Percorso di coaching con una sessione ogni due settimane: fissare tutte le date subito o una alla volta

Hai un cliente nuovo, avete deciso un percorso di 8 sessioni, una ogni due settimane. Resta una domanda pratica sulla frequenza delle sessioni di coaching: le date le fissi tutte adesso, alla prima sessione, o una alla volta, alla fine di ogni incontro? Questo articolo parla a coach e counselor che in Italia lavorano a percorsi di più incontri, in studio o in videochiamata.

Le due strade funzionano tutte e due, con clienti diversi. Qui trovi una tabella per scegliere, il conto dei messaggi di un percorso e i testi pronti da copiare.

Qual è la frequenza delle sessioni di coaching in un percorso?

Nessuna legge la stabilisce: la cadenza si decide con il cliente prima di iniziare, e conta quello che scrivete nell'accordo.

Lo standard 1.1 del codice etico dell'International Coaching Federation (ICF), in vigore dal 1° aprile 2025, chiede di concordare prima dell'inizio ruoli, responsabilità, riservatezza e aspetti economici. Nell'appendice, alla voce sull'accordo di coaching, l'ICF elenca cosa contiene di solito: tra le altre cose, la durata e la frequenza delle sessioni e le regole sulle cancellazioni (traduzione nostra). Cosa scrivere in quell'accordo lo vediamo in coaching agreement: frequenza e sessioni saltate.

Un esempio di cadenza detto da una professionista: la mental coach Nicoletta Romanazzi, intervistata da il Giornale il 12 luglio 2022, raccontava di incontrare le persone «una volta ogni due settimane per un'ora e mezza», con un percorso che di solito propone di 6 sessioni.

Per il counselor il riferimento è il codice deontologico di AssoCounseling: l'art. 10 chiede di comunicare il compenso fin dal primo incontro. Dire nello stesso momento anche ogni quanto vi vedrete e per quanti colloqui è una nostra proposta, perché prezzo e cadenza vanno insieme.

Fissare tutte le date alla prima sessione: quando conviene?

Conviene con chi ha settimane regolari, per esempio il cliente che può sempre il martedì sera. Il cliente vede tutto il percorso, tu vedi la tua agenda occupata per tutto il percorso, circa tre mesi e mezzo.

Il rischio sta nelle settimane che cambiano. Un cliente che lavora a turni o viaggia per lavoro ti chiederà di cambiare tre o quattro date su otto, e ogni volta la data va rifatta a mano. C'è poi un problema pratico con i promemoria automatici: se il flusso che usi manda una conferma alla prenotazione, inserendo 8 sessioni di fila il cliente riceve 8 conferme nel giro di un minuto.

La soluzione è avere due flussi: uno normale, con la conferma, per la prima sessione; uno «Percorso» senza conferma per le sessioni già fissate, che manda solo i messaggi prima di ogni incontro. L'elenco delle date lo mandi tu, una volta, dalla chat.

Fissare la prossima a fine sessione: perché tiene con chi ha giorni che cambiano?

Perché la data si sceglie guardando la settimana vera, non quella immaginata quattro mesi prima. Il cliente apre la sua agenda, tu la tua, e in due minuti la prossima sessione è decisa.

La regola che proponiamo è una: la sessione non si chiude senza la data della successiva. Tieni gli ultimi cinque minuti per questo, prima che il cliente chiuda la videochiamata o esca dalla porta. Se rispondi «ci sentiamo per la prossima», il percorso rischia di fermarsi a metà, perché tra un messaggio e l'altro passano settimane.

Con questo metodo la conferma automatica è utile: salvi la sessione mentre siete ancora collegati e il messaggio arriva sul telefono del cliente prima che vi salutiate.

I due metodi a confronto

La tabella usa un percorso d'esempio di 8 sessioni, ogni due settimane, con due messaggi automatici per sessione.

I crediti sono gli stessi: cambia il momento in cui arrivano i messaggi. Un conto più largo, sempre d'esempio: un coach con 20 clienti in percorso ogni due settimane ha circa 43 sessioni al mese (20 clienti per 26 sessioni l'anno, diviso 12). Con due WhatsApp a sessione sono circa 87 crediti, dentro i 200 del piano Professionista PRO. Se gli stessi messaggi partono come SMS costano almeno 3 crediti l'uno, quindi circa 260, e i 200 crediti non bastano.

