Collegare WhatsApp Business dello studio: cosa cambia sul telefono

Prima di collegare WhatsApp Business al gestionale, quasi tutti fanno le stesse due domande: perdo le chat? Il numero resta lo stesso? Sono domande giuste, perché quel numero è lo studio. Dentro ci sono anni di conversazioni con i clienti, orari concordati, foto, vocali.

Qui trovi cosa cambia davvero sul telefono quando colleghi WhatsApp Business dello studio a ZeroDisdette, cosa resta com'è, cosa serve prima di iniziare e i passi, così sai cosa aspettarti prima di aprire la pagina di collegamento.

Cosa cambia sul telefono quando colleghi WhatsApp Business?

Nell'uso di tutti i giorni quasi niente: stesso numero, stesse chat, stessa app. Cambiano tre cose, e conviene saperle prima.

WhatsApp Web si stacca una volta

Appena il collegamento è fatto, tutti i dispositivi collegati al numero si staccano insieme, WhatsApp Web compreso. È normale e succede una volta sola. Lo ricolleghi dal telefono: in WhatsApp Business apri Impostazioni, poi Dispositivi collegati, poi Collega dispositivo.

C'è un dettaglio che Meta scrive nella sua documentazione per gli sviluppatori: dopo il collegamento si possono ricollegare tutti i dispositivi supportati tranne WhatsApp per Windows e WhatsApp per WearOS. Se in studio rispondete ai clienti dall'app WhatsApp installata su un computer Windows, controlla prima di collegare e tieni pronto WhatsApp Web nel browser.

Le liste broadcast restano in sola lettura

Anche qui Meta è chiara: dopo il collegamento le liste broadcast vengono disattivate, non se ne possono creare di nuove e quelle che hai diventano di sola lettura. Se oggi le usi per mandare lo stesso messaggio a molti clienti, tienine conto. ZeroDisdette non ha l'invio di massa: i promemoria partono uno per appuntamento. Se le liste ti servono davvero, scrivici prima di collegare.

La regola dei 14 giorni

È l'unica abitudine nuova. Se WhatsApp Business resta chiuso sul telefono per circa 14 giorni, Meta stacca il collegamento: tra i motivi di scollegamento che elenca c'è proprio il telefono principale inattivo per circa due settimane.

Per chi usa WhatsApp coi clienti tutti i giorni non cambia nulla. Il rischio vero è d'estate: due settimane di ferie con il telefono dello studio spento in un cassetto. Basta accenderlo e aprire WhatsApp Business una volta. Al rientro, guarda in Impostazioni che accanto al numero ci sia ancora «Pronto: invia i promemoria».

Le chat con i clienti restano sul telefono?

Sì. Continui a scrivere e a ricevere da WhatsApp Business come oggi, e le conversazioni restano dove sono.

Durante il collegamento il telefono ti chiede cosa fare con le chat. Per i promemoria non cambia nulla: scegli una delle due voci. Con «Non condividere le chat» le conversazioni restano solo sul telefono. Se invece scegli di condividerle, Meta indica che vengono sincronizzati i messaggi degli ultimi 180 giorni, esclusi i gruppi. In ogni caso ZeroDisdette non mostra le chat nell'app.

Dove arriva la risposta del cliente al promemoria?

Nella chat di WhatsApp Business dello studio, sul telefono, come qualsiasi altro messaggio. ZeroDisdette non la legge al posto tuo e non la mostra nell'app.

Il promemoria va in una direzione sola: non ha bottoni «conferma» o simili. Se il cliente scrive «Ci sono» o chiede un altro orario, lo leggi e rispondi tu dal telefono, come hai sempre fatto. Meta scrive che nelle chat singole i messaggi inviati dalla piattaforma e quelli ricevuti si vedono anche nell'app WhatsApp Business, quindi la risposta la trovi nella stessa conversazione.

Cosa serve prima di collegare WhatsApp Business?

Tre cose e una decina di minuti, con il computer davanti e il telefono in mano.

• WhatsApp Business sul telefono. È l'app verde con la «B». WhatsApp normale non si collega. Se usi quello, fai il backup delle chat, scarica WhatsApp Business dallo store e aprila: riconosce il numero da sola e le chat passano.
• Un account Facebook personale. Serve solo a farti riconoscere da Meta, non pubblichi nulla. Il «portfolio business», la scheda con cui Meta riconosce lo studio, se manca lo crei durante il collegamento. Deve essere intestato allo studio, non a un'agenzia.
• Il numero libero. Se era collegato a un altro programma, va scollegato da lì: in WhatsApp Business apri Impostazioni, Account, Piattaforma Business e tocca «Disconnetti». Poi aspetta 15 minuti.

Il collegamento lo fa chi ha creato lo studio, con il suo accesso. Un'ultima cosa: un numero passato da poco a WhatsApp Business può non essere accettato subito. Se accanto al numero compare «Ineligible» (non idoneo), continua a usarlo coi clienti e ricomincia tra qualche settimana. Intanto i promemoria partono come SMS.

