Messaggio di conferma intervento a domicilio: i testi pronti, dalla telefonata alla sera prima

Quando un cliente chiama per la caldaia che non parte o per uno scarico intasato, l'intervento a domicilio si fissa in due minuti di telefonata. Il messaggio di conferma dell'intervento a domicilio è la cosa che resta dopo quei due minuti: giorno, ora, chi arriva, da quale ditta. Qui trovi tre testi pronti da copiare, uno per la telefonata, uno per la sera prima e uno per gli interventi del pomeriggio, con il motivo di ogni frase.

È scritto per caldaisti, idraulici, elettricisti, manutentori di climatizzatori e per le ditte in cui una persona in ufficio prende le chiamate mentre i tecnici sono in giro.

Cosa deve dire il messaggio di conferma di un intervento a domicilio?

Quattro cose: il giorno, l'ora, il nome di chi arriva e il nome della ditta. Il resto si aggiunge solo se serve davvero al cliente per farsi trovare pronto.

Al telefono il cliente sente «giovedì alle nove» mentre ha la testa sul guasto. Il giorno dopo non ricorda se era giovedì o venerdì, e il nome della ditta lo ha già perso tra le tre che ha chiamato. Un messaggio scritto subito chiude la questione: il cliente sa che giorno arriva il tecnico, e sa che quell'ora è tenuta per lui.

Qui il cliente non deve venire da nessuna parte: deve esserci e lasciarti lavorare. Per questo il messaggio della sera prima chiede anche una cosa concreta da preparare, perché un cliente in casa con la caldaia dietro gli scatoloni ti fa perdere quasi quanto un cliente assente.

Quando far partire i tre messaggi?

La conferma mentre il cliente è ancora al telefono; il promemoria la sera prima per gli interventi del mattino; un messaggio tre ore prima per quelli del pomeriggio. Mai tutti e tre sullo stesso intervento.

Il messaggio della mattina stessa, che nell'app è impostato alle 8, per un tecnico serve a poco: alle 8 sei già dal primo cliente, e chi ti aspetta alle 9 lo legge mentre suoni. A che ora far partire il promemoria per ogni intervento del giro lo spiega l'articolo sull'agenda degli interventi giornalieri.

Messaggio conferma intervento a domicilio: i tre testi pronti

Le parole tra doppie graffe, come {{cliente}}, sono le variabili che il programma riempie da solo con il nome, la data e l'ora di quell'intervento. Le parti tra parentesi quadre le scrivi tu, una volta, nel testo.

1. Conferma, mentre il cliente è ancora al telefono

Gentile {{cliente}}, le scriviamo quello che abbiamo fissato al telefono: giorno {{data}} alle {{ora}} il tecnico {{professionista}} viene a casa sua per l'intervento. Quell'ora è riservata a lei. Un saluto da {{attività}}, buona giornata.

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«Gentile» va bene a qualsiasi ora, anche se salvi l'intervento alle sette di sera. «Giorno {{data}}» evita lo sgradevole «il 8 dicembre» che uscirebbe scrivendo «il {{data}}». Il nome del tecnico dice al cliente chi suonerà, cosa che conta soprattutto per chi vive da solo. Se la chiamata è arrivata su WhatsApp e non al telefono, cambia «al telefono» con «in chat».

2. La sera prima, per gli interventi del mattino

Buonasera {{cliente}}, domani alle {{ora}} siamo da lei con {{attività}}. Per cominciare subito le chiediamo una cosa: [cosa preparare]. Grazie, buona serata.

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La data qui non serve: il messaggio parte sempre il giorno prima, quindi «domani» è sempre vero. Al posto di [cosa preparare] metti la frase che va bene per quel tipo di lavoro (la tabella è qui sotto).

3. Qualche ora prima, per gli interventi del pomeriggio

Buongiorno {{cliente}}, oggi alle {{ora}} siamo da lei per l'intervento fissato con {{attività}}. Quell'ora è riservata a lei, a più tardi.

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Corto di proposito: a tre ore dall'intervento il cliente ha bisogno solo dell'ora. Se dai una fascia oraria invece di un orario preciso, i testi cambiano: come scriverla lo trovi nell'articolo sulla fascia oraria nel promemoria.

