Fascia oraria o orario preciso per l'intervento tecnico: come scriverlo nel promemoria al cliente

Chi chiama un tecnico vuole sapere una cosa sola: a che ora suona alla porta. Chi fa il tecnico sa che l'ora esatta si conosce solo per il primo intervento del giro, perché ogni caldaia, ogni scarico e ogni quadro elettrico porta via il tempo che vuole. In mezzo c'è la fascia oraria dell'intervento tecnico, e il modo in cui la scrivi nel promemoria decide se il cliente sarà in casa quando arrivi.

Questo articolo è per caldaisti, idraulici, elettricisti, manutentori di climatizzatori e per le ditte in cui l'ufficio fissa le uscite mentre i tecnici sono fuori. Trovi le tre scelte possibili, quanto larga fare la fascia e i testi pronti da copiare.

Fascia oraria o orario preciso: cosa conviene dare al cliente?

Orario preciso per il primo intervento della giornata, fascia di due ore per gli altri, mezza giornata solo per le urgenze. La regola è semplice: prometti l'ora esatta solo quando nessun intervento prima di quello può farti tardare.

La fascia larga protegge il giro, ma stanca chi aspetta. Prendiamo un cliente a cui hanno detto «passiamo in mattinata»: alle 11 nessuno è ancora arrivato, lui scende un momento a prendere il pane, e il tecnico suona proprio in quei dieci minuti. Quanto costa alla ditta un'uscita del genere, tra strada e buco nel giro, lo trovi nell'articolo sul cliente non in casa all'intervento.

Quanto deve essere larga la fascia oraria?

Due ore sono una buona misura per gli interventi dopo il primo. È anche la misura che ARERA, l'autorità per l'energia, impone ai distributori di luce e gas quando devono entrare in casa di un cliente.

Secondo le pagine dell'Atlante per il consumatore di ARERA, per gli appuntamenti del distributore è prevista una «fascia di puntualità», indicata dal distributore, che non può superare le 2 ore. Se il distributore non si presenta, oppure arriva prima o dopo la fascia, il cliente di casa riceve un indennizzo automatico: per il gas 35 euro, con contatore fino alla classe G6, con importo raddoppiato o triplicato se il ritardo supera il doppio o il triplo del tempo previsto, e 40,25 euro per l'elettricità in bassa tensione.

Quella regola riguarda i distributori, non una ditta che installa o ripara impianti. Però dice una cosa utile anche a te: per far entrare un tecnico in casa, due ore sono la finestra che l'autorità ha scelto come limite. Se la tua mattina è fatta di tre interventi, dividila in fasce da due ore (8-10, 10-12) invece di scrivere «in mattinata».

Come si scrive la fascia oraria nel promemoria?

Con l'ora di inizio e quella di fine scritte in numeri, mai con «in mattinata» o «nel pomeriggio» da soli. Nella stessa frase va detto che serve qualcuno in casa per tutta la fascia.

Un buon messaggio per un intervento a fascia contiene quattro cose:

1. Il giorno e la fascia per intero: «tra le 10:00 e le 12:00».
2. La richiesta di avere in casa per tutta la fascia una persona che possa aprire e mostrare l'impianto.
3. Una cosa concreta da preparare, per esempio lo spazio libero davanti alla caldaia o al quadro.
4. Il nome della ditta, così il cliente sa chi suonerà.

Se il giro va in anticipo, non presentarti prima della fascia senza chiedere: chi ha organizzato la mattina sull'ora scritta può non essere ancora in casa. Se va in ritardo, scrivi al cliente prima che la fascia finisca, come spiega l'articolo sul tecnico in ritardo.

Messaggi pronti per l'orario preciso e per la fascia

Sono scritti per un flusso di promemoria, con i segnaposto che l'app sostituisce: {{cliente}} è il nome, {{data}} esce come «16 novembre», {{ora}} è l'ora salvata in agenda, {{attività}} il nome della ditta, preso dalla «Firma attività» nelle impostazioni: se la lasci vuota, il passo parte come SMS. Il giorno della settimana non esce, quindi nel messaggio della sera prima si scrive «domani».