Come si collega WhatsApp Business a ZeroDisdette, passo per passo?

In otto passaggi, metà sul computer e metà sul telefono. Nell'app, in Impostazioni, sezione WhatsApp, c'è anche la guida completa con le schermate vere: «Come si fa? Guida passo passo».

1. Sul computer apri app.zerodisdette.com, entra con l'accesso di chi ha creato lo studio, apri Impostazioni e tocca «Collega numero WhatsApp».
2. Si apre la pagina di collegamento. Metti la spunta nella casella e tocca «Continue with Facebook». Non crei nessun account e non paghi nulla.
3. Nella finestra di Meta scegli il numero del tuo WhatsApp Business, controlla foto e nome, scegli il portfolio dello studio o creane uno. Compare un codice QR.
4. Sul telefono trovi un messaggio da «Facebook Business»: tocca «Connect», poi «Collegati alla piattaforma Business».
5. Scegli cosa fare con le chat e inquadra il QR sul computer. Se non si legge, la finestra di Meta ti dà un codice da scrivere sul telefono.
6. Torna sul computer e conferma fino a «Finish». Non chiudere la finestra mentre aspetta.
7. In ZeroDisdette tocca «Aggiorna stato». Quando leggi «Pronto: invia i promemoria» il numero è collegato. Se resta «Completa il collegamento», aspetta 5 minuti e ritocca.
8. Ricollega WhatsApp Web, se lo usavi, e metti i passi dei flussi su «WhatsApp».

Cosa succede ai promemoria nei primi giorni?

Partono come SMS finché Meta non approva i tuoi testi. Poi partono dal numero dello studio.

Ogni testo WhatsApp di un flusso diventa un modello che Meta deve approvare. L'app scrive che di solito servono pochi minuti, e che al primo invio di un numero nuovo può volerci qualche ora. La guida avverte che a volte servono fino a 24-48 ore. Sotto ogni flusso vedi lo stato: quando compare «WhatsApp pronto (template approvato)», quel flusso parte su WhatsApp. Se cambi un testo, torna in approvazione, e nel frattempo quel passo parte come SMS.

Conviene saperlo per i crediti: un WhatsApp costa 1 credito, un SMS almeno 3, cioè 3 per ogni segmento di testo. Per questo, finito il collegamento, metti i messaggi su «WhatsApp» e non su «Entrambi», che li fa pagare tutti e due. Su «WhatsApp», se il numero non è ancora pronto, parte l'SMS da solo. I conti completi sono in quanti promemoria per appuntamento e quale piano basta.

Perché Meta approvi il testo, tienilo semplice: non deve iniziare né finire con un segnaposto, due segnaposti non devono stare attaccati, e ce ne deve essere almeno uno. Un esempio di conferma che rispetta le regole:

Gentile [Nome], la aspettiamo il [data] alle [ora] da [nome dello studio]. Quell'ora è riservata a lei.

Copia

Nel flusso i segnaposti sono variabili: il nome del cliente esce come lo hai salvato, la data come «16 novembre», senza giorno della settimana. Se usi il nome dello studio, compila prima la Firma attività, altrimenti il passo parte come SMS. Come si costruisce un flusso da zero lo spieghiamo in come si crea un flusso di promemoria.

E i clienti che non hanno WhatsApp?

Con il numero collegato, a chi non ha WhatsApp il promemoria non arriva, e non passa all'SMS da solo. È il punto da sistemare subito dopo il collegamento.

La soluzione è nella scheda del cliente: spegni il consenso WhatsApp prima di salvare l'appuntamento, e i suoi promemoria partono come SMS. Tutti i casi, con i testi pronti, sono in cosa arriva davvero al cliente senza WhatsApp.

Un esempio: lo studio di nutrizione

Prendiamo una nutrizionista che usa il WhatsApp dello studio anche tra un controllo e l'altro: il diario alimentare, le analisi da portare, qualche domanda la sera. Dopo il collegamento quelle chat restano sul suo telefono, nello stesso posto.

Il promemoria del controllo parte dal numero che i clienti hanno già in rubrica, con il nome dello studio. Se qualcuno risponde, la risposta la trova lì, accanto alle conversazioni di sempre. Cambia solo un'abitudine: se ad agosto lo studio chiude due settimane, il telefono va acceso e WhatsApp Business aperto almeno una volta. Altri esempi per questo mestiere sono nella pagina dei nutrizionisti.

Perché vale la pena collegarlo

Un promemoria che arriva dal numero che il cliente conosce si legge diversamente da un SMS a cui non si può rispondere: è lo studio che ricorda il giorno, con la sua voce. Il giorno lo hai fissato tu; il messaggio lo conferma dal tuo numero, e se il cliente vuole risponderti, sa già dove scriverti. Perché questo conta per la serietà dello studio lo raccontiamo in perché rincorrere i clienti toglie autorità allo studio.