Sedute di fisioterapia in giorni diversi ogni settimana: come far sapere al paziente qual è il giorno giusto

Il ciclo è di due sedute a settimana, ma i giorni cambiano: martedì e venerdì, poi lunedì e giovedì, poi chissà. E un pomeriggio il paziente si presenta il giorno sbagliato, mentre il giorno giusto la tua ora delle 18:30 resta vuota. Con le sedute di fisioterapia in giorni diversi ogni settimana succede più spesso di quanto sembri. Qui trovi perché, quando conviene l'ora fissa, cosa dare al paziente prima che esca e due messaggi pronti da copiare, anche senza nessuna app.

Sedute di fisioterapia in giorni diversi: perché il paziente sbaglia giorno?

Perché non ha un'abitudine a cui appoggiarsi. Chi viene sempre il martedì alle 18 non deve ricordare nulla. Chi viene in giorni diversi deve tenere a mente date nuove ogni settimana, e le confonde con quelle della settimana prima.

Il ritmo di due sedute a settimana è normale nel mestiere. Nell'Osservatorio FisioScience sulla libera professione, 586 fisioterapisti su 959 (61%) dicono di trattare spesso o sempre i pazienti due volte a settimana, e 654 (68%) una volta. Per il 72,37% la presa in carico dura tra 3 e 10 sedute. Gli autori avvertono che il campione non rappresenta tutta la categoria, ma il quadro è chiaro: cicli brevi e ravvicinati, dove una seduta saltata pesa sul percorso.

C'è anche un indizio dagli studi. In una ricerca randomizzata su 679 pazienti di due ambulatori di fisioterapia di ospedali pubblici (Taylor e altri, 2012), chi riceveva un SMS prima della seduta mancava nell'11% dei casi, chi non lo riceveva nel 16%. Nella stessa ricerca, in un'analisi esplorativa, le sedute di lunedì e di venerdì risultavano legate a più assenze. È un dato da prendere con cautela, ma dice che il giorno della settimana non è un dettaglio.

Ora fissa o giorni che cambiano: quando conviene l'una e quando l'altra?

L'ora fissa conviene a chi lavora e può venire solo la sera. I giorni che cambiano li tieni per chi ha orari flessibili, come i pensionati o chi lavora a turni.

Il motivo sta nelle fasce orarie. Per il 43,80% dei fisioterapisti dell'Osservatorio la fascia più richiesta dai pazienti è 18-20, per il 22,63% è 16-18. Quelle ore non bastano per tutti: se le dai fisse a chi non ne ha bisogno, il paziente che esce dall'ufficio alle 18 resta senza posto. Quando costruisci il ciclo, chiediti prima chi può venire solo a quell'ora.

Prendiamo come esempio un paziente con un ciclo di otto sedute, due a settimana, che accetta i buchi che hai libero di settimana in settimana.

In quattro settimane sono otto sedute su cinque giorni diversi e quattro orari diversi. È difficile tenerle a mente senza un aiuto scritto, ed è giusto che quell'aiuto arrivi dallo studio.

Come far sapere al paziente qual è il giorno giusto?

Gli si danno i giorni per iscritto prima che esca, poi gli si ricorda la seduta il giorno prima. Ecco i passi, nell'ordine.

1. Fissa la settimana dopo con il paziente davanti. Alla fine dell'ultima seduta della settimana decidete insieme i due giorni successivi. Non il ciclo intero: con giorni che cambiano, otto date tutte insieme si confondono.
2. Diglieli con il giorno della settimana. «Lunedì alle 19 e giovedì alle 18» si ricorda meglio di «il 16 e il 19».
3. Mandaglieli per iscritto subito. Un messaggio che arriva mentre si riveste resta nella chat per tutta la settimana.
4. Il giorno prima, ricordaglielo con la parola «domani». È l'unica parola che non lascia dubbi quando i giorni cambiano.
5. La mattina stessa, una riga. Serve a chi ha la seduta alle 18:30 e alle 17 è ancora in ufficio.

Il paziente sa che giorno ha la seduta, e sa che quell'ora è tenuta per lui. Il giorno lo ricorda lo studio, con lo stesso tono per tutti.

