Come mettere in agenda un ciclo di 10 sedute senza mandare al paziente 10 conferme

Alla prima visita decidi con il paziente un ciclo di dieci sedute. Le inserisci in agenda una dopo l'altra e, mentre salvi l'ultima, sul suo telefono sono già arrivate dieci conferme, ognuna con una data diversa. Succede quando ogni appuntamento salvato manda la sua conferma. Qui trovi come organizzare l'agenda delle sedute di fisioterapia per un ciclo intero: quante date fissare subito, cosa dare al paziente prima che esca, quali messaggi far partire e cosa fare quando una data cambia.

Perché dieci conferme di fila sono un problema?

Perché il paziente riceve dieci messaggi quasi uguali in un minuto e non sa più quale guardare. Il giorno della prima seduta si perde in mezzo agli altri nove.

C'è un secondo motivo. Se il programma stampa la data senza il giorno della settimana, come fa anche ZeroDisdette, dieci righe con «18 novembre», «21 novembre», «25 novembre» una sotto l'altra non dicono al paziente se deve venire di martedì o di venerdì. E il ciclo breve è il caso normale nel mestiere. Nell'Osservatorio FisioScience sulla libera professione, 694 fisioterapisti su 959 (72,37%) dicono che la presa in carico dura tra 3 e 10 sedute, e 586 (61%) trattano spesso o sempre i pazienti due volte a settimana. Gli autori avvertono che il campione non rappresenta tutta la categoria. Con due sedute a settimana, un ciclo di dieci vuol dire cinque settimane di date da tenere a mente.

Agenda delle sedute di fisioterapia: fissare tutto il ciclo o solo le prossime?

Dipende da quanto è stabile l'orario del paziente. Se viene sempre negli stessi giorni alla stessa ora, conviene fissare tutto il ciclo subito. Se i giorni cambiano, meglio una settimana o due alla volta.

C'è anche una ragione di agenda. Nell'Osservatorio, per 420 fisioterapisti su 959 (43,80%) la fascia più richiesta dai pazienti è tra le 18 e le 20. Chi esce dal lavoro e può venire solo a quell'ora ha bisogno che le sue dieci sere siano bloccate dal primo giorno, prima che le chieda qualcun altro.

È un consiglio nostro, da adattare al tuo studio. Se i giorni cambiano spesso, trovi i passi dedicati in Sedute di fisioterapia in giorni diversi ogni settimana.

Cosa dare al paziente prima che esca?

Tutte le date in un posto solo, con il giorno della settimana scritto per esteso. Un unico messaggio, mandato da te mentre si riveste, vale più di dieci conferme automatiche.

Mandalo dal telefono dello studio, a mano, sostituendo le parti tra parentesi quadre. Resta nella chat e il paziente lo ritrova quando vuole.

Buongiorno [Nome], ecco le date del suo ciclo, così le ha tutte insieme:
martedì [data] alle [ora]
venerdì [data] alle [ora]
martedì [data] alle [ora]
(e così via fino all'ultima)
Il giorno prima di ogni seduta le scriverò io. A presto, [tuo nome] dello studio [nome studio].

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A chi non usa molto il telefono, gli stessi giorni li scrivi anche su un cartoncino. Il paziente sa che giorno ha la seduta, e sa che quell'ora è tenuta per lui. Il resto lo ricorda lo studio, una seduta alla volta.

Se il ciclo è pagato in anticipo, è il momento giusto anche per dire il prezzo per iscritto. Secondo l'art. 23 del codice deontologico dei fisioterapisti, l'onorario va fatto conoscere prima alla persona, che deve essere d'accordo. Il 30,03% dei fisioterapisti dell'Osservatorio propone pacchetti di sedute.

Quali messaggi far partire per un ciclo di 10 sedute?

Una sola conferma per la prima seduta, poi per ogni seduta il messaggio del giorno prima e quello della mattina. Così il paziente riceve 21 messaggi in cinque settimane, ognuno quando serve, invece di 10 conferme nello stesso minuto più tutti i promemoria.

Servono due gruppi di messaggi. Il primo vale solo per la prima seduta del ciclo.