Come si imposta il percorso in agenda, passo per passo

Questi passi valgono per ZeroDisdette, ma l'idea si usa con qualunque agenda.

1. Crea un flusso «Percorso» senza il passo «Alla prenotazione». Mettici due passi: «Giorni prima» (per esempio 2 giorni, parte alle 10, ora che puoi cambiare) e «Ore prima» (per esempio 2 ore, parte all'ora esatta). Come si crea è spiegato in come si crea un flusso di promemoria.
2. Alla prima sessione inserisci le date una per una. Gli appuntamenti ricorrenti non ci sono: con 8 sessioni sono 8 inserimenti. Alla prima lasci il flusso con la conferma, dalla seconda scegli «Percorso».
3. Se lavori online, il flusso deve contenere il link della videochiamata, che l'app mette solo negli appuntamenti online. Prima di salvare un appuntamento online controlla che il flusso scelto contenga il link.
4. Manda l'elenco delle date dalla chat di WhatsApp Business, una volta sola. L'app non manda un messaggio con tutte le date del percorso.
5. Se una data cambia, nell'app si usa «Riprogramma».

Quante sessioni restano del pacchetto pagato l'app non lo conta: si annota il pagamento con una nota e il conto lo fai tu, come spiegato in pacchetto di sedute: chi ha pagato e quante ne restano. Per la sessione di verifica fissata mesi dopo la fine del percorso c'è fissare il prossimo appuntamento quando è tra mesi.

Messaggi pronti per il percorso

Le parti tra parentesi quadre vanno sostituite. Nei flussi di ZeroDisdette nome, giorno, ora e link diventano variabili che l'app riempie da sola; il giorno esce come «16 novembre», senza il giorno della settimana, per questo nel messaggio di poche ore prima si scrive «oggi».

Coach, elenco delle date (lo mandi tu una volta, dalla chat).

Ciao [Nome], ecco le date del nostro percorso: [giorno] alle [ora], [giorno] alle [ora], [giorno] alle [ora] e così via fino all'ottava. Due giorni prima di ogni sessione ti arriva un messaggio. Quelle ore sono tenute per te, salvale subito nel calendario del telefono.

Copia

Coach, flusso «Percorso», due giorni prima.

Ciao [Nome], la prossima sessione del percorso è il [giorno] alle [ora], come avevamo fissato all'inizio. Quell'ora è riservata a te, buona giornata.

Copia

Coach, conferma a fine sessione (metodo una alla volta).

Ciao [Nome], come ci siamo detti poco fa la prossima sessione è il [giorno] alle [ora]. Mettila subito in agenda, così resta ferma. Un saluto da [tuo nome] e buona settimana.

Copia

Sessione online, flusso «Percorso», due ore prima.

Ciao [Nome], ci vediamo oggi alle [ora]. Il link è questo: [link] e ti conviene collegarti da un posto tranquillo qualche minuto prima. A tra poco.

Copia

Counselor, conferma del prossimo colloquio.

Buongiorno [Nome], le confermo il prossimo colloquio del [giorno] alle [ora]. Quell'ora è riservata a lei, a presto.

Copia

Per il counselor il registro è del Lei e la parola è «colloquio», mai «seduta». Nessun testo dice di cosa si parla nella sessione, e nessuno finisce con un dato da riempire, perché Meta non approva i testi WhatsApp che finiscono con una variabile.

Quale metodo scegliere?

Se il cliente ha un giorno fisso, fissa tutto alla prima sessione con il flusso senza conferma. Se il cliente ha settimane diverse, fissa una sessione alla volta, sempre prima di salutarvi. Con chi sta a metà, una via di mezzo che proponiamo è tenere in agenda sempre le due sessioni successive.

Qualunque metodo scegli, mettilo per iscritto nell'accordo iniziale insieme alla frequenza: il cliente sa come funziona da subito e il promemoria non deve spiegarlo. Per dubbi sul tuo codice deontologico chiedi alla tua associazione professionale.