I messaggi pronti da copiare

Il primo lo scrivi a mano a fine settimana, sostituendo le parti tra parentesi quadre. Gli altri due sono pensati per partire da soli: le parti tra parentesi graffe le inserisce l'app con i dati di quel paziente.

A mano, a fine settimana

Buongiorno [Nome], le sue sedute della prossima settimana sono lunedì [data] alle [ora] e giovedì [data] alle [ora]. Le tengo libere per lei. A presto, [tuo nome] dello studio [nome studio].

Copia

Il giorno prima

Gentile {{cliente}}, le ricordo che la sua seduta è domani alle {{ora}} con {{professionista}}. Quell'ora è riservata a lei, a domani.

Copia

La mattina stessa

Buongiorno {{cliente}}, oggi alle {{ora}} la aspetto in studio per la seduta. Porti un abbigliamento comodo, a più tardi.

Copia

Nei messaggi non c'è la parte del corpo né il motivo della seduta. Un promemoria può comparire a telefono bloccato o finire sotto gli occhi di un familiare: giorno, ora e nome dello studio bastano.

Perché nel messaggio è meglio «domani» che la data?

Perché la data da sola non dice il giorno della settimana, ed è proprio quello che il paziente confonde. «Domani alle 18:30» non si può leggere male.

Vale ancora di più con un'app. In ZeroDisdette la data nel messaggio esce come «16 novembre», senza «lunedì». Per questo il giorno della settimana lo dai tu a fine seduta, e i messaggi automatici usano «domani» e «oggi».

Lo stesso schema con ZeroDisdette

Diventa un flusso con due passi: 24 ore prima e la mattina stessa, alle 8. Lo chiami per esempio «Giorni che cambiano» e lo scegli quando crei l'appuntamento. Come si crea un flusso, passo per passo, lo trovi nella guida Come si crea un flusso di promemoria.

I messaggi partono dal numero WhatsApp Business dello studio, anche con l'app chiusa, una volta che lo hai collegato seguendo la guida. Finché non è collegato parte un SMS. Ogni testo nuovo lo approva Meta, di solito in pochi minuti: intanto quel passo parte come SMS, a cui il paziente non può rispondere. Se risponde su WhatsApp, lo leggi nella chat di WhatsApp Business dello studio, non in ZeroDisdette.

Alcune cose da sapere prima.

• Le sedute si creano una per volta. Non ci sono appuntamenti ricorrenti. Se un giorno cambia, si usa «Riprogramma».
• Il passo alla prenotazione si può togliere. Se fissi due sedute insieme, partirebbero due conferme con due date senza giorno della settimana. Meglio il messaggio a mano con i giorni scritti per esteso.
• Chi apre prima delle 8. Il messaggio della mattina parte alle 8: per una seduta alle 7:30 usa «2 ore prima».
• Chi non ha WhatsApp. Con il WhatsApp dello studio collegato, se il paziente non ha WhatsApp il messaggio non gli arriva, e non passa all'SMS da solo. Per lui spegni il consenso WhatsApp nella scheda prima di salvare l'appuntamento: così parte l'SMS.

Sui crediti, il conto onesto. Due messaggi su WhatsApp costano 2 crediti a seduta, su SMS almeno 6. I 200 crediti del piano Professionista PRO coprono 100 sedute al mese con due WhatsApp. Con 35 sedute a settimana, una fascia comune nell'Osservatorio, arrivi a circa 150 sedute al mese, cioè circa 300 crediti. Puoi tenere i due messaggi solo per chi ha i giorni che cambiano e uno solo per chi ha l'ora fissa, ricaricare crediti (100 crediti a 14,50 € + IVA, e quelli ricaricati non scadono) oppure passare a Studio Pieno, 49 € + IVA al mese con 400 crediti.

Gli altri articoli per il tuo mestiere sono nella pagina Fisioterapisti. Se vuoi fissare in una volta tutte le sedute di un ciclo, leggi Come mettere in agenda un ciclo di 10 sedute. Le sedute lontane tra loro, invece, sono il problema degli osteopati: lo trovi in La seconda seduta dall'osteopata è tra tre settimane.