Conferma, solo per la prima seduta

Gentile {{cliente}}, il suo ciclo inizia il {{data}} alle {{ora}}. Le altre date le trova nel messaggio con il calendario del ciclo. A presto.

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Il secondo vale per tutte e dieci le sedute.

Il giorno prima

Gentile {{cliente}}, domani alle {{ora}} c'è la prossima seduta del suo ciclo con {{professionista}}. Quell'ora è riservata a lei, a domani.

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La mattina stessa

Buongiorno {{cliente}}, la aspetto oggi alle {{ora}}. Se arriva dal lavoro, porti un cambio comodo. A più tardi.

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Le parti tra parentesi graffe le completa l'app con i dati di quel paziente. Nei testi non c'è la parte del corpo né il motivo del ciclo. L'art. 29 del codice deontologico chiede la «massima riservatezza sulle prestazioni professionali effettuate», e un promemoria può comparire a telefono bloccato o sotto gli occhi di un familiare. Per il tuo caso chiedi al tuo consulente o al tuo Ordine.

Un messaggio «3 giorni prima», con due sedute a settimana, rischia di arrivare il giorno della seduta precedente e di confondere le date. In un ciclo ravvicinato meglio farne a meno.

Cosa fare se una data del ciclo cambia?

Cambi la seduta in agenda e mandi al paziente una riga scritta da te con il nuovo giorno della settimana. Le altre date restano quelle del primo messaggio.

Buongiorno [Nome], la seduta di martedì [data] diventa giovedì [data] alle [ora]. Le altre date del ciclo restano quelle che ha. A presto, [tuo nome].

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Se il paziente ha il cartoncino, correggi anche quello alla seduta successiva. Una sola data sbagliata sul foglio basta a fargli perdere il giorno giusto.

Come si imposta il ciclo con ZeroDisdette

In ZeroDisdette i messaggi del ciclo diventano due flussi: «Prima seduta», con conferma, giorno prima e mattina stessa, e «Ciclo», con solo giorno prima e mattina stessa. Il passo alla prenotazione si può togliere, basta che nel flusso ne resti almeno uno.

1. Crea i due flussi qualche giorno prima di usarli. Ogni testo nuovo per WhatsApp lo approva Meta, di solito in pochi minuti; intanto quel passo parte come SMS. Come si crea un flusso lo trovi in Come si crea un flusso di promemoria.
2. Salva la prima seduta con il flusso «Prima seduta». La conferma parte entro circa mezzo minuto dal salvataggio, anche con l'app chiusa.
3. Inserisci le altre nove scegliendo «Ciclo». Gli appuntamenti ricorrenti non ci sono: le sedute si inseriscono una per una. Per cambiare una data si usa «Riprogramma».
4. Segna il pagamento nella scheda. Se il ciclo è pagato in anticipo, una nota come «Ciclo 10 sedute» aiuta, ma il contatore delle sedute non c'è: il conto lo fai tu. Su come tenerlo trovi un esempio nell'articolo per gli osteopati Pacchetto da 3 o 5 sedute: dove segnarlo.
5. Per chi non ha WhatsApp, spegni il consenso prima di inserire le sedute. Con il WhatsApp dello studio collegato, se il paziente non ha WhatsApp il messaggio non gli arriva e non passa all'SMS da solo. Con il consenso spento parte l'SMS, a cui però non può rispondere.

Il messaggio della mattina parte alle 8, se non cambi l'ora nel flusso. Per una seduta alle 7:30 conviene un passo «ore prima» al suo posto.

Ecco cosa cambia, per un ciclo di 10 sedute, tra le diverse impostazioni. Un WhatsApp costa 1 credito, un SMS almeno 3.

Il conto in SMS vale per testi entro i 160 caratteri; con nomi lunghi un messaggio può costare 6 crediti. I 200 crediti del piano Professionista PRO coprono 100 sedute al mese con due WhatsApp ciascuna. Se ne servono di più, ricarichi (100 crediti a 14,50 € + IVA, e quelli ricaricati non scadono) oppure passi a Studio Pieno, 49 € + IVA al mese con 400 crediti.

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