Buono regalo: come farlo diventare un appuntamento con giorno e ora

A dicembre capita spesso di vendere buoni regalo: un trattamento viso per la mamma, un massaggio per l'amica, una seduta per la collega che va in pensione. Il lavoro vero comincia dopo. Chi riceve il buono regalo non ha scelto il tuo studio e spesso non sa nemmeno dove sei. Lo appoggia su una mensola e può chiamarti a marzo, o la settimana in cui scade, insieme a tutti gli altri.

Qui trovi cosa scrivere sul buono, come tenere il conto di quelli venduti, cosa dire quando la persona chiama e i messaggi da mandare dopo, perché il buono finisca in agenda con un giorno e un'ora.

Cosa scrivere sul buono regalo perché diventi un appuntamento?

Sei righe: per chi è, cosa comprende, fino a quando vale, come si prenota, dove sei, il numero del buono. Ognuna risponde a una domanda che altrimenti ti faranno al telefono, o che nessuno ti farà e resterà in sospeso.

Il Centro Tutela Consumatori Utenti di Bolzano, nella scheda aggiornata a ottobre 2026, dà alcune indicazioni utili. Se sul buono c'è una data di scadenza, quella data si considera concordata. Se non c'è, si presume almeno la prescrizione decennale del credito. Il Centro consiglia quindi di scrivere una data certa, in giorni, in mesi o anche «il buono non ha scadenza», e di tenerla abbastanza lunga. Se il buono è per una persona precisa, va scritto il suo nome. Suggerisce anche di farlo in formato tascabile, perché altrimenti rischia di restare dimenticato in un cassetto.

La scheda parla di buoni acquisto nei negozi, non di trattamenti o massaggi, ma il ragionamento serve anche a te. Dice per esempio che il buono vale come denaro e che chi lo porta può comprare qualsiasi cosa in vendita. Per questo, se vendi un trattamento preciso, conviene scriverlo, con la durata, invece di un importo e basta.

C'è anche una norma da tenere presente. L'art. 48 del Codice del consumo elenca le informazioni da dare al consumatore prima del contratto, tra cui, se applicabili, la data entro cui il professionista si impegna a prestare il servizio e la durata del contratto. Il comma 3 esclude i contratti di tutti i giorni eseguiti subito, al momento dell'acquisto. Un buono si usa invece nei mesi successivi: per questo scrivere la scadenza è la scelta più prudente.

Un testo da adattare e stampare sul buono:

Buono regalo n. [numero] per [Nome e cognome di chi lo riceve]. Comprende: [trattamento o massaggio], [durata] minuti. Valido fino al [data]. Per prenotare chiami o scriva al [numero dello studio]: giorno e ora li fissiamo insieme. [Nome dello studio], [indirizzo].

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Come tenere il conto dei buoni regalo venduti?

Con un elenco, uno per riga, scritto il giorno della vendita. Ti serve per riconoscere il buono quando ti chiamano e per vedere quali non sono ancora stati prenotati.

Un esempio con tre buoni venduti a dicembre:

L'ultima colonna è quella che conta. Una volta al mese guardi solo le righe con «non ancora». Se mancano due mesi alla scadenza e il buono non è prenotato, puoi scrivere a mano, da WhatsApp Business, a chi l'ha comprato, che è tuo cliente:

Gentile [Nome], il buono regalo n. [numero] che ha preso per [nome di chi lo riceve] vale fino al [data] e non è ancora stato prenotato. Se le fa piacere glielo ricordi: giorno e ora si fissano con una telefonata al [numero dello studio].

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Perché serve lo mostra un reclamo pubblicato su Altroconsumo a dicembre 2025. Una consumatrice racconta di essersi accorta solo dopo la scadenza, il 24 novembre, che il suo assegno regalo non valeva più, e di non averlo usato per motivi di salute. Chiedeva una proroga anche di pochi giorni, un cambio o un rimborso. Non era il buono di uno studio, ma il punto vale anche per te: un buono senza data in agenda è un regalo che può andare perso, e la delusione resta legata al tuo nome.

Cosa dire quando chi ha il buono regalo chiama per prenotare?

Fissa giorno e ora mentre la persona è al telefono, prima di chiudere. «Ci guardo e le faccio sapere» rimanda tutto a una sera in cui scrivi ai clienti uno per uno, e chi non ti conosce non ha motivo di aspettare il tuo messaggio.

