Messaggio promemoria per la seduta di fisioterapia: 12 testi pronti da copiare

Il paziente ha le sedute il martedì e il venerdì, la settimana dopo il lunedì e il giovedì, e a un certo punto il giorno giusto si confonde. Un buon messaggio promemoria per la seduta di fisioterapia gli rimette davanti giorno e ora, con il tono di uno studio che tiene il conto per lui.

Qui trovi dodici testi, uno per ogni momento del percorso. Funzionano anche mandati a mano dal tuo telefono.

Cosa deve dire un messaggio promemoria per la seduta di fisioterapia?

Giorno, ora, luogo e, quando serve, cosa portare. Il resto si dice in studio.

Il messaggio compare sullo schermo bloccato, magari davanti ai colleghi del paziente. Il codice deontologico dei fisioterapisti, all'art. 29, chiede la «massima riservatezza sulle prestazioni professionali effettuate». All'art. 8 chiede di non diffondere notizie sanitarie che suscitino «illusioni, false aspettative o infondati timori»: un buon criterio anche per due righe sul telefono.

In pratica, dal promemoria restano fuori:

• la parte del corpo e il motivo della seduta («per la spalla», «per il post intervento»);
• le promesse («così ripartiamo», «vedrà che migliora»);
• i timori («se salta questa perdiamo i progressi»);
• gli esercizi e le indicazioni cliniche, che vanno dati a voce o su un foglio.

«Seduta» va bene. Per i percorsi più delicati, come la riabilitazione del pavimento pelvico, c'è un testo che dice solo «appuntamento».

I 12 testi pronti da copiare

Le parti tra parentesi quadre sono i dati da cambiare ogni volta. Tutti usano il lei, tranne il quinto.

Prima valutazione e inizio del percorso

1. Prima valutazione, appena la fissi

Gentile [Nome], la prima valutazione è fissata il giorno [data] alle ore [ora], in [indirizzo dello studio]. Porti i referti e gli esami che ha già e un abbigliamento comodo. Quell'ora è riservata a lei.

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2. Prima seduta del ciclo, quando fissate le date insieme

Gentile [Nome], la prima seduta del percorso è il giorno [data] alle ore [ora]. Le altre date le abbiamo segnate insieme: le scriverò prima di ognuna, così ha sempre il giorno giusto sul telefono.

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Così il paziente sa che il giorno lo ricorda lo studio, e non deve tenere a mente dieci date.

Durante il ciclo

3. Il giorno prima

Gentile [Nome], domani alle ore [ora] ha la seduta con [professionista]. Quell'ora è tenuta per lei. A domani.

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4. La mattina stessa

Buongiorno [Nome], oggi alle ore [ora] la aspetto in studio per la seduta. A più tardi.

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5. Con il tu, quando vi date già del tu in studio

Ciao [Nome], domani alle [ora] ti aspetto per la seduta. Porta la tuta e le scarpe comode, come sempre. A domani!

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Con i giorni che cambiano ogni settimana, «domani» e «oggi» si capiscono prima di una data.

A domicilio

6. Il giorno prima

Gentile [Nome], domani alle ore [ora] vengo da lei per la seduta. Se ad aprire sarà un familiare, gli dica l'orario per favore. A domani.

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7. La mattina stessa

Buongiorno [Nome], oggi alle ore [ora] sono da lei. Tenga libero lo spazio dove lavoriamo di solito. A più tardi.

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A domicilio una porta chiusa costa anche il tragitto. Secondo l'Osservatorio FisioScience, 497 liberi professionisti su 959 lavorano a casa del paziente, come luogo principale o secondario.

Quando serve discrezione o un'altra persona

8. A chi accompagna il paziente

Buongiorno, domani alle ore [ora] aspettiamo [Nome del paziente] per la seduta in [indirizzo dello studio]. Grazie per il suo aiuto, a domani.

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Per quando il numero salvato è quello della figlia o di chi lo porta in studio. Prima serve l'autorizzazione del paziente: l'art. 29 ammette di rivelare informazioni sulla persona assistita ai responsabili della cura, e ad altri solo su sua richiesta o autorizzazione.

9. Il più discreto

Gentile [Nome], le ricordo l'appuntamento di domani alle ore [ora]. A domani.

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Non dice né «seduta» né «fisioterapia». Il nome dello studio però si legge nel profilo WhatsApp e, se approvato come mittente, nell'SMS.

Casi particolari

10. Seduta in videochiamata

Gentile [Nome], domani alle ore [ora] facciamo la seduta in videochiamata. Il link per entrare è [link] e conviene aprirlo cinque minuti prima. Tenga vicino un tappetino e lo spazio per muoversi. A domani.

