano, in studio o online.
2. Dici il compenso e le regole sulle sessioni saltate, in due frasi. I dettagli vanno poi nell'accordo scritto: cosa metterci lo spieghiamo nell'articolo sul coaching agreement.
3. Proponi due date per la prima sessione, come nel primo messaggio.
4. La segni in agenda mentre siete ancora in linea, e la conferma arriva sul telefono prima di chiudere.
5. Chiedi se è arrivata. Se non è arrivata, controlli il numero subito, invece di scoprirlo il giorno della sessione.

Un limite da tenere a mente: lo standard 5.2 dello stesso codice chiede dichiarazioni vere e accurate su ciò che si offre. In chiamata si racconta il percorso, senza promettere risultati.

Quanti messaggi servono per una chiamata conoscitiva?

Due bastano: la conferma e il messaggio un'ora prima. Un promemoria il giorno prima serve poco, perché la chiamata di solito si fissa per uno o due giorni dopo.

Ecco il conto in crediti di ZeroDisdette, dove un WhatsApp costa 1 credito e un SMS almeno 3. Le 10 chiamate al mese sono un esempio.

Sul piano Professionista PRO, con 200 crediti inclusi al mese, 10 chiamate conoscitive su WhatsApp ne usano un decimo. Il resto va alle sessioni dei percorsi: il conto completo è nella pagina per coach e counselor.

Cosa fa ZeroDisdette con la chiamata conoscitiva, e cosa no

ZeroDisdette è un gestionale con promemoria WhatsApp per chi lavora su appuntamento. Salvi la chiamata in agenda, scegli il flusso «chiamata conoscitiva» con i tuoi testi, e la conferma parte dal server entro circa mezzo minuto, anche con l'app chiusa. Parte dal numero WhatsApp Business del tuo studio, una volta collegato; finché non lo colleghi parte un SMS, a cui la persona non può rispondere. Le risposte su WhatsApp arrivano nella chat di WhatsApp Business sul tuo telefono, non dentro l'app.

Nome, giorno, ora e link diventano variabili che l'app scrive da sola. Il giorno esce come «16 novembre», senza giorno della settimana, e il link funziona solo negli appuntamenti segnati come online. Ogni testo nuovo lo approva Meta, di solito in pochi minuti, e intanto parte come SMS. Un passo il cui momento è già passato da più di cinque minuti viene saltato: per una chiamata fissata all'ultimo parte solo la conferma. Come si costruisce il flusso passo per passo è nella guida su come si crea un flusso di promemoria.

Cosa non fa: non ha un link di prenotazione da mettere in bio, né una pagina dove la persona sceglie l'orario da sola. L'orario lo proponi e lo inserisci tu, come nella guida su perché rincorrere i clienti toglie autorità: il giorno lo fissa chi lavora. Quanto tempo lasciare dopo la chiamata lo trovi in quanto dura una sessione di coaching.