1. Chiedi il numero del buono e controlli l'elenco: chi l'ha comprato, cosa comprende, fino a quando vale.
2. Proponi due orari precisi, per esempio «giovedì alle 18 o sabato alle 10». Due scelte si decidono in un momento, «quando le va bene?» apre una trattativa.
3. Chiedi come vuole essere chiamato e se usa WhatsApp. Ti serve per salvare il nome come comparirà nel messaggio e per sapere da dove gli arriverà.
4. Dì come arrivare: indirizzo, citofono, piano, se c'è parcheggio. Chi ha un buono spesso non è mai stato da te.
5. Salvi l'appuntamento subito, con la persona ancora al telefono, e segni giorno e ora nella riga del buono. Così l'elenco resta aggiornato senza ripensarci a fine giornata.

Perché il primo messaggio conta di più con chi ha un buono?

Perché è la prima cosa scritta dal tuo studio che quella persona legge. Se arriva subito, con il giorno, l'ora e l'indirizzo, dice che quell'ora è già tenuta per lei.

Chi compra un buono ti conosce. Chi lo riceve no: per lui il tuo studio è un nome su un foglio. Una conferma scritta pochi secondi dopo la telefonata lo fa entrare nel tuo modo di lavorare. Il giorno lo fissi tu, e il tuo studio lo ricorda.

Quali promemoria mandare a chi viene con un buono regalo?

Tre messaggi bastano: la conferma appena salvi, uno qualche giorno prima e uno il giorno prima. Il primo rassicura, gli altri tengono la data viva per chi non ha ancora un'abitudine con te.

Tre testi per un flusso chiamato «Buono regalo», da usare in ZeroDisdette o da mandare a mano:

Alla prenotazione

Gentile {{cliente}}, il trattamento del suo buono regalo è fissato il giorno {{data}} alle {{ora}} in {{luogo}}. Quell'ora è riservata a lei, la aspettiamo.

Copia

3 giorni prima, alle 10

Gentile {{cliente}}, le ricordiamo l'appuntamento del giorno {{data}} alle {{ora}} da {{attività}}. Porti con sé il buono regalo, al resto pensiamo noi.

Copia

24 ore prima

Buongiorno {{cliente}}, domani alle {{ora}} la aspettiamo da {{attività}} per il suo buono regalo. Arrivi qualche minuto prima, così ci conosciamo con calma.

Copia

Qualche dettaglio che conta. La data esce come «16 novembre», senza il giorno della settimana. {{luogo}} è l'indirizzo della sede e {{attività}} la Firma attività: se una delle due è vuota, quel passo parte come SMS. Ogni testo nuovo va approvato da Meta, di solito in pochi minuti, e nel frattempo parte come SMS. Con questo flusso un appuntamento consuma 3 crediti su WhatsApp, 9 se i messaggi partono come SMS. Come si costruisce un flusso passo per passo lo spieghiamo in come si crea un flusso di promemoria.

Se al telefono la persona ti dice che non usa WhatsApp e hai collegato il WhatsApp Business dello studio, spegni il suo consenso WhatsApp prima di salvare: così parte l'SMS. A un SMS però non si può rispondere. Il dettaglio è in cosa arriva davvero al cliente senza WhatsApp.

Se fai massaggi

Chi riceve un massaggio in regalo spesso non ne ha mai fatto uno da un professionista, e non sa cosa aspettarsi. Sul buono scrivi il tipo di massaggio e la durata, e al telefono spiega come si svolge la prima seduta. Per i testi da mandare a chi viene la prima volta, con l'indirizzo e il citofono, c'è il messaggio di conferma per il primo massaggio. Altre guide nella sezione Massaggiatori.

Se hai un centro estetico

Chi regala un trattamento sceglie per un'altra persona, che magari preferirebbe altro o ha bisogno di qualche domanda prima. Fai le domande al telefono, al momento di fissare, e lascia fuori dal messaggio ogni dettaglio personale: il promemoria dice giorno, ora e indirizzo. Se il buono è per una seduta che di solito fa parte di un percorso, scrivi che comprende una seduta. Le guide per le estetiste sono nella sezione Estetiste.

Cosa fare se il buono regalo è già scaduto?

Dipende da cosa c'è scritto sul buono. Secondo il Centro di Bolzano la data indicata si considera concordata; senza data il discorso cambia.

Davanti a chi chiama a buono scaduto, una proroga di qualche settimana è una tua scelta di cortesia, e conviene deciderla prima, uguale per tutti, invece che caso per caso al telefono. Questa guida non è un parere legale: su scadenze, rimborsi e documenti da emettere per i buoni, per il tuo caso chiedi al tuo consulente o alla tua associazione di categoria.