Orario preciso, alla prenotazione

Buongiorno {{cliente}}, le confermo l'intervento di giorno {{data}} alle {{ora}} in punto, il primo della nostra giornata. Quell'ora è riservata a lei. Un saluto da {{attività}} e buona giornata.

Copia

Fascia di due ore, alla prenotazione (flusso «Fascia 10-12»)

Buongiorno {{cliente}}, il tecnico di {{attività}} arriva da lei giorno {{data}} tra le {{ora}} e le 12:00. Per tutta la fascia serve qualcuno in casa che possa aprire e mostrare l'impianto. Grazie e buona giornata.

Copia

Fascia di due ore, la sera prima (Giorni prima: 1, alle 18:00)

Buonasera {{cliente}}, le ricordiamo che domani il tecnico arriva tra le {{ora}} e le 12:00. Se riesce, lasci libero lo spazio davanti all'impianto. A domani da {{attività}}, buona serata.

Copia

Mezza giornata, per un'urgenza nel giro (flusso «Pomeriggio»)

Buongiorno {{cliente}}, abbiamo inserito il suo intervento giorno {{data}} nel giro del pomeriggio, tra le {{ora}} e le 18:00. L'ora esatta ancora non la sappiamo: il tecnico la chiama quando lascia l'intervento prima. Grazie da {{attività}}, a presto.

Copia

Nell'ultimo testo la telefonata la fa il tecnico, a mano. Se la scrivi nel messaggio, va fatta ogni volta.

Come si imposta la fascia oraria in ZeroDisdette?

Con un flusso per ogni fascia. ZeroDisdette non ha un segnaposto per la fine della fascia: in agenda salvi l'intervento all'ora di inizio, che esce al posto di {{ora}}, e l'ora di fine la scrivi nel testo del flusso.

Il flusso si sceglie su ogni appuntamento, quindi chi fissa l'intervento deve far combaciare le due cose: un intervento salvato alle 14 col flusso «Fascia 10-12» manderebbe «tra le 14:00 e le 12:00». Il testo si fissa nel momento in cui salvi, e se correggi il flusso dopo cambiano solo gli appuntamenti salvati da lì in avanti.

Per le fasce del mattino il promemoria utile è la sera prima: «La mattina stessa» parte alle 8 se non cambi l'ora, cioè quando il tecnico è già in strada verso il primo cliente. Per le fasce del pomeriggio la mattina stessa va bene. A che ora far partire il promemoria per ogni intervento del giro lo vedi nell'articolo sull'agenda degli interventi del tecnico.

Avere cinque flussi invece di uno non costa di più. I crediti dipendono dai messaggi mandati: con conferma e sera prima su WhatsApp sono 2 crediti per intervento, con gli SMS 6. Ogni testo nuovo per WhatsApp va approvato da Meta, di solito in pochi minuti; finché non è approvato quel passo parte come SMS. Come creare un flusso, passo per passo, lo spiega la guida su come si crea un flusso di promemoria.

Cosa fa ZeroDisdette per la fascia oraria, e cosa no

ZeroDisdette è il gestionale con promemoria WhatsApp per chi lavora su appuntamento. Manda la conferma entro circa mezzo minuto da quando salvi l'intervento e il promemoria della sera prima, dal numero WhatsApp Business della ditta una volta collegato; prima del collegamento partono come SMS, a cui il cliente non può rispondere.

Non manda il messaggio «sto arrivando» e non segue il furgone sulla mappa. Non legge le risposte dei clienti: arrivano nella chat di WhatsApp Business della ditta, sul telefono. Cosa fa l'app per il lavoro a domicilio, e cosa no, è nella pagina per tecnici e artigiani.

Il punto resta la fascia scritta subito, con due numeri e il nome della ditta. Il cliente sa che giorno arriva il tecnico, e sa che quella fascia è tenuta per lui.