Messaggi promemoria per coach, counselor e consulenti di carriera: prima sessione, percorso, giorno prima

Coach, counselor e consulenti di carriera in Italia hanno agende simili: sessioni da circa un'ora, percorsi di più incontri, molta videochiamata. Eppure il messaggio promemoria per una sessione di coaching non può essere uguale a quello di un colloquio di counseling o di un incontro di orientamento. Cambiano il tono, le parole e quello che il messaggio non deve lasciar capire a chi guarda il telefono del cliente.

Qui trovi nove testi pronti da copiare, tre per mestiere, con il motivo delle frasi che contano. Vanno bene anche se li mandi a mano.

Cosa deve dire un messaggio promemoria per una sessione di coaching?

Giorno, ora, dove ci si vede o il link, e chi scrive. Tutto il resto, cioè obiettivi, temi, nomi di aziende, resta fuori.

Lo dicono i codici di questi mestieri. Il codice etico dell'International Coaching Federation (ICF), in vigore dal 1° aprile 2025, chiede al coach di mantenere la riservatezza al livello più stretto con tutte le parti coinvolte (standard 2.1) e di custodire con cura anche le comunicazioni elettroniche (standard 2.4). Il codice deontologico di AssoCounseling mette il segreto professionale all'art. 14, e chiede al counselor di informarne anche i collaboratori: vale per chi fissa gli incontri al posto tuo. Il codice etico ASITOR chiede all'orientatore di garantire al cliente «il diritto alla riservatezza, all'anonimato e alla non riconoscibilità» (art. 22).

Il promemoria compare sullo schermo bloccato, magari sul tavolo di una riunione: vedi la guida su cosa non scrivere nel promemoria a telefono bloccato.

Quanti messaggi mandare, e quando?

Tre bastano per quasi tutti: la conferma appena fissi, il giorno prima, e qualche ora prima solo quando serve.

Nel messaggio del giorno prima scrivi «domani» invece della data: «16 novembre» costringe il cliente a fare il conto, «domani alle 18» no.

La conferma conta più delle altre. Chi fissa la prossima sessione alla fine di quella di oggi chiude la videochiamata con un giorno ricordato a memoria: una conferma scritta in quel momento è il primo segno che quell'ora l'hai tenuta per lui.

Testi pronti per il coach

Il coach dà quasi sempre del tu (se hai dubbi, c'è la guida su tu o Lei nel messaggio al cliente). I testi ricordano al cliente la sua parte di lavoro senza dire quale.

Conferma della prima sessione.

Ciao [Nome], la nostra prima sessione è fissata per il [giorno] alle [ora] presso [indirizzo]. Porta con te una domanda a cui vorresti una risposta entro la fine del percorso, anche scritta di fretta. Quell'ora è riservata a te, ci vediamo lì.

Copia

Il giorno prima, sessione del percorso.

Ciao [Nome], domani alle [ora] facciamo il punto nella nostra sessione. Arriva con in mente quello che hai provato da allora, anche se è poco: partiamo da lì. Ti aspetta [tuo nome], a domani.

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Qui sta la riga sulla responsabilità del cliente. Lo standard 1.1 del codice ICF chiede di accordarsi prima di iniziare su ruoli, responsabilità, riservatezza e aspetti economici: se all'inizio dici che questo messaggio arriverà, il cliente lo aspetta.

Due ore prima, sessione online presto al mattino.

Ciao [Nome], fra due ore, alle [ora], ci vediamo in videochiamata da questo link: [link] così lo trovi già pronto. Tieni accanto gli appunti della volta scorsa, a dopo.

Copia

Testi pronti per il counselor

Il counselor usa spesso il Lei e parla di «colloquio» o «incontro», lasciando fuori parole come «terapia» o «seduta». L'art. 25 del codice AssoCounseling chiede che il counselor si presenti «in modo corretto e completo» e che non usi forme pubblicitarie che possano creare confusione sulle proprie competenze.

Conferma del colloquio.

Buongiorno [Nome], con questo messaggio le confermo il colloquio fissato per il [giorno] alle [ora], presso [indirizzo]. L'incontro inizia puntuale, quindi le conviene arrivare qualche minuto prima. Cordiali saluti, a presto.

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Il giorno prima.

Buongiorno [Nome], le ricordo il nostro colloquio di domani alle [ora]. Il tempo dell'incontro è tenuto da parte per lei e la aspetto. Cordiali saluti da [tuo nome], a domani.

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Un'ora prima, colloquio a distanza.