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11. Paziente sportivo

Gentile [Nome], domani alle ore [ora] ha la seduta. Porti le scarpe con cui si allena e, se le ha, le date delle prossime partite: così organizziamo insieme le sedute che restano. A domani.

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12. Controllo a fine percorso, fissato all'ultima seduta

Gentile [Nome], il controllo deciso insieme è fissato il giorno [data] alle ore [ora]. Le scriverò anche il giorno prima. A presto.

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Il controllo detto sulla porta («ci sentiamo tra qualche mese») resta facilmente un'intenzione. Scritto sul telefono diventa una data.

Quanti messaggi mandare se il paziente viene due o tre volte a settimana?

Uno per seduta basta quasi sempre; due quando le sedute sono distanti. Il paziente sa che giorno ha la seduta, e sa che quell'ora è tenuta per lui.

Nell'Osservatorio FisioScience il 72,37% dei rispondenti indica una presa in carico media tra 3 e 10 sedute, e 586 su 959 lavorano spesso o sempre con due sedute a settimana. Con tre sedute a settimana il messaggio «il giorno prima» arriva quando il paziente è appena uscito dallo studio: lì basta la mattina stessa. È una regola pratica che l'Osservatorio non misura: il ragionamento completo è in quanti promemoria mandare con tre sedute a settimana.

A questi si aggiunge il testo 2, una volta a inizio ciclo. In ZeroDisdette un WhatsApp costa 1 credito, di qualunque lunghezza; un SMS 3 crediti per ogni segmento, che tiene fino a 160 caratteri (153 se il testo ne occupa più di uno). In SMS i testi 1, 2, 10 e 11 occupano due segmenti, gli altri uno. Un apostrofo curvo o un'emoji abbassano il segmento a 70 caratteri: usa l'apostrofo dritto.

Un esempio: nell'Osservatorio la fascia più indicata è 31-40 trattamenti a settimana (23,04%). Con 35 sedute a settimana, circa 152 al mese, un WhatsApp a seduta consuma 152 crediti: il piano Professionista PRO ne include 200. Con due a seduta ne servono circa 304: si ricarica (100 crediti costano 14,50 € + IVA e non scadono) o si passa a Studio Pieno, 49 € + IVA al mese con 400 crediti. In SMS i crediti triplicano: per questo conviene collegare il WhatsApp dello studio.

Come si mettono questi testi in ZeroDisdette?

Con un flusso per ogni tipo di appuntamento, scelto quando fissi la seduta. Il procedimento passo per passo è nella guida Come si crea un flusso di promemoria.

1. Crea i flussi che ti servono, per esempio «Valutazione», «Ciclo», «Domicilio», «Online», «Controllo». Nel flusso «Ciclo» togli il passo «Alla prenotazione», così dieci sedute non diventano dieci conferme. Le sedute si inseriscono una per una: l'app non ha appuntamenti ricorrenti.
2. Incolla i testi e metti le variabili al posto delle parentesi quadre: {{cliente}} per il nome (nell'app la scheda del paziente si chiama «cliente»), {{data}}, {{ora}}, {{luogo}} per l'indirizzo della sede, {{professionista}}, {{link}}.
3. {{cliente}} stampa il nome come lo hai salvato: per il testo con il tu salva il solo nome. {{data}} esce come «16 novembre», senza giorno della settimana: per questo i testi dicono «il giorno [data]», o «domani».
4. «La mattina stessa» parte alle 08:00. Se hai pazienti alle 7:30, usa «Ore prima», che parte all'ora esatta.

I messaggi partono dal numero WhatsApp Business dello studio, una volta collegato, anche ad app chiusa. Ogni testo nuovo lo approva Meta, di solito in pochi minuti; intanto quel passo parte come SMS, a cui il paziente non può rispondere. Ogni testo chiude con qualche parola, perché Meta ha già rifiutato testi che finivano con una variabile.

Col WhatsApp collegato, se il paziente non ha WhatsApp il messaggio non gli arriva, e non passa all'SMS da solo. Per il paziente con un telefono semplice, spegni il consenso WhatsApp nella sua scheda prima di salvare: parte l'SMS.

E la privacy del paziente?

Un testo con giorno, ora e luogo è la scelta prudente. Il Garante, nei chiarimenti del 7 marzo 2019, distingue i trattamenti necessari alla cura da quelli attinenti alla cura «solo in senso lato», che richiedono una base giuridica distinta. Dei promemoria non parla.

L'art. 30 del codice chiede di informare prima la persona sull'uso dei suoi dati: citare i promemoria nell'informativa è la strada più ordinata. Per il tuo caso chiedi al tuo consulente o al tuo Ordine.

Se vuoi andare oltre: perché scrivere e riscrivere ai pazienti toglie autorità allo studio, e tutti gli articoli nella pagina per i fisioterapisti.