Messaggio di conferma appuntamento per l'agente luce e gas: cosa scrivere perché il cliente apra la porta

Chi fa le visite luce e gas lo sa bene: l'appuntamento preso al telefono conta poco finché il cliente non apre la porta. E il cliente apre a chi riconosce. Un messaggio di conferma appuntamento per l'agente luce e gas, mandato dal numero dell'agenzia subito dopo la telefonata, è la prima cosa che il cliente può controllare di te, giorni prima di vederti.

Qui trovi tre testi pronti da copiare e le cose da lasciare fuori, per l'agente con mandato e per l'agenzia in cui le visite le fissa un call center.

Perché il cliente non apre all'agente luce e gas?

Perché non sa chi ha davanti. Al telefono ha parlato con qualcuno, magari tre giorni fa, e ora suona un nome che non ha mai sentito.

La diffidenza ha ragioni vere. Altroconsumo, nella sua guida sulle vendite porta a porta, consiglia ai consumatori di verificare l'identità del venditore, di non restare soli in casa e di chiamare l'azienda in caso di dubbio. Il consiglio che pesa di più per chi fa le visite è questo: «Nel dubbio prendete tempo e fissate un appuntamento per un altro momento».

Letto dal lato dell'agente, dice cosa serve al cliente per non prendere tempo: sapere prima chi verrà, per conto di chi, e come verificarlo.

Cosa dice il codice ARERA su come si presenta l'agente?

Fuori dagli uffici del venditore, l'agente deve identificarsi con un documento che riporta i suoi dati con l'indicazione «agente di vendita», il nome del venditore per cui opera e un recapito telefonico del venditore. Lo dice l'art. 8.2 del Codice di condotta commerciale di ARERA.

Lo stesso articolo chiede altre due cose che toccano il messaggio:

• secondo l'art. 8.2, lettera c, l'agente informa il cliente che il contatto serve a presentare un'offerta o a concludere un contratto nel mercato libero prima di chiedere qualunque dato o documento della fornitura;
• secondo l'art. 8.3, i venditori fanno in modo che il personale non diffonda notizie non vere sugli effetti del non accettare l'offerta.

Il messaggio di conferma anticipa il documento, che alla porta resta quello che conta. Se annuncia un nome e un'agenzia, e alla porta il documento mostra gli stessi nomi, il cliente ha fatto metà della verifica prima di togliere la catena.

Messaggio di conferma appuntamento agente luce e gas: i tre testi

Tre messaggi: uno appena fissi la visita, uno il giorno prima, uno qualche ora prima. Le parti tra parentesi quadre si cambiano ogni volta: [Nome] è il cliente, [agente] chi farà la visita, [agenzia] il nome con cui vi presentate.

Alla prenotazione, subito dopo la telefonata

Gentile [Nome], le confermo la visita del giorno [data] alle [ora] per le sue forniture di luce e gas. Viene [agente] di [agenzia], con il documento di agente di vendita: lì trova il nome del venditore e un numero da chiamare per una verifica. Quell'ora è riservata a lei. A presto.

Copia

Il giorno prima

Gentile [Nome], domani alle [ora] passa da lei [agente] di [agenzia]. Se può, tenga vicina l'ultima bolletta di luce e gas. A domani.

Copia

Qualche ora prima

Gentile [Nome], oggi alle [ora] arriva [agente] di [agenzia]. Alla porta le mostrerà il documento di agente di vendita. A più tardi.

Copia

Il primo messaggio dice lo scopo della visita, le sue forniture di luce e gas. Il secondo chiede la bolletta solo dopo, così l'ordine resta quello dell'art. 8.2: prima perché vieni, poi cosa ti serve. Su quali documenti chiedere e perché, c'è l'articolo su bolletta, POD e PDR da tenere pronti prima della visita.

Nessuno dei tre chiede «mi conferma?». La visita è fissata e il messaggio la ricorda; una domanda apre la strada al «facciamo un'altra volta».

Se le visite le fissa un call center e alla porta va un altro nome, il primo messaggio può unire i due: lo spieghiamo in il call center fissa, l'agente suona.

Cosa non scrivere nel messaggio di conferma?

Prezzi, risparmi, offerte e frasi che mettono paura. Il promemoria fa bene una cosa sola: ricordare chi viene e quando.

Altre frasi da agenzia energia sono nell'articolo su come scrivere un promemoria WhatsApp che Meta approva come servizio.

Quando mandare la conferma e i promemoria?

La conferma subito, mentre il cliente ricorda ancora la telefonata. Poi il giorno prima e qualche ora prima della visita.

Un WhatsApp costa 1 credito, di qualunque lunghezza. Un SMS costa 3 crediti per ogni segmento da 160 caratteri: il primo testo, con nomi di media lunghezza, ne occupa due. Attenzione all'apostrofo curvo che la tastiera del telefono mette in «Quell'ora» e alle emoji: abbassano il segmento a 70 caratteri.

Per l'ultimo usiamo «ore prima» invece di «la mattina stessa», che di partenza esce alle 8:00. È un nostro giudizio: chi riceve la visita nel tardo pomeriggio legge meglio un messaggio di due o tre ore prima.

Come si impostano questi messaggi in ZeroDisdette?

Con un flusso «Visita a casa» di tre passi, scelto quando salvi l'appuntamento. Il procedimento completo è nella guida Come si crea un flusso di promemoria.

1. Crea il flusso con tre passi: alla prenotazione, 1 giorno prima (o 24 ore prima), 3 ore prima.
2. Sostituisci le parentesi quadre con le variabili: {{cliente}}, {{data}}, {{ora}}, {{professionista}} per l'agente e {{attività}} per l'agenzia. {{professionista}} stampa il nome della colonna dell'appuntamento, quindi crea una colonna per ogni agente. {{attività}} è la «Firma attività» nelle Impostazioni: se resta vuota, il passo parte come SMS.
3. Controlla come escono. {{cliente}} stampa il nome come l'hai salvato, «Gentile Laura Bianchi». {{data}} stampa «16 novembre», senza giorno della settimana: per questo il primo testo dice «del giorno» e gli altri dicono «domani» e «oggi».
4. Nessun testo deve iniziare o finire con una variabile, nemmeno seguita da un punto, e due variabili non stanno attaccate.
5. Ogni testo nuovo lo approva Meta, di solito in pochi minuti. Intanto quel passo parte come SMS, con il nome dell'agenzia se approvato come mittente, altrimenti «0Disdette».

I messaggi partono dal numero WhatsApp Business dell'agenzia, una volta collegato, anche con l'app chiusa. Se il cliente risponde, la risposta arriva nella chat di WhatsApp Business sul telefono. Col WhatsApp collegato, a un cliente che non ha WhatsApp il messaggio non arriva, e non passa all'SMS da solo: per lui spegni il consenso WhatsApp nella scheda prima di salvare la visita, e parte l'SMS.

Cosa l'app non fa per una squadra di vendita: non mette nel messaggio l'indirizzo del cliente, non segue la trattativa né gli esiti, non manda messaggi dopo la visita. Il resto, con limiti e piani per agenzie di più agenti, è nella pagina per le squadre di vendita.

Il giorno della visita lo ricorda l'agenzia, dallo stesso numero e con lo stesso tono. Il cliente sa chi suonerà e cosa gli verrà mostrato alla porta.