Buongiorno [Nome], il colloquio di oggi inizia alle [ora] e si svolge a distanza da questo link: [link] che può aprire già qualche minuto prima. Scelga una stanza dove possa parlare con tranquillità, a più tardi.

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La riga sulla stanza ha un motivo: per l'art. 21 del codice AssoCounseling le regole valgono anche a distanza, e un colloquio ascoltato dal collega accanto non è più riservato.

Testi pronti per il consulente di carriera

Chi cerca un altro lavoro spesso ne ha già uno, con il telefono sulla scrivania. Il messaggio non dice «carriera», «curriculum», «orientamento»: dice solo che c'è un appuntamento. Altri accorgimenti nell'articolo sul promemoria del consulente di carriera per il cliente che lavora.

Conferma dell'incontro.

Buongiorno [Nome], le confermo il nostro incontro del [giorno] alle [ora] presso [indirizzo]. Se le è comodo, porti con sé il materiale di cui ci siamo detti al telefono. Un saluto, a presto.

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Il giorno prima, mandato la sera.

Buonasera [Nome], le ricordo il nostro incontro di domani alle [ora]. Le auguro una buona serata, a domani.

Copia

Un'ora prima, incontro in pausa pranzo.

Buongiorno [Nome], ci vediamo oggi alle [ora] come d'accordo, all'indirizzo che conosce. A tra poco, buon proseguimento.

Copia

Al primo incontro di orientamento il codice ASITOR chiede di concordare la prestazione per iscritto nel «Patto di Servizio» (art. 19): se lo prevedi, la conferma può dire che quel giorno lo leggerete insieme.

Come scrivere i propri testi senza sbagliare

Per scriverne di tuoi, queste regole valgono per tutti e tre i mestieri.

1. Solo giorno, ora, luogo o link, e chi scrive. Niente obiettivi, niente nomi di aziende, niente temi della sessione.
2. Una frase che prepara, generica: cosa hai provato, cosa porti, dove ti colleghi.
3. «Domani» nel messaggio del giorno prima, la data solo nella conferma.
4. Parole dopo l'ultimo dato da riempire. Un modello WhatsApp Business che inizia o finisce con un segnaposto (nome, ora, link) rischia il rifiuto di Meta: per questo i testi qui sopra chiudono con un saluto.
5. Apostrofo dritto e niente emoji, se il messaggio può partire come SMS: altrimenti occupa più spazio e costa di più.
6. Il consenso nell'accordo. La policy di WhatsApp Business chiede che la persona ti abbia dato il numero e abbia accettato di ricevere i tuoi messaggi. Basta una riga nel coaching agreement, nel contratto di counseling o nel Patto di Servizio; per il tuo caso chiedi alla tua associazione professionale o a un legale.

Quanto costano i promemoria di un percorso intero?

Con ZeroDisdette un messaggio WhatsApp costa 1 credito, un SMS almeno 3. Prendiamo come esempio un percorso di 8 sessioni con tre messaggi a sessione: 24 crediti su WhatsApp, 72 per SMS.

I 200 crediti al mese del piano Professionista PRO coprono così circa 66 sessioni su WhatsApp, circa 22 per SMS. Se non bastano, togli il messaggio di qualche ora prima dove non serve, ricarichi (100 crediti a 14,50 € + IVA, gli extra non scadono) o passi a un piano superiore.

Come funzionano questi messaggi in ZeroDisdette?

ZeroDisdette è un gestionale con promemoria WhatsApp per chi lavora su appuntamento. Crei un flusso con i momenti che vuoi: alla prenotazione, qualche giorno prima (alle 10, oppure alle 19 per il consulente di carriera), un numero esatto di ore prima. Puoi tenere un flusso per la prima sessione, uno per il percorso e uno per l'online. I passi sono spiegati in come si crea un flusso di promemoria.

La conferma parte entro circa mezzo minuto dal salvataggio, anche con l'app chiusa, dal numero WhatsApp Business dello studio una volta collegato; prima del collegamento parte un SMS, a cui non si può rispondere. Nome, giorno, ora, indirizzo e link li inserisce l'app: il giorno esce come «16 novembre», senza giorno della settimana. Ogni testo nuovo lo approva Meta, di solito in pochi minuti, e intanto parte come SMS.

Due limiti: non ci sono appuntamenti ricorrenti, quindi ogni sessione si inserisce una per una, e il cliente non prenota da solo online. Tutto quello che l'app fa e non fa per questi mestieri è nella pagina per coach, counselor e consulenti di carriera.