Cosa chiedere al cliente di preparare, per tipo di intervento

Una cosa sola per messaggio. Due richieste il cliente le legge, tre le dimentica.

Nell'app la frase sta nel testo del flusso, quindi ti serve un flusso del mattino per ogni tipo di lavoro che fai spesso: «Caldaia mattino», «Scarico mattino» e così via. Lo scegli quando salvi l'intervento.

Cosa resta fuori dal messaggio, e perché?

Le chiavi, i codici del cancello o dell'allarme, frasi come «la casa è vuota fino alle 18». Il messaggio si legge sullo schermo del telefono bloccato e a volte su un telefono di famiglia: certe informazioni non vanno mai scritte lì.

Resta fuori anche ogni invito a rinunciare o a cambiare giorno. Il messaggio conferma un impegno preso da tutti e due; se il cliente ha un problema, sa come trovarti. Non c'è il giorno della settimana, perché la data che il programma inserisce è del tipo «16 novembre», senza «lunedì»: per questo la sera prima si scrive «domani». E non c'è l'indirizzo del cliente: per lui è casa sua, per te sta nell'appuntamento.

Va scritto nella conferma anche il costo dell'uscita?

Se chiedi un diritto di chiamata, conviene scriverlo. Secondo l'art. 49 del Codice del consumo, il professionista indica il prezzo totale comprensivo delle imposte e le eventuali spese aggiuntive; se non le comunica, dice il comma 6, il consumatore non deve sostenerle.

Basta una frase in più nel messaggio di conferma, per esempio: «Come detto al telefono, l'uscita costa [importo] euro IVA compresa, più lavoro e materiali.» Scrivi «euro» in lettere: il simbolo dell'euro allunga l'SMS. Quando la regola vale e in che forma va data l'informazione lo spiega l'articolo sul diritto di chiamata nella conferma. Per il tuo caso chiedi al tuo consulente o alla tua associazione di categoria.

Come si mettono questi testi in ZeroDisdette?

Si incollano una volta in un flusso, cioè la serie di messaggi che parte da sola per ogni intervento. Come si crea un flusso, momento per momento, lo spiega la guida al flusso di promemoria.

1. Scrivi nelle Impostazioni la Firma attività con il nome della ditta: è ciò che esce al posto di {{attività}}. Se resta vuota, il messaggio parte come SMS.
2. Dai alle colonne dell'agenda il nome del tecnico, non «Furgone 2»: al posto di {{professionista}} esce quel nome.
3. Crea i flussi del mattino, uno per tipo di lavoro, con la conferma alla prenotazione e il messaggio 1 giorno prima; cambia a mano l'ora da 10:00 a 18:00.
4. Crea il flusso «Pomeriggio» con la conferma e il messaggio 3 ore prima.
5. Quando fissi l'intervento, scegli il flusso e salva mentre il cliente è ancora al telefono. Chiedigli prima: «Le mando la conferma su WhatsApp?». Se non ha WhatsApp, spegni il consenso WhatsApp nella sua scheda prima di salvare, così gli arriva un SMS.

Ogni testo nuovo per WhatsApp va approvato da Meta, di solito in pochi minuti; la pagina di Meta per gli sviluppatori dice che la decisione può arrivare fino a 24 ore dopo. Intanto quel messaggio parte come SMS. Meta non accetta testi che iniziano o finiscono con una variabile: per questo tutti e tre finiscono con un saluto.

Sui crediti, il conto onesto: con il WhatsApp collegato ogni messaggio costa 1 credito, ogni SMS almeno 3. Prendiamo un tecnico da solo con 5 interventi al giorno per 22 giorni: 110 interventi, 2 messaggi ciascuno, 220 crediti al mese. Il piano Professionista PRO ne include 200. Mancano 20 crediti: si ricaricano 100 crediti a 14,50 € + IVA, e quelli ricaricati non scadono. Oppure, per gli interventi fissati il giorno prima, usi un flusso con la sola conferma. Cosa fa l'app per il tuo lavoro, e cosa no, sta nella pagina per tecnici